Commerce extérieur complexe

Le cloud, en tant que possibilité de stockage virtuel des données, gagne de plus en plus en importance. Les clients SAP existants qui souhaitent s'aventurer dans le cloud peuvent aujourd'hui le faire avec différentes offres.

Il existe des scénarios de cloud public, par exemple dans le domaine du CRM, ou des scénarios de cloud privé virtuel plus délimités, qui peuvent être réalisés dans le SAP Hana Enterprise Cloud (SAP HEC).

Comme pour chaque nouvelle option technologique et opérationnelle, les entreprises utilisatrices se posent la question suivante : "Qu'est-ce qui est spécifiquement utile pour nous ?"

Diversité critique

Dans le commerce extérieur, les défis auxquels sont confrontés les clients de SAP sont souvent plus complexes que lorsqu'ils utilisent des modules logiciels ERP classiques dans les domaines de processus clés.

Le système SAP GTS, en tant que solution standard de SAP pour le commerce extérieur, doit être exploité en plus des systèmes ERP préalables.

Lors de la conception des processus inter-systèmes, l'informatique est en outre confrontée au défi de comprendre le vaste vocabulaire spécialisé des différents interlocuteurs des secteurs du contrôle des exportations, du service des douanes, de la distribution et de l'expédition, de réunir leurs exigences et de les transposer dans des processus comptables spécifiques aux pays et conformes à la législation.

Les sous-services GTS Compliance-Management (contrôle des exportations), Customs-Management (dédouanement), Risk-Management (détermination des droits de douane préférentiels) et Electronic Compliance Reporting (ECR - statistiques commerciales) doivent être considérés comme des domaines spécialisés distincts, qui s'imbriquent certes les uns dans les autres, mais qui suivent tout à fait leurs propres règles.

En même temps, le monde du commerce extérieur offre des sections clairement divisibles du point de vue technique et du point de vue du système, dont le résultat - comme une déclaration en douane approuvée, une licence d'exportation correctement attribuée et imputée ou le statut préférentiel d'un produit final déterminé de manière compréhensible - est "normalisé" par les autorités des pays respectifs impliqués.

Il est donc légitime de se demander si le temps et l'énergie nécessaires pour maîtriser les formalités, y compris leur représentation informatique, doivent réellement être fournis par les propres collaborateurs.

À cela s'ajoute la complexité croissante et donc la maîtrise des formalités lorsque la solution GTS doit être utilisée comme plateforme centrale de commerce extérieur et déployée dans toute l'entreprise. Seuls les initiés savent par exemple comment indiquer correctement un composant EAR-600-Series dans le dépôt ACE ou ce que représentent les codages de documents 5EVU et 2ADP en Autriche et quand ils doivent être indiqués.

De même, le fait que l'entreprise soit juridiquement responsable devant les autorités ne constitue plus aujourd'hui un argument contre l'externalisation des processus de commerce extérieur.

Enfin, les opérations logistiques complexes sous autorisation d'entrepôt douanier sont souvent entièrement sous-traitées à des entreprises de transport.

Un système informatique permet de le faire tout aussi bien et avec la plus grande transparence possible.

Catalogue d'exigences pour l'ensemble du problème du client

Quel est le catalogue d'exigences du commerce extérieur qui englobe l'ensemble des problèmes du client ? C'est la question directrice pour déterminer une véritable solution cloud entièrement fonctionnelle dans le commerce extérieur.

Il convient de clarifier qui assume la responsabilité de quelles tâches nécessaires à la mise à disposition d'un approvisionnement en processus basé sur un logiciel et adapté aux besoins.

Un fournisseur de SAP GTS en nuage devrait donc être en mesure de fournir tous les domaines de tâches, de l'octroi de licences au support d'applications, selon le principe modulaire d'une seule source.

Il ne s'agit pas d'aspects partiels, pas seulement d'hébergement, ni même de services qualifiés seuls. Il s'agit de mettre à disposition un "Business Process as a Service" complet pour le commerce extérieur.

Une prise en charge globale et évolutive

Le premier point dans le catalogue des exigences envers un partenaire de solutions est l'hébergement et le hosting du serveur système.

Le prestataire de services se charge de l'exploitation et de la sécurisation (certifiée COBIT, ISO) des serveurs dans son centre de données. Cela ne signifie pas seulement le système GTS et un tunnel VPN sécurisé vers le système précédent.

Cette prestation comprend également l'installation de NetWeaver, la mise à disposition de la solution de conversion pour la communication avec la douane ainsi que les serveurs de documents et de contenus pour une présentation des contenus conforme à l'impression et l'utilisation et la connexion de solutions d'archivage.

Deux scénarios de licence sont possibles : Le BYOL classique (Bring Your Own License) ou des offres comme le Partner-Managed-Cloud (PMC).

Dans le cadre de ces contrats de licence, les clients peuvent profiter directement des conditions avantageuses de SAP.

Maintenance de base

La deuxième exigence concerne ce que l'on appelle la maintenance de base. On entend par là la surveillance de la disponibilité et du fonctionnement du système au jour le jour.

Il vérifie par exemple si les tables de la base de données menacent de déborder, si SAP Notes ou des mises à jour sont prévues, si les interfaces et l'échange de messages fonctionnent et si des téléchargements de données XML ont lieu.

En bref, le fonctionnement fiable et l'utilisation techniquement irréprochable des services implémentés sont garantis.

La troisième composante est la compétence d'implémentation, c'est-à-dire le conseil classique en matière de SAP GTS. Des analyses basées sur l'expérience et les meilleures pratiques permettent d'obtenir des gains rapides, c'est-à-dire des améliorations de processus faciles à réaliser, lors du transfert du système de SMT vers le cloud.

Au fur et à mesure de l'évolution de la collaboration, il est également possible d'exploiter complètement des sous-services GTS non utilisés jusqu'à présent et de les intégrer dans l'environnement de processus existant.

Grâce à une équipe de consultants et de technologues GTS expérimentés, il est garanti qu'un système externalisé dans le cloud n'y reste pas statique, mais qu'un retour constant soit garanti pour les améliorations et les adaptations.

Cela peut inclure des formations pour la communauté d'utilisateurs de l'entreprise.

Mieux préparé à S/4

Le support de gestion des applications complète le package cloud.

Que l'utilisateur ait été bloqué, qu'un document d'accompagnement à l'exportation ne puisse pas être imprimé, que l'attribution de la licence ne se fasse pas comme souhaité ou qu'un boycott semble inexplicable - avec une organisation de support efficace, joignable par téléphone et rapide à ses côtés, les obstacles techniques et professionnels, qui surgissent assez souvent dès la formulation du problème, sont plus facilement surmontés.

Ces quatre composants permettent de maîtriser de manière fiable les défis liés à la planification, à l'exploitation et à l'extension fonctionnelle de SAP GTS. En outre, les entreprises qui utilisent SAP GTS sont bien préparées en vue d'un passage ultérieur à S/4 Hana.

Avec une solution cloud, il est plus facile de concevoir et de réfléchir à des stratégies de système réelles (déploiements, focalisation sur les pays et les services, constitution de données de base), car les incidents inattendus, la maintenance régulière, les mises à jour de données et les modifications légales à venir se trouvent également sur le radar du prestataire de services et sont traités en arrière-plan de manière quasiment peu invasive.

Bien que les quatre services constituent le paquet global, la conception est évolutive individuellement, de sorte qu'il est possible de s'adapter progressivement à la solution en élargissant la collaboration.

La question centrale lors de la prise de décision reste généralement de savoir si une solution de services gérés offre une valeur ajoutée mesurable.

C'est, outre le fait de savoir que les propres collaborateurs informatiques sont à nouveau libres de régler des questions réellement spécifiques à l'entreprise, la question des coûts qui fait pencher la balance.

Pour déterminer la plus-value quantitative, il est nécessaire de chiffrer des facteurs de coûts qui n'étaient pas perçus jusqu'à présent. Il s'agit régulièrement d'un examen très individuel de l'entreprise, qui prend en compte de manière ciblée les prestations à externaliser et évalue leur efficacité ainsi que les économies potentielles.

L'expérience montre que le potentiel d'économie quantitatif d'un modèle de cloud computing dans le domaine du SMT est très probablement d'environ 35% par rapport à une exploitation sur site.

Avec un potentiel d'économies aussi substantiel, le cloud pour le commerce extérieur est également recommandé dans les scénarios de carve-out, lorsque des parties de l'entreprise sont détachées d'un groupe pour devenir autonomes.

Dans la pratique, il arrive que les processus de commerce extérieur soient négligés ou même ignorés lors de la refonte du système. Il est possible d'éviter ces erreurs dans les grands projets en faisant appel à des consultants expérimentés et à des gestionnaires de systèmes de SMT.

Solution complète certifiée

Lors de la sélection du prestataire de services, les aspects qualitatifs tels que l'expérience de mise en œuvre, la taille de l'équipe, l'interdisciplinarité, la clarté des responsabilités et l'absence d'autres sous-traitants (near/off-shoring) jouent un rôle central.

cbs possède l'expérience de plus de dix ans de gestion du commerce extérieur avec SAP GTS, avec plus de 50 implémentations réussies.

Le cbs GTS Cloud est actuellement la seule solution complète certifiée par SAP en tant que Partner-Managed-Cloud (PMC) pour le contrôle global des exportations et une gestion efficace des douanes. En tant que filiale de Materna, les conseillers de cbs savent ce qui est important dans la conception de processus transfrontaliers.

L'hébergement dans le centre informatique allemand de Materna, certifié TÜV et ISO27001, permet en outre de répondre aux normes les plus élevées en matière de protection des données et de sécurité. C'est à partir de cette expérience que le cloud cbs GTS a été développé, car les processus de commerce extérieur offrent justement une entrée en matière idéale pour aborder le thème du cloud pas à pas.