Comment économiser du temps et de l'argent lors du traitement des factures entrantes

Le contrôle standardisé des factures d'un système ERP SAP commence par la saisie des données de facturation dans la transaction SAP ainsi que par l'affectation manuelle de la facture à un fournisseur et à la commande correspondante. L'ensemble du processus en amont, de la saisie à la vérification et à la validation des factures par le donneur d'ordre ou le supérieur hiérarchique, passe par le système SAP dans la version standard et il n'est pas rare qu'il soit traité manuellement. Si l'on souhaite représenter l'ensemble du processus sous forme numérique, on peut recourir à un logiciel supplémentaire. Il existe à cet effet de nombreux fournisseurs et solutions sur le marché.

Workflow de facturation numérique avec SAP

Le workflow de facturation numérique avec SAP commence exactement là où le processus analogique commence également : avec la facture. Que la facture arrive dans l'entreprise sous forme de papier, de PDF en pièce jointe d'un e-mail ou de format électronique comme ZUGFeRD, elle est saisie, lue par IA ou OCR et classée. Dans le cadre de la classification, le système reconnaît s'il s'agit d'une facture de frais ou de marchandises et compare les données de la facture aux données de base du SAP. Il peut s'agir de données relatives aux fournisseurs, aux commandes et/ou aux livraisons. En outre, un contrôle de la TVA déductible (§14) est effectué. Cela signifie que la classification vérifie si la facture contient toutes les données requises par l'article 14 de la loi sur la TVA. Les factures erronées peuvent être rejetées avant même d'arriver dans le système SAP. Certaines solutions offrent la possibilité d'intégrer des modèles d'e-mail préconfigurés, de sorte que le rejet d'une facture ne nécessite pas plus de deux clics de souris.

Après la classification, les données sont transmises à un livre de factures entrantes central. Idéalement, on utilise ici le SAP Business Workflow pour une intégration native dans SAP. Cela permet d'afficher et de traiter les factures dans l'environnement habituel de l'utilisateur en utilisant les fonctions connues de SAP. Le livre des factures entrantes permet d'avoir une vue d'ensemble transparente de toutes les factures, de leur statut de traitement, du délai d'escompte et de bien d'autres choses encore. Dans de nombreux cas, il est possible de personnaliser sa mise en page afin d'afficher exactement les informations qui sont importantes pour le travail quotidien.

Un soutien optimal

Une fois que les factures sont arrivées dans le livre des factures entrantes, elles sont transmises aux agents ou groupes d'agents concernés pour vérification et validation. En règle générale, il est possible de configurer différents niveaux de contrôle et de validation en fonction des besoins. Il est possible d'implémenter le principe des deux ou quatre yeux et différentes limites de valeurs. Le processus numérique peut ainsi être reproduit à l'identique du parcours manuel d'une facture. Une fois la dernière validation accordée, un enregistrement comptable peut être créé pour la facture. Toutes les étapes du contrôle des factures entrantes sont consignées dans un protocole de flux de travail, de sorte que le traitement de chaque facture peut être suivi avec précision à tout moment, même par des personnes externes, comme des auditeurs par exemple. 

Voici à quoi pourrait ressembler un workflow de facturation numérique au sein de SAP. Bien entendu, il existe dans les entreprises des collaborateurs qui n'ont pas accès au système ERP, mais qui doivent néanmoins participer au processus de contrôle et de validation des factures. Ceux-ci peuvent être impliqués au moyen d'un client web et/ou mobile. L'étendue des fonctions de contrôle et de validation pour les collaborateurs n'ayant pas accès à SAP est identique, de sorte que le contrôle numérique des factures est soutenu de manière optimale. 

Pas seulement pour le porte-monnaie

Grâce à la représentation numérique de l'ensemble du processus de traitement des factures entrantes, les temps de traitement et d'attente sont réduits, ce qui entraîne une diminution des coûts des opérations. L'aperçu central de toutes les factures crée de la transparence et favorise la pertinence des informations. L'accélération de l'ensemble du processus permet de mieux respecter les délais d'escompte, d'éviter les frais de rappel et de libérer du temps pour les collaborateurs. Ce dernier point peut entraîner une augmentation de la motivation des collaborateurs, car ils doivent moins s'occuper des tâches de routine. En outre, les coûts de papier et d'impression sont évités, ce qui est non seulement bénéfique pour le porte-monnaie, mais aussi pour l'environnement.