Clôture financière automatisée - Tout en sécurité

Les exigences en matière de clôture financière des entreprises augmentent continuellement en raison de la mondialisation et de la numérisation. Les processus doivent devenir plus rapides et plus efficaces, être automatisés de bout en bout et s'intégrer de manière transparente dans les environnements SAP existants.

De plus, les responsables financiers ont besoin de données financières toujours actuelles, fiables, cohérentes et cohérentes pour prendre des décisions commerciales de grande envergure. Tout cela peut être réalisé avec une solution Smart Close dans le cadre du processus de comptabilité continue.

Les départements financiers des entreprises - quelle que soit leur taille - sont confrontés à de nouveaux défis en raison de processus de plus en plus numérisés et internationalisés : Les responsables financiers au niveau C doivent pouvoir accéder à tout moment à une base de données cohérente et sans rupture de média afin de prendre des décisions responsables et viables.

Dans ce contexte, les données doivent être représentées dans un système qui permet une intégration transparente dans un environnement ERP global - de SAP R/3 Enterprise à S/4 Simple Finance.

En outre, il est important que les processus financiers soient largement automatisés. Cela permet non seulement d'économiser du temps, des efforts et des coûts, mais aussi d'éviter les erreurs.

Dans la plupart des entreprises, les états financiers sont encore établis à l'aide de procédures manuelles. Celles-ci sont généralement bien établies depuis de nombreuses années et ne sont pas remises en question ni rompues en raison de structures rigides et d'un manque de soutien informatique.

Les processus financiers lourds et non continus basés sur des feuilles de calcul sont encore une réalité dans de nombreuses entreprises. Il s'agit pourtant de processus classiques de record-to-report qui assurent la clôture financière en fin de période.

Dans ce cadre, les informations des comptes bancaires, des grands livres et des livres auxiliaires ainsi que d'autres données sont extraites des systèmes SAP, préparées, analysées et évaluées. Les résultats servent ensuite de base à l'élaboration de rapports.

Comptabilité continue

Cette procédure présente un inconvénient majeur : Elle est très longue, en général plusieurs jours, et entraîne une charge de travail importante et ponctuelle pour les collaborateurs impliqués dans la clôture financière en fin de mois.

D'un autre côté, la complexité et la vitesse avec lesquelles les entreprises opèrent aujourd'hui sur le marché augmentent de manière drastique. Une flexibilité et une agilité accrues sont requises à tous les niveaux.

Les départements financiers sont également tenus de suivre le mouvement : Il ne suffit plus de fournir des prévisions financières, des planifications et des rapports à des moments fixes et prédéfinis. Le management a plutôt besoin d'informations solides en temps réel pour pouvoir prendre des décisions commerciales fondées sur cette base.

Pour cela, les informations relatives à la clôture financière doivent être disponibles au jour le jour. La comptabilité continue offre de toutes nouvelles possibilités à cet égard : cette méthodologie représente un changement de paradigme, une transformation fondamentale des tâches dans le domaine de la finance et de la comptabilité - l'abandon des processus à dominante périodique au profit d'une clôture financière (Financial Close) se déroulant en continu.

L'avantage décisif est que la charge de travail habituellement élevée en fin de mois, de trimestre, de semestre ou d'année est répartie uniformément sur toute la période, ce qui soulage les collaborateurs et a un effet positif sur leur productivité.

Les rapprochements, les analyses et les contrôles continus sont typiques du processus de Continuous Accounting. Les informations et données financières pertinentes ne sont donc pas collectées, contrôlées, analysées et évaluées ponctuellement en fin de période, mais dans le cadre d'un processus continu en temps réel.

Exploiter les données financières avec EPM et la BI

Un défi de taille : les données ne peuvent être utilisées de manière optimale que si elles peuvent être détachées de l'environnement SAP et transférées dans le Corporate Performance Management, l'Enterprise Performance Management (EPM) ou la Business Intelligence Solution (BI) de l'entreprise. Ce n'est qu'ainsi que la complexité de la clôture financière peut être entièrement représentée et gérée dans les moindres détails.

Cependant, certaines entreprises ne tiennent pas compte de ce principe et continuent à utiliser des programmes de feuilles de calcul. Les entreprises ne tiennent pas compte du fait qu'un processus de clôture automatisé permet de gagner un temps considérable et de fournir une qualité de données fiable.

Autre avantage : grâce à l'automatisation systématique des processus financiers tels que le rapprochement des comptes, la déclaration, la confirmation et l'analyse des écarts ainsi que la comparaison des transactions, le rythme des actions nécessaires dans le domaine financier est déjà défini - sans qu'un collaborateur doive intervenir manuellement, ce qui permet d'économiser des ressources et donc des coûts.

Les managers de niveau C et les collaborateurs opérationnels peuvent ainsi contrôler et valider tous les processus en continu et en temps réel. Cela permet de planifier les capacités avec précision et de prendre des décisions commerciales fondées sur des données financières actualisées au jour le jour.

Smart Close directement dans SAP

Comment l'idée de la comptabilité continue peut-elle être mise en pratique ? Pour cela, il faut un soutien logiciel qui va bien au-delà des fonctionnalités traditionnelles du système ERP.

BlackLine fournit ici une solution pratique avec Smart Close : intégré de manière transparente dans la plateforme SAP existante, cet outil offre un accès direct à l'ensemble de la base de données SAP, y compris aux données historiques.

Il n'est pas nécessaire de télécharger des données, de les dupliquer dans un autre système ou de gérer des interfaces. Toutes les tâches relatives à la clôture des comptes, telles que les modules de contrôle et de coûts de SAP, la grille des immobilisations, le tableau des comptes, les évaluations des risques ainsi que les livres auxiliaires, peuvent être effectuées en quelques clics seulement.

De plus, le logiciel permet d'assurer une intégrité et une sécurité maximales des données - une des conditions essentielles pour le processus de comptabilité continue.

La solution complète idéalement les fonctions mises à disposition dans SAP ECC 6.0 Finance et S/4 Simple Finance. Les utilisateurs peuvent ainsi combler une lacune dans le processus traditionnel de clôture financière entre les fonctions ERP classiques, le module S/4 Finance et les solutions CPM/EPM. Tout effort manuel et l'utilisation de feuilles de calcul confuses appartiennent ainsi au passé.

Clôture financière automatisée

Comme l'exige la comptabilité continue, la solution Smart Close permet une automatisation contrôlée et complète de la clôture financière, ce qui permet de standardiser et d'optimiser l'ensemble du flux de travail.

Ainsi, le logiciel vérifie automatiquement l'exactitude de toutes les transactions de clôture et déclenche une notification en cas d'incohérence. De plus, une correction est effectuée et l'étape suivante du processus de clôture financière est automatiquement lancée.

Une vue d'ensemble transparente du processus permet de visualiser la progression à l'aide de symboles rouges, jaunes ou verts. Le logiciel BlackLine tient toutes les informations à jour et permet d'accéder en permanence aux données actuelles en direct grâce à une intégration parfaite dans l'environnement SAP.

Pour les écritures de dernière minute, les comptes avec les modifications sont clairement mis en évidence pour faciliter l'examen. En outre, la solution fournit des aperçus personnalisables des processus de clôture financière, qu'il s'agisse d'une vue d'ensemble ou d'une ventilation détaillée de certains aspects.

Et ce qui est particulièrement important pour les chaînes de processus globales : toutes les opérations - de la clôture financière à l'établissement de rapports - peuvent être reliées de manière transparente à tous les autres aspects du cycle comptable au sein du système SAP.

Grâce à une interaction parfaite avec d'autres systèmes de contrôle financier, les gestionnaires financiers bénéficient d'une gestion de bout en bout du processus de clôture et d'un reporting clair et inter-systèmes.

Conclusion

Continuous Accounting est le mot d'ordre lorsqu'il s'agit d'une clôture financière automatisée - indépendamment des pics périodiques à la fin du mois, du trimestre, du semestre ou de l'année.

Les collaborateurs bénéficient ainsi d'une charge de travail régulière tout au long de la période de paie, et les directeurs financiers de données toujours actualisées en temps réel pour leurs processus de décision.

Des outils logiciels comme Smart Close aident à mettre en œuvre la comptabilité continue de manière pratique et à l'utiliser efficacement dans un environnement SAP existant.