Ce qui ne doit pas manquer dans les transformations S/4

Lors de la planification de grands projets informatiques, comme la transformation S/4, l'accent est mis sur le plan de projet, l'architecture du système, les processus, la solution logicielle et les coûts. Le paquet de travail "gestion du changement" en tant que soft skill est malheureusement souvent négligé.

La planification des ressources humaines en fait également partie, mais il est intéressant de constater qu'elle ne joue qu'un rôle secondaire, alors que l'expérience montre que le facteur humain est la partie la plus importante d'un projet. Les ressources humaines externes ou les consultants sont souvent attribués automatiquement par le fournisseur en fonction de la disponibilité, de la spécialisation et des exigences. La vérification des compétences professionnelles et sociales par une audition lors de la phase d'offre est rarement effectuée.

Lors de la préparation interne d'un projet S/4 pour le management décisif, ce sont surtout les objectifs techniques du projet qui sont définis. Malheureusement, il n'y a pas de description détaillée des véritables avantages et bénéfices en tant que motivation pour les utilisateurs et les collaborateurs du projet. De ce fait, la motivation positive se perd également. 

Il est également prouvé que des caractéristiques telles que la motivation, une bonne formation et des formations faisant partie de la gestion du changement ont un impact direct sur les économies de coûts, ce qui est rarement pris en compte ou sous-estimé. L'expérience personnelle a montré que ces soft skills ne sont prises en compte qu'à moitié. Le transfert souvent rapide des connaissances des fonctions les plus importantes par les collaborateurs dans les affaires courantes entraîne une perte massive de connaissances et une frustration. 

Les collaborateurs motivés sont plus concentrés, plus efficaces et donc plus rapides. Les utilisateurs bien formés utilisent les nouvelles fonctions de manière pratique, font moins d'erreurs et prennent moins de temps. En d'autres termes, les facteurs cités, appliqués à tous les utilisateurs SAP de l'entreprise, entraînent souvent une réduction considérable des coûts ou, au contraire, des coûts supplémentaires, rien qu'en raison du gain de temps. Si l'organisation est bonne, il ne s'agit pas seulement d'effets ponctuels, mais plutôt d'économies permanentes. Ma devise personnelle à ce sujet : ".C'est dommage de posséder une Ferrari (SAP) et de ne pas pouvoir la conduire.." 

Tous ces facteurs sont une raison suffisante pour que la direction compétente soutienne le responsable de la formation SAP avec toutes les mesures nécessaires. C'est justement lors de la transformation de R/3 en S/4 qu'il existe de nombreuses nouvelles technologies (par exemple l'automatisation ou l'IA) et fonctions qui, grâce à une utilisation formée, peuvent conduire aux économies citées.

Pour que les formations soient efficaces, il faut en tout cas disposer de l'infrastructure nécessaire et d'une organisation professionnelle. Une mise en œuvre interne présente de nombreux avantages, mais il existe également des organisations externes appropriées. SAP propose également des documents et des services de formation complets ainsi que des technologies. 

Une infrastructure moderne doit couvrir non seulement la formation personnelle, mais aussi les technologies numériques. Ces deux variantes sont nécessaires pour obtenir l'adhésion de tous les groupes d'utilisateurs. Plus le groupe cible est bien défini, plus les mesures de formation seront efficaces et réussies. Pour ce faire, il convient au moins d'utiliser les caractéristiques d'âge, de département et d'application. L'expérience montre que les utilisateurs plus âgés préfèrent les formations en face à face, tandis que les plus jeunes souhaitent principalement des outils mobiles et numériques. Dans tous les cas, des documents actualisés doivent être mis à disposition en ligne pour aider tous les utilisateurs, même pour les activités quotidiennes.

Je considère qu'un concept de formation réussi ne fait pas seulement partie de la gestion du changement d'une transformation S/4 pendant la phase de projet, mais qu'il s'agit également d'une tâche opérationnelle continue pour l'assurance qualité liée à la personne et pour la réalisation des économies prévues.