Buenas prácticas

Deux ans auparavant, le groupe chimique Kemira avait déjà établi un nouveau modèle commercial en Europe avec l'aide du conseiller en entreprise cbs Corporate Business Solutions de Heidelberg.

Avec ce vaste projet de transformation, Kemira voulait réaliser un modèle d'exploitation centralisé pour tous les pays et toutes les unités. Pour ce faire, la structure organisationnelle a été fondamentalement modifiée, les processus commerciaux ont été uniformisés, l'environnement système SAP existant du groupe Kemira a été consolidé et adapté aux concepts du nouveau modèle d'exploitation.

OneKem, la solution standardisée de templates SAP à l'échelle mondiale, avait été transformée pour s'adapter à la nouvelle structure organisationnelle. En l'espace d'un an, onze pays et dix-sept sociétés ont été intégrés dans le nouvel univers SAP et la structure du nouveau modèle d'entreprise.

La poursuite du déploiement de la solution de templates en Amérique latine était déjà décidée et sa mise en œuvre confiée à cbs, lorsque Kemira a de nouveau annoncé un changement de stratégie. Afin de simplifier la structure de l'entreprise, d'augmenter la rentabilité et de stimuler la croissance - en particulier sur les marchés asiatique et sud-américain - le programme de restructuration Fit for Growth a été lancé.

Avec le projet de suivi, Kemira renforce ses unités commerciales régionales actives dans le monde entier. Celles-ci devraient obtenir sur place une plus grande autonomie dans leurs activités commerciales, afin de pouvoir interagir mieux et plus rapidement avec leurs clients sur les marchés locaux.

Mais les nouveaux rôles et responsabilités ne devaient pas seulement être communiqués au niveau de l'entreprise et du management, mais aussi être mis en œuvre de manière opérationnelle et représentés en conséquence, notamment dans le logiciel SAP. La modification des structures organisationnelles a entraîné des changements dans les attributions structurelles et dans le reporting.

Marchés de croissance

La stratégie de croissance de Kemira se concentre sur l'Asie et l'Amérique du Sud, deux marchés de croissance importants dans le segment de l'industrie de la pâte et du papier. Afin de régionaliser la responsabilité commerciale, Kemira a transféré la gestion du segment papier à Hong Kong. La Chine et l'Indonésie sont en effet considérées comme les pays clés de l'industrie du papier.

De l'autre côté de la planète se trouvent le Brésil et l'Uruguay, les principaux marchés de Kemira pour la chimie de blanchiment dans l'industrie de la pâte à papier. Sur ses sites d'Amérique latine, Kemira mise sur l'optimisation des processus par l'introduction de processus standardisés, allégés et éprouvés en matière de bonnes pratiques.

Le modèle de processus SAP OneKem devait permettre de professionnaliser l'exploitation des processus et des systèmes, d'augmenter la productivité et d'améliorer le niveau de qualité. Pour le réaliser, cbs a planifié avec Kemira deux projets interdépendants : Le projet cadre était le déploiement SAP du modèle OneKem en Amérique latine, qui devait apporter les processus et structures globalement uniformes du groupe dans la région en l'espace de douze mois.

Pendant ce temps, il fallait parallèlement organiser le changement organisationnel. Le reporting, les structures de bilan et le contrôle des ventes, qui étaient axés sur la gestion centrale de segments globaux, devaient être supprimés et orientés vers une perspective de gestion régionale intersectorielle. Le modèle OneKem a dû être adapté à la nouvelle structure de gestion et de résultats régionalisée.

Quatre mois ont été nécessaires pour la conversion technique du système SAP et le passage d'un reporting mondial des différents secteurs d'activité à un reporting régionalisé permettant d'évaluer les unités (centres de profit) ayant un impact sur les résultats au niveau local, par exemple par pays.

Une transformation qui a été réalisée sur une plateforme SAP globale productive pendant les opérations commerciales. La mise en œuvre parallèle des deux projets, tant sur le plan organisationnel que temporel, a constitué un défi de taille. Les centres de profit mondiaux ont été transformés alors que le déploiement de la plateforme SAP était en cours.

Le déploiement de SAP sur les sites latino-américains de Kemira au Brésil, en Argentine, au Chili, en Colombie et en Uruguay n'a pas été plus simple. En effet, le nouveau modèle commercial décentralisé devait être implémenté par cbs dans 35 usines réparties dans cinq pays - avec une mise en service simultanée.

Pour ce faire, les conseillers de cbs ont dû reproduire les exigences légales de tous les États dans le modèle OneKem-Turnkey valable à l'échelle mondiale. La reprise et la préparation des données ont été effectuées à partir de cinq systèmes patrimoniaux différents. Enfin, la grande équipe de projet, la collaboration sur différents sites et fuseaux horaires et le franchissement des barrières linguistiques ont posé des exigences élevées à tous les participants.

L'accent a été mis sur le remplacement du système ERP local et l'intégration dans l'environnement système SAP central. C'est là que sont apparus les points forts du modèle SAP OneKem, qui assure à la fois des processus globaux et prend en compte les exigences légales complexes spécifiques à chaque pays.

Il s'agit par exemple de la Nota Fiscal Eletrônica au Brésil, du Magnetic Media DIAN en Colombie et du Withholding Tax Certificate en Argentine.

Transformation peu invasive

Pour le passage de la responsabilité des rapports des segments globaux aux unités régionales, Kemira a fait appel à cbs, un partenaire doublement expérimenté. En effet, les experts spécialisés de l'entreprise de conseil de Heidelberg n'ont pas seulement réalisé l'implémentation technique dans le système SAP, mais ont également élaboré en amont une approche de projet adaptée à ce groupe chimique engagé à l'échelle mondiale. En effet, 43 sociétés au total devaient être converties dans le monde entier.

Grâce à un conseil spécialisé et compétent en matière de processus, les processus du Financial Reporting ont pu être optimisés dans un premier temps. Ensuite, le reporting dans le système SAP a été adapté aux nouvelles structures avec toutes les dépendances de processus opérationnelles. Pour ce faire, il a fallu, entre autres, adapter en profondeur les tableaux de bord pour le management.

Défi particulier à cet égard : le bilan d'ouverture devait être disponible à la date de référence de la conversion sur la base de la nouvelle structure, tout en conservant la structure précédente pour les années antérieures (double structure de rapport de gestion).

Pour répondre à cette exigence, cbs a utilisé son outil de transformation éprouvé cbs ET Enterprise Transformer pour convertir les structures de centres de profit au sein du report de solde. Les données de bilan peuvent ainsi être rapportées pour les années précédentes dans les anciennes structures, et pour les années actuelles et suivantes dans les nouvelles structures.

Toujours à la date de référence, il était nécessaire de convertir toutes les données de base et de mouvement à la nouvelle structure de centre de profit. Grâce au logiciel standard cbs ET Enterprise Transformer, qui a fait ses preuves, les conseillers ont pu réaliser une approche peu invasive ; les processus existants dans la logistique et la comptabilité ont pu être poursuivis sans problème après le changement.

En l'espace d'un an seulement, cbs a réussi à mettre en œuvre avec succès les exigences élevées des projets Kemira. Grâce à une approche peu invasive, la transformation de toutes les unités commerciales du monde entier dans le nouveau modèle commercial régionalisé a pu se faire pratiquement sans perturber les activités courantes.

Grâce au déploiement SAP basé sur un modèle en Amérique latine, les consultants de cbs ont pu réagir de manière flexible au nouveau modèle commercial. Il a ainsi été possible de mettre en service 35 usines dans cinq pays d'Amérique du Sud en même temps, et ce tout droit avec la nouvelle structure régionale.

L'offre de solutions de cbs permet aux groupes comme Kemira d'être plus flexibles lors de changements stratégiques. Les changements de stratégie peuvent être mis en œuvre rapidement et presque sans interruption des processus et du système informatique, même au niveau mondial. L'environnement SAP de l'entreprise peut être restructuré rapidement et efficacement avec un temps d'arrêt réduit.

Malgré d'immenses exigences spécifiques à chaque pays, le modèle SAP global a pu être conservé et utilisé en Amérique latine également. L'introduction de processus globaux de bonnes pratiques a permis d'établir et d'optimiser des procédures standardisées.

La direction a ainsi bénéficié d'une plus grande transparence et d'une compétence de gestion accrue. Les utilisateurs du logiciel SAP profitent de la conversion automatisée du système, qui n'a nécessité que quelques tâches de transfert manuel après la mise en production.

Un support global remplace désormais l'exploitation locale du système et prend en charge de manière centralisée le suivi des applications. Avec cbs Corporate Business Solutions, Kemira a de nouveau fait confiance à son partenaire de longue date, qui a déjà mis en œuvre avec succès différents projets pour le groupe chimique.

Un article paru dans l'édition d'avril du magazine E-3 traitait de l'intégration de nouveaux sites dans un système SAP unifié. En tant qu'entrepreneur général et conseiller global en restructuration, cbs offre une expertise exceptionnelle dans l'environnement des solutions SAP globales.

L'accent est mis sur les projets d'implémentation SAP complexes et critiques pour l'entreprise - pour des programmes de restructuration globaux ainsi que pour des projets d'optimisation focalisés sur le métier et la technologie.