Brownfield et conversion

Client existant KHS est un fabricant international d'installations de remplissage et d'emballage dont le siège est à Dortmund. Cette entreprise traditionnelle est active dans le monde entier et dispose d'un taux d'exportation de plus de 90 pour cent. Le constructeur de machines exploite des usines en Allemagne, aux États-Unis, au Mexique, au Brésil, en Inde et en Chine.

KHS est en mesure de vendre et d'installer des machines dans pratiquement tous les pays du monde. Pour la conversion S/4, il était clair pour les responsables qu'il s'agissait d'une conversion de système avec une approche brownfield. En collaboration avec cbs, KHS a soigneusement préparé la conversion technique, a traité différents avant-projets et a réalisé le switch vers le nouveau monde SAP en un temps record de seulement douze mois. Le Big-Bang-Go-live s'est déroulé avec succès. 

KHS fait partie de Salzgitter AG. Il y a deux ans, le groupe a mis en place un vaste programme de feuille de route afin de consolider les onze systèmes SAP différents existants. Suite à des achats et à la reprise de certaines parties de l'entreprise, il existait par le passé une prolifération de systèmes non harmonisés. L'objectif était maintenant de consolider ce paysage ERP à quatre plus un dans le cadre de la stratégie S/4.

L'objectif est d'avoir un système SAP pour les modèles d'entreprise acier, Mannesmann, commerce et technologie ainsi qu'un système supérieur pour les fonctions centrales. Il s'agit d'harmoniser les processus de Salzgitter à travers ces cinq systèmes, y compris les systèmes FI avec des plans comptables similaires, les processus d'achat et l'obligation d'utiliser des données de base centrales dans l'ensemble du groupe. L'ensemble du programme est prévu sur plusieurs années. L'objectif est qu'en 2025, tous les systèmes soient consolidés, migrés et fonctionnent sur S/4.

Optimisation dans le S/4

L'objectif de KHS était d'effectuer rapidement la conversion et d'optimiser le système S/4 par la suite. Pourquoi KHS prévoit-il de faire la transition un peu différemment et beaucoup plus rapidement ?

Cela s'explique par le fait que l'entreprise est active dans le monde entier. "Nous nous considérons comme des "frontrunners". Et l'une des consignes était que nous souhaitions migrer les filiales du groupe KHS dans le monde entier vers notre nouveau système S/4. Cela signifie que toutes les filiales étrangères doivent désormais travailler avec notre système ERP, ce qui présente de nombreux avantages", explique Martin Resch, directeur financier et informatique chez KHS. 

En collaboration avec cbs, KHS a d'abord lancé un avant-projet. Il s'agissait de répondre aux questions suivantes : quelle est notre base, d'où venons-nous ? Et : où voulons-nous aller ? L'objectif premier était de donner immédiatement du rythme au projet, de supprimer la complexité et de maintenir la courbe de stress de l'organisation aussi plate que possible. "Nous avons donc décidé de simplement convertir notre système ECC existant à S/4 et de commencer par faire le moins de modifications possibles dans les processus ou les systèmes.", explique Mathias Offermann, vice-président IT chez KHS. 

Les autorisations constituaient un point important. Le système SAP ECC 6.0 exploité par KHS était déjà vieillissant, il était utilisé depuis 20 ans. Plusieurs concepts d'autorisation à moitié commencés étaient actifs dans le système. KHS ne voulait en aucun cas les emmener avec elle dans S/4. Environ 12.000 rôles collectifs s'étaient accumulés dans ce système, cette masse n'était plus gérable.

Il s'agissait donc d'alléger massivement l'ancien concept d'autorisation. Au final, le système a été réduit à 300 rôles métier. "Ces rôles représentent à peu près les fonctions de notre entreprise. C'est donc déjà une réduction massive qui nous aide dans nos activités quotidiennes", explique Offermann. 

Les avant-projets minimisent les dépenses

Dans le premier avant-projet, KHS est passé à une base de données Hana. Offermann en est convaincu : "Si nous avions eu une base de données SQL normale juste avant de passer à S/4, cela aurait demandé beaucoup plus d'efforts. C'est pourquoi je ne peux que recommander à tout le monde : Migrer d'abord vers la base de données Hana, puis vers S/4 dans un deuxième temps, afin d'étaler l'effort global et d'éliminer la complexité de la migration proprement dite." 

En outre, les responsables ont mis en place très tôt le Business Partner. Le Business Partner fonctionnait déjà en arrière-plan, dans l'ECC. Parallèlement, KHS a continué à travailler avec les débiteurs et les créanciers. Le thème BP a représenté un certain effort, car KHS ne l'a pas seulement utilisé dans l'ERP, mais aussi dans SAP CRM et dans le Sales Cloud de SAP.

Il restait encore un ou deux obstacles à franchir pour cette synchronisation entre les différentes frontières du système. "Mais nous avons eu un bon interlocuteur chez SAP qui nous a soutenus ici", dit Offermann. 

Autre avant-projet : l'introduction de la nouvelle comptabilité des immobilisations (FI-AA). Elle sert à gérer les immobilisations corporelles dans le système SAP. Dans la comptabilité, elle fait office de livre auxiliaire du nouveau grand livre (New G/L).

Le point le plus important de l'avant-projet : KHS a mis en place un système de développement S/4 en collaboration avec cbs, en tant que copie du système productif, et a ensuite allégé systématiquement ce système à l'aide de cbs Enterprise Transformer.

Dans un premier temps, toutes les données de base et d'occupation ont été emportées, puis de nombreuses anciennes données ont été éliminées. "Nous avions alors un nouveau système de développement avec des données de base sélectionnées, avec notre codage, nos processus, mais déjà sur S/4"Offermann. 

C'est précisément là que KHS a commencé très tôt à rendre les postes de codage compatibles S/4 avec l'Abap Test Cockpit (ATC). Le thème de l'adoption du code ne doit pas être sous-estimé. L'ancien système KHS existe depuis 20 ans et il est "vivant". "Nous avons beaucoup de Z-coding - tout ce que vous pouvez imaginer", dit Offermann. "Il faut également vérifier tout cela et l'adapter en conséquence pour le rendre S/4-ready, si cela est encore nécessaire." Une tâche assidue pour les développeurs de KHS.

KHS s'est lancé très tôt dans les premiers tests avec l'entreprise. Les secteurs d'activité ont investi beaucoup d'efforts pour préparer les cas de test correspondants qui ont ensuite pu être mis en œuvre. Les 400 testeurs de l'entreprise ont reçu les nouvelles autorisations.

Dans le cadre des nouveaux rôles de collecte, différents utilisateurs de test ont été spécialement définis, à savoir les acheteurs de test, les vendeurs de test, les responsables de production de test, les concepteurs de test, etc. Au final, nous avons reçu un précieux feedback et une série de suggestions d'amélioration qui ont ensuite été mises en œuvre pour la prochaine phase de test.

Il y avait un expert de cbs qui ne s'occupait de presque rien d'autre que de coordonner les testeurs sur les cinq sites allemands et les trois sites étrangers. Qui devait tester quoi et quand ? Il s'agissait de s'accorder sur les interfaces et de déterminer quand elles seraient disponibles. "C'est un immense travail que nous avons fait ici, justement parce qu'il s'agissait de travailler sur autant de sites. Les différents fuseaux horaires s'ajoutaient à cela", rapporte le responsable informatique Offermann.

Avec Big Bang vers S/4

En raison du bon déroulement des premières phases de test et de conversion, l'équipe de projet a même décidé d'avancer la conversion du système d'un mois, contrairement à ce qui était initialement prévu. Lors de la mise en service réussie, huit sites de production, 34 sociétés dans quatre pays et 39 organisations de vente dans le monde entier ont été convertis à S/4 en big bang.

Plus de 4500 utilisateurs ont été concernés par la conversion à l'échelle mondiale. Le système comprenait tous les modules SAP (FI, CO, MM, WM, PP, SD, CS, etc.) et a été converti "sur place" en un week-end normal à l'aide de SAP Software Update Manager (SUM). On a utilisé l'approche SUM Downtime Standard Approach, qui a été optimisée et raccourcie à de nombreux endroits, tant au niveau de la performance du système qu'avec de nombreux automatismes dans la gestion des coupures. 

Tout s'est déroulé de manière optimale. "Lors d'une telle migration, la continuité des processus commerciaux est essentielle. Dans ce contexte, la transition a été parfaite pour nous. Tous les processus clés dans S/4 ont fonctionné sans problème dès le début - le temps d'arrêt a finalement été minime."explique Martin Resch, membre du conseil d'administration. Le lundi matin, les utilisateurs ont pu continuer à travailler sur les commandes, les livraisons, les factures ou les projets dans le nouveau système S/4-Hana, exactement là où ils s'étaient arrêtés avant le week-end de lancement.

La base de la transformation numérique

"KHS est en bonne voie vers la transformation numérique, les bases du groupe KHS sont désormais posées"Resch, directeur financier et informatique. Les sociétés nationales qui n'ont pas encore été intégrées au système S/4 de KHS peuvent maintenant le faire progressivement.

Les facteurs de réussite de ce switch rapide sont évidents : la planification minutieuse et individuelle du projet, y compris les avant-projets, la grande acceptation des collaborateurs, le soutien constant de la part du top management et les phases de test coûteuses.

De plus, on est resté nettement en dessous du budget estimé au préalable. Au final, la bonne collaboration avec les conseillers de cbs a également été déterminante pour la réussite du changement. "Dans un projet de ce type, il y a toujours de nouveaux défis complexes à relever. Nous avons toujours communiqué ouvertement et discuté d'égal à égal. cbs a été un partenaire compétent et constructif qui s'est toujours concentré sur la solution optimale pour nous."Le chef informatique Offermann dresse un bilan.