Bien planifié, c'est à moitié gagné

Dans la gestion des licences SAP, il ne faut pas seulement définir le cadre contractuel au moment de la conclusion, mais aussi tenir compte de ce qui pourrait se passer les années suivantes en cas de maintenance du logiciel.

Il convient de l'examiner de plus près, car SAP soumet les conditions générales sous-jacentes ainsi que les éléments et la définition de la liste des prix et des conditions à un processus de modification.

C'est tout à fait courant, car le progrès technique rend nécessaire de nouvelles réglementations et de nouvelles technologies et solutions sont intégrées dans la liste des prix et des conditions. Le cas échéant, des éléments de prix plus anciens peuvent également être supprimés.

Lors de la conclusion du contrat, il faut également penser aux règles qui s'appliqueront si des achats supplémentaires sont effectués ultérieurement. Il y a de bonnes raisons pour cela, comme le montre la discussion des deux dernières années autour de la licence de SAP NetWeaver Foundation for Third Party Products, qui a irrité de nombreux clients existants avec des contrats datant du début des années 2000, car il était question de sous-licence.

Heureusement, la DSAG a trouvé une procédure ou un accord avec SAP à ce sujet. Le cas échéant, les accords oraux conclus lors de la conclusion du contrat devraient donc toujours être consignés et convenus individuellement, en complément du contrat formulaire et des CGV ainsi que des listes de prix et de conditions :

Dans quelle mesure l'entreprise utilisatrice peut racheter les mêmes postes de la liste de prix aux mêmes conditions à une date ultérieure après la conclusion du contrat et si les droits acquis au moment de l'achat sont permanents ou variables dans le temps. La gestion des licences SAP comprend alors, après la signature du contrat, le processus de surveillance continue de l'inventaire des licences.

C'est-à-dire que : Outre les contrats et leurs avenants, les accords individuels supplémentaires et autres, "mesurer, compter, peser" en permanence l'utilisation du logiciel SAP fait partie des tâches essentielles.

Selon les recommandations de SAP, cela ne devrait pas se faire seulement au moment de la demande de mesure de la part de SAP, mais régulièrement en cours d'année dans le cadre d'un processus de gestion et de contrôle défini.

Les questions suivantes se posent à cet égard :

• Comment se déroule le processus de demande pour les nouveaux utilisateurs SAP au sein de l'entreprise ?
• Quels rôles et quelles définitions d'autorisation conduisent à quelles classifications d'utilisateurs ?
• Comment trouver la classification optimale des utilisateurs ?

Cette dernière s'effectue par exemple en tenant compte des rôles et des autorisations et du comportement réel des utilisateurs au fil du temps.

Il existe à cet effet dans la liste des prix et conditions (LCP), dans les instructions de mesure SAP complémentaires ainsi que dans d'autres documents une multitude de types d'utilisateurs et de classifications différents, dont les définitions sont éventuellement précisées ou modifiées au fil du temps.

Tous ces éléments doivent être pris en compte lors de la surveillance en cours d'année pour le mesurage périodique des licences SAP, qui a lieu en général une fois par an. Cela n'est pratiquement plus possible manuellement dans un environnement SAP complexe sans outils logiciels complémentaires.

Même le License-Administration-Workbench dans sa version originale ou sa révision dans la version 2.0, introduite depuis 2015, ne dispense pas l'utilisateur de son devoir de contrôle et de surveillance.

En raison d'éventuelles erreurs de paramétrage de base et de paramétrage du Customizing, il peut arriver, avec et malgré l'USMM et le LAW, que le protocole d'auto-évaluation ne corresponde pas à la réalité.

Un outil de gestion des licences fiable et pertinent doit aujourd'hui être en mesure de permettre un suivi en grande partie automatisé de l'inventaire des licences tout en gardant un œil permanent sur la situation contractuelle des licences.

Pour ce faire, la documentation des contrats et des conditions contractuelles individuelles planifiés et conclus avec clairvoyance au départ dans le système de gestion des licences est tout aussi nécessaire que l'implémentation d'un processus de contrôle sûr qui détecte et vérifie les modifications contractuelles et les intègre dans la gestion des licences.