Automatisierung ist Pflicht, intelligente Prozesse die Kür

Die manuelle Planung, Buchung und Abrechnung einer Reise kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Mitarbeiter ärgern sich hinterher häufig mit lästigem Zettelchaos herum, während Buchhalter oft unsaubere Abrechnungen bearbeiten – und sich nicht minder ärgern.

Liegen dann noch einige Wochen zwischen Reise und Dateneingabe, kann es vorkommen, dass Informationen und Belege verloren gehen.

Zudem halten sich Arbeitnehmer oft aus Zeitmangel oder wegen fehlender Kenntnis nicht an die vorgegebenen Richtlinien und begehen so Fehler bei der Abrechnung.

Diese muss dann überarbeitet werden, während die erstatteten Reisekosten häufig niedriger als erwartet ausfallen – wieder zum Frust von Finanzverantwortlichen und Mitarbeitern.

Das Herzstück: Travel & Expense

Um diese Probleme zu lösen, hat Concur die integrierte End-to-End-Lösung Travel & Expense entwickelt, die Travel Manager, Finanzabteilung und Geschäftsreisende vor, während und nach dem Businesstrip unterstützt.

Von der individuellen Online-Buchung bis zur automatisierten Reisekostenabrechnung bietet die Anwendung eine Vielzahl an Funktionen, mit denen sich Prozesse beschleunigen und die Datenqualität erhöhen lassen.

Eine entsprechende Komplettlösung vereint alle relevanten Schritte, von Reiseantrag, Genehmigung, Reiseplanung und Buchung bis hin zu Abrechnung, Reporting sowie Audit und Beleghandling, in einem System.

Hinzu kommen mobile Apps, mit denen Reisende alle wichtigen Informationen, wie zum Beispiel Reisepläne oder alle Reisekosten und Abrechnungen, auf ihrem Smartphone einsehen und bearbeiten können.

Auch Reiseinhalte verschiedener globaler Distributionssysteme(GDS) lassen sich problemlos erfassen sowie eigens verhandelte und öffentliche Anbieterraten aufzeigen.

Eine aktuelleIDC-Studie zeigt das Potenzial des Geschäftsreisemanagements auf: Nutzer der integrierten Lösungen von Concur verzeichnen 49 Prozent Zeitersparnis bei der Reisebuchung, 70 Prozent bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen und eine um 35 Prozent höhere Einhaltung interner Vorgaben.

Warum Automatisierung nicht reicht

Mit einer integrierten Lösung für das Geschäftsreisemanagement lassen sich Hauptausgaben wie Reisekosten schneller und besser verwalten.

Um zu gewährleisten, dass Mitarbeiter steuerliche und gesetzliche Vorgaben einhalten, haben Unternehmen oft Richtlinien und Prozesse formuliert.

Im Zuge der digitalen Transformation verändern sich die Erwartungen der Arbeitnehmer jedoch. Sie erwarten mehr Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit.

Zudem ist das Zusammenwirken von Anbietern und Lieferanten direkter und unmittelbarer geworden.

Verantwortliche in Unternehmen stellen sich deshalb häufig die Frage, ob der eigene Ansatz, die Ausgaben zu verwalten, noch der richtige ist.

Concur hat gemeinsam mit der International Data Corporation (IDC) fünf Stufen zur Professionalisierung des Reisekostenmanagements definiert. Sie verdeutlichen, welchen Schritt Unternehmen auf ihrer jeweiligen Stufe als Nächstes nehmen müssen, um die Effizienz weiter zu steigern.

Professionalisierung in fünf Schritten

• Erster Reifegrad: Firmen, die sich auf der ersten Entwicklungsstufe befinden, haben häufig noch keine allzu umfangreichen Anforderungen an ihr Abrechnungssystem.Meist fallen wenige Geschäftsreisen an. In diesem Fall lassen sich die Ausgaben der Mitarbeiter mit einer papier- oder einer Excel-basierten Abrechnung erfassen.Wächst ein Unternehmen, müssen die Daten in ein größeres Buchungssystem übertragen werden. Das erfordert den Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter, die dabei unterstützen, und führt häufig zu Fehlern bei der Eingabe.
• Zweiter Reifegrad: Sobald Firmen die Grenzen ihrer papier- oder Excel-basierten Abrechnung erreichen, setzen sie eine automatisierte Lösung für die Reisekostenabrechnung ein. Diese markiert den zweiten Reifegrad zur Professionalisierung.Die Anforderungen technikaffiner Nutzer erfüllt diese Stufe jedoch oft nicht. Arbeitnehmer, die mehr als 20 Reisekostenabrechnungen im Jahr erstellen, verlieren noch immer leicht den Überblick. Sie benötigen dann oftmals aufgrund der Komplexität ihrer Abrechnung immer noch manuelle Unterstützung durch die Buchhaltung.
• Dritter Reifegrad: Unternehmen, deren Anforderungen an ein Abrechnungssystem weiter fortgeschritten sind, nutzen individualisierte mobile Anwendungen aus der Cloud, die eine sofortige Ausgabentransparenz sowie einen einfachen Zugriff auf Reiseinformationen ermöglichen.Wenn Unternehmen die dritte Stufe der Professionalisierung erreicht haben, setzen sie Apps ein, die Belege mobil erfassen und sie automatisch ins System überführen.
• Vierter Reifegrad: Arbeiten Firmen überdies länderübergreifend oder haben branchenspezifische Compliance-Anforderungen, benötigen sie zudem ein Partnernetzwerk, das Services anbietet, die über die cloudbasierte Lösung hinausgehen.Für IDC haben sie damit die vierte Stufe der Professionalisierung erreicht. Besonders wenn Reisende außerhalb der firmeneigenen Systeme buchen, kann eine solche Lösung Transparenz hinsichtlich der Ausgaben und des Aufenthaltsortes der Mitarbeiter schaffen, sofern sie die außerhalb gebuchten Reisedaten in das Firmensystem aggregiert.
• Fünfter Reifegrad: Der fünfte Reifegrad markiert den höchsten Grad an Professionalisierung. Durch eine spezielle Früh­erkennung verhindern intelligente Reisekostenabrechnungssysteme ungeplante und unnötige Ausgaben – zum Beispiel ausufernde Roamingkosten –, bevor diese überhaupt getätigt werden.Mitarbeiter werden bereits vor Reiseantritt auf potenzielle Probleme und Lösungsansätze aufmerksam gemacht. Unternehmen, die vorausschauende Systeme einsetzen, profitieren von intelligenten Prozessen und erleichtern Mitarbeitern und Finanzverantwortlichen die Arbeit.

Erst die Pflicht…

Ob Sharing-Economy-Plattformen oder mobiler Zahlungsverkehr – Reisende wollen mittlerweile selbst entscheiden, wann, wo und wie sie buchen. Das erfordert Lösungen, die diese Anforderungen abbilden können.

Für international agierende Unternehmen mit strengen Compliance-Richtlinien oder Firmen mit einem hohen Anteil an Reisenden, die außerhalb der firmeninternen Systeme buchen, lohnt sich ein Wechsel zu einer integrierten Plattform.

So können Nutzer von Concurs TripLink bei den Anbietern ihrer Wahl buchen. Das System erfasst die Buchungen entweder automatisch und überführt alle Reisepläne aus den Portalen von Drittanbietern nativ in das Concur-System oder liest die Daten weitergeleiteter E-Mails ein.

Wichtig ist zudem, dass Mitarbeiter ein solches Angebot auch unterwegs nutzen können. Denn dasselbe Maß an Flexibilität und Einfachheit, das sie von privat genutzten Apps kennen, wünschen sie sich auch für Unternehmensanwendungen.

Das Concur App-Center bietet eine Auflistung von Anwendungen, die sich direkt mit den Concur-Lösungen integrieren lassen. So können Unternehmen eine bessere Compliance gewährleisten und ihre Mitarbeiter auch am Ausgabenmanagement beteiligen.

…dann die Kür

Wer die Reisekostenabrechnung mit einer mobilen Lösung kombiniert, profitiert von bedeutender Zeit- und Kostenersparnis, aber auch von höherer Mitarbeiterzufriedenheit.

Mit Concur fotografieren Arbeitnehmer Belege einfach mit dem Handy ab und reichen ihre Abrechnung anschließend auf elektronischem Weg ein. Die Reisekostenabrechnung schreibt sich dabei im Grunde unterwegs – und lästiges Zettelchaos zurück im Büro erübrigt sich.

Mobile Anwendungen unterstützen Unternehmen zudem dabei, ihrer Fürsorgepflicht gerecht zu werden. So stellt Concur Messaging eine Plattform bereit, über die Travel Manager Angestellte über mögliche Gefahren informieren oder in Notfällen kontaktieren können.

Conclusion

Trotz der Einführung umfassender Richtlinien mangelt es in vielen Unternehmen an Transparenz. Sie klagen über zu hohe Reisekosten und fehlende Compliance.

Gründe sind zum einen Unwissenheit der Anwender oder schlicht die zunehmend fehlende Bereitschaft der Mitarbeiter, auf ihre favorisierten Buchungskanäle zu verzichten.

Um entsprechende Kosten zu sparen, sollten Firmen ihren Mitarbeitern deshalb vielmehr eine integrierte End-to-End-Lösung an die Hand geben, die über eine reine Automatisierung hinausgeht und die sie von der Planung bis zur Abrechnung unterstützt – und zwar auf den Buchungskanälen, die die Mitarbeiter bevorzugen.

Je mehr die angebotenen Travel-Tools den Mitarbeiten einen Mehrwert bieten, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie auch primär genutzt werden.