L'automatisation est obligatoire, les processus intelligents sont facultatifs

La planification, la réservation et la facturation manuelles d'un voyage peuvent prendre beaucoup de temps. Les collaborateurs sont souvent agacés par le chaos des papiers, tandis que les comptables traitent souvent des décomptes peu soignés - et ne sont pas moins agacés.

Si quelques semaines s'écoulent encore entre le voyage et la saisie des données, il peut arriver que des informations et des justificatifs soient perdus.

De plus, il arrive souvent que les travailleurs ne respectent pas les directives prescrites, par manque de temps ou de connaissances, et commettent ainsi des erreurs lors de la facturation.

Celle-ci doit alors être revue, alors que les frais de déplacement remboursés sont souvent inférieurs aux prévisions, là encore à la frustration des responsables financiers et des collaborateurs.

La pièce maîtresse : Travel & Expense

Pour résoudre ces problèmes, Concur a développé une solution intégrée de bout en bout, Travel & Expense, qui aide les travel managers, les services financiers et les voyageurs d'affaires avant, pendant et après le voyage d'affaires.

De la réservation individuelle en ligne à la gestion automatisée des frais de déplacement, l'application offre une multitude de fonctions qui permettent d'accélérer les processus et d'améliorer la qualité des données.

Une solution complète correspondante réunit en un seul système toutes les étapes pertinentes, de la demande de voyage, l'autorisation, la planification du voyage et la réservation jusqu'au calcul, au reporting ainsi qu'à l'audit et au traitement des justificatifs.

À cela s'ajoutent des applications mobiles qui permettent aux voyageurs de consulter et de traiter toutes les informations importantes sur leur smartphone, comme par exemple les plans de voyage ou tous les frais de voyage et les décomptes.

Il est également possible de saisir facilement le contenu des voyages de différents systèmes de distribution mondiaux (GDS) et de montrer les taux des fournisseurs négociés et publics.

Une récente étudeIDC montre le potentiel de la gestion des voyages d'affaires : Les utilisateurs des solutions intégrées de Concur constatent un gain de temps de 49 % dans la réservation des voyages, de 70 % dans la production des notes de frais et une augmentation de 35 % de la conformité interne.

Pourquoi l'automatisation ne suffit pas

Une solution intégrée de gestion des voyages d'affaires permet de gérer plus rapidement et mieux les dépenses principales telles que les frais de déplacement.

Pour s'assurer que les employés respectent les exigences fiscales et légales, les entreprises ont souvent formulé des directives et des processus.

Toutefois, dans le cadre de la transformation numérique, les attentes des travailleurs évoluent. Ils attendent plus de flexibilité et de facilité d'utilisation.

De plus, l'interaction entre les fournisseurs et les prestataires est devenue plus directe et immédiate.

Les responsables d'entreprises se demandent donc souvent si leur propre approche de la gestion des dépenses est encore la bonne.

En collaboration avec International Data Corporation (IDC), Concur a défini cinq niveaux de professionnalisation de la gestion des frais de déplacement. Ces cinq niveaux indiquent les prochaines étapes à franchir pour améliorer l'efficacité des entreprises.

La professionnalisation en cinq étapes

• Premier niveau de maturité : Les entreprises qui se trouvent au premier stade de leur développement n'ont souvent pas encore d'exigences trop importantes en ce qui concerne leur système de décompte.La plupart du temps, les voyages d'affaires sont peu nombreux. Dans ce cas, les dépenses des collaborateurs peuvent être enregistrées avec un décompte sur papier ou sur Excel. Cela nécessite l'embauche de personnel supplémentaire pour l'aider et entraîne souvent des erreurs de saisie.
• Deuxième degré de maturité : Dès que les entreprises atteignent les limites de leur système de comptabilité sur papier ou Excel, elles utilisent une solution automatisée pour la gestion des frais de déplacement. Cette étape marque le deuxième niveau de professionnalisation, mais elle ne répond souvent pas aux besoins des utilisateurs technophiles. Les salariés qui établissent plus de 20 notes de frais par an perdent encore facilement la vue d'ensemble. Ils ont souvent besoin d'une aide manuelle de la part du service comptable en raison de la complexité de leurs notes de frais.
• Troisième niveau de maturité : les entreprises dont les besoins en matière de système de gestion des notes de frais sont plus avancés utilisent des applications mobiles personnalisées dans le cloud, qui offrent une visibilité immédiate des dépenses ainsi qu'un accès facile aux informations sur les voyages.Lorsque les entreprises ont atteint le troisième niveau de professionnalisation, elles utilisent des applications qui saisissent les justificatifs de manière mobile et les transfèrent automatiquement dans le système.
• Quatrième niveau de maturité : si les entreprises travaillent dans plusieurs pays ou si elles ont des exigences de conformité spécifiques à leur secteur, elles ont également besoin d'un réseau de partenaires qui offre des services allant au-delà de la solution basée sur le cloud. Pour IDC, elles ont ainsi atteint le quatrième niveau de professionnalisation. En particulier lorsque les voyageurs réservent en dehors des systèmes de l'entreprise, une telle solution peut apporter de la transparence sur les dépenses et le lieu de séjour des employés, à condition qu'elle agrège les données de voyage réservées en dehors dans le système de l'entreprise.
• Cinquième niveau de maturité : le cinquième niveau de maturité marque le degré de professionnalisation le plus élevé. Grâce à une détection précoce spéciale, les systèmes intelligents de gestion des frais de déplacement empêchent les dépenses imprévues et inutiles - par exemple les frais d'itinérance qui s'envolent - avant même qu'elles ne soient effectuées. Les collaborateurs sont informés des problèmes potentiels et des solutions possibles avant même de partir en voyage. Les entreprises qui utilisent des systèmes prédictifs bénéficient de processus intelligents et facilitent le travail des collaborateurs et des responsables financiers.

D'abord le devoir...

Qu'il s'agisse de plateformes d'économie de partage ou de paiement mobile, les voyageurs veulent désormais décider eux-mêmes quand, où et comment ils réservent. Cela nécessite des solutions capables de répondre à ces exigences.

Pour les entreprises internationales qui ont des directives de conformité strictes ou les entreprises avec un pourcentage élevé de voyageurs qui réservent en dehors des systèmes internes de l'entreprise, il vaut la peine de passer à une plateforme intégrée.

Les utilisateurs de Concurs TripLink peuvent ainsi réserver auprès des prestataires de leur choix. Le système enregistre les réservations soit automatiquement et transfère nativement tous les plans de voyage des portails tiers dans le système Concur, soit il lit les données des e-mails transférés.

Il est également important que les collaborateurs puissent également utiliser une telle offre en déplacement. Car le même niveau de flexibilité et de simplicité qu'ils connaissent des applications utilisées à titre privé, ils le souhaitent également pour les applications d'entreprise.

Le centre d'applications Concur propose une liste d'applications qui s'intègrent directement avec les solutions Concur. Les entreprises peuvent ainsi garantir une meilleure conformité et faire également participer leurs employés à la gestion des dépenses.

...puis le programme libre

Ceux qui combinent la gestion des frais de déplacement avec une solution mobile bénéficient d'un gain de temps et d'argent important, mais aussi d'une plus grande satisfaction des collaborateurs.

Avec Concur, les employés photographient simplement les justificatifs avec leur téléphone portable et soumettent ensuite leur décompte par voie électronique. La note de frais s'écrit en fait sur le pouce, ce qui évite le chaos des notes de frais une fois de retour au bureau.

Les applications mobiles aident également les entreprises à remplir leur devoir d'assistance. Par exemple, Concur Messaging fournit une plateforme permettant aux travel managers d'informer les employés des risques potentiels ou de les contacter en cas d'urgence.

Conclusion

Malgré l'introduction de politiques globales, de nombreuses entreprises manquent de transparence. Elles se plaignent de frais de déplacement trop élevés et d'un manque de conformité.

Les raisons sont d'une part l'ignorance des utilisateurs ou tout simplement la réticence croissante des collaborateurs à renoncer à leurs canaux de réservation favoris.

Pour économiser les coûts correspondants, les entreprises devraient donc plutôt mettre à la disposition de leurs collaborateurs une solution intégrée de bout en bout, qui va au-delà de la simple automatisation et qui les soutient de la planification à la facturation - et ce sur les canaux de réservation que les collaborateurs préfèrent.

Plus les outils de voyage proposés offrent une valeur ajoutée aux collaborateurs, plus il est probable qu'ils soient utilisés en premier lieu.