La automatización es el deber, los procesos inteligentes el estilo libre

La planificación, reserva y contabilización manual de un viaje puede llevar mucho tiempo. Los empleados suelen enfadarse después con un tedioso caos de papeles, mientras que los contables suelen procesar liquidaciones poco limpias... y no se enfadan menos.

Si aún transcurren algunas semanas entre el viaje y la introducción de datos, puede ocurrir que se pierdan información y recibos.

Además, a menudo los empleados no respetan las directrices dadas por falta de tiempo o de conocimientos y, por tanto, cometen errores en la contabilidad.

A menudo, los gastos de viaje reembolsados resultan ser inferiores a lo previsto, para frustración de los responsables financieros y del personal.

El núcleo: viajes y gastos

Para resolver estos problemas, Concur ha desarrollado la solución integrada de extremo a extremo Travel & Expense (Viajes y Gastos) que ayuda a los gestores de viajes, a las finanzas y a los viajeros de negocios antes, durante y después del viaje de negocios.

Desde la reserva individual en línea hasta el informe automatizado de gastos de viaje, la aplicación ofrece una amplia gama de funciones para agilizar los procesos y aumentar la calidad de los datos.

La solución completa correspondiente combina en un solo sistema todos los pasos pertinentes, desde la solicitud de viaje, la aprobación, la planificación del viaje y la reserva hasta la contabilidad, la elaboración de informes y la gestión de auditorías y recibos.

Además, existen aplicaciones móviles con las que los viajeros pueden ver y procesar en sus smartphones toda la información importante, como los planes de viaje o todos los gastos y extractos del mismo.

También se pueden capturar fácilmente contenidos de viajes de distintos sistemas de distribución global (GDS) y mostrar tarifas negociadas especialmente y de proveedores públicos.

Un estudio reciente deIDC muestra el potencial de la gestión de viajes corporativos: Los usuarios de las soluciones integradas de Concur informan de un 49% de ahorro de tiempo en la reserva de viajes, un 70% en la generación de informes de gastos y un 35% más de cumplimiento interno.

Por qué no basta con automatizar

Con una solución integrada de gestión de viajes de empresa, los gastos clave, como los costes de viaje, pueden gestionarse mejor y más rápidamente.

Para garantizar que los empleados cumplen los requisitos fiscales y legales, las empresas han formulado a menudo políticas y procesos.

Sin embargo, en el curso de la transformación digital, las expectativas de los trabajadores están cambiando. Esperan más flexibilidad y facilidad de uso.

Además, la interacción entre proveedores y suministradores se ha hecho más directa e inmediata.

Por ello, los responsables de las empresas se preguntan a menudo si su propio enfoque de la gestión del gasto sigue siendo el correcto.

Concur, en colaboración con International Data Corporation (IDC), ha definido cinco pasos para profesionalizar la gestión de gastos de viaje. Ilustran qué paso deben dar a continuación las empresas a su nivel respectivo para aumentar aún más la eficiencia.

La profesionalización en cinco etapas

• Primer grado de madurez: Las empresas que se encuentran en la primera fase de desarrollo no suelen tener todavía requisitos demasiado amplios para su sistema contable.Normalmente hay pocos viajes de negocios. En este caso, los gastos de los empleados pueden registrarse con un sistema de contabilidad en papel o basado en Excel.Si una empresa crece, los datos deben transferirse a un sistema de contabilidad más amplio. Esto requiere el uso de personal adicional para ayudar con esto y a menudo conduce a errores durante la entrada.
• Segundo grado de madurez: En cuanto las empresas alcanzan los límites de su contabilidad basada en papel o Excel, utilizan una solución automatizada para la declaración de gastos de viaje. Este es el segundo nivel de madurez de la profesionalización, pero a menudo no se satisfacen las necesidades de los usuarios expertos en tecnología. Los empleados que crean más de 20 informes de gastos de viaje al año pierden fácilmente la cuenta de ellos. Además, a menudo siguen necesitando ayuda manual del departamento de contabilidad debido a la complejidad de su contabilidad.
• Tercer nivel de madurez: Las empresas cuyos requisitos del sistema de facturación son más avanzados utilizan aplicaciones móviles individualizadas desde la nube que proporcionan transparencia instantánea de los gastos, así como un fácil acceso a la información sobre viajes.Cuando las empresas han alcanzado el tercer nivel de profesionalización, utilizan aplicaciones que capturan los recibos sobre la marcha y los transfieren automáticamente al sistema.
• Cuarto nivel de madurez: Si las empresas también trabajan en varios países o tienen requisitos de cumplimiento específicos del sector, también necesitan una red de socios que ofrezca servicios que vayan más allá de la solución basada en la nube.Para IDC, esto significa que han alcanzado el cuarto nivel de profesionalización. Especialmente cuando los viajeros reservan fuera de los sistemas propios de la empresa, una solución de este tipo puede crear transparencia con respecto a los gastos y el paradero de los empleados, siempre que agregue los datos de los viajes reservados fuera en el sistema de la empresa.
• Quinto nivel de madurez: El quinto nivel de madurez marca el mayor grado de profesionalización. Gracias a una detección precoz especial, los sistemas inteligentes de gastos de viaje evitan gastos imprevistos e innecesarios -por ejemplo, la escalada de los costes de itinerancia- antes incluso de que se produzcan.Los empleados son conscientes de los problemas potenciales y de las posibles soluciones antes de viajar. Las empresas que utilizan sistemas predictivos se benefician de procesos inteligentes y facilitan el trabajo a empleados y gestores financieros.

Primero el deber...

Ya se trate de plataformas de economía colaborativa o de pagos móviles, los viajeros quieren decidir por sí mismos cuándo, dónde y cómo reservan. Para ello se necesitan soluciones que respondan a estas necesidades.

Para las empresas que operan a escala internacional con estrictas directrices de cumplimiento o empresas con una elevada proporción de viajeros que reservan fuera de los sistemas internos de la empresa, merece la pena cambiar a una plataforma integrada.

Esto permite a los usuarios de Concurs TripLink reservar con los proveedores de su elección. El sistema captura automáticamente las reservas y transfiere de forma nativa todos los itinerarios de portales de terceros al sistema Concur, o bien lee los datos de los correos electrónicos reenviados.

También es importante que los empleados puedan utilizar este servicio en sus desplazamientos. Al fin y al cabo, el mismo grado de flexibilidad y sencillez que conocen de las aplicaciones de uso privado es el que quieren también para las aplicaciones corporativas.

El Concur App Centre ofrece una lista de aplicaciones que se integran directamente con las soluciones de Concur. Esto permite a las organizaciones garantizar un mejor cumplimiento y también involucrar a sus empleados en la gestión de gastos.

...luego el estilo libre

Quienes combinan los informes de gastos de viaje con una solución móvil se benefician de un importante ahorro de tiempo y costes, pero también de una mayor satisfacción de los empleados.

Con Concur, los empleados sólo tienen que hacer una foto de sus recibos con el teléfono móvil y enviar su informe de gastos electrónicamente. Básicamente, el informe de gastos se redacta sobre la marcha, sin necesidad de tedioso papeleo en la oficina.

Las aplicaciones móviles también ayudan a las empresas a cumplir su deber de diligencia. Concur Messaging ofrece una plataforma para que los gestores de viajes notifiquen a los empleados posibles peligros o se pongan en contacto con ellos en caso de emergencia.

Conclusión

A pesar de la introducción de políticas globales, muchas empresas carecen de transparencia. Se quejan de los costes excesivos de los viajes y de la falta de cumplimiento.

Las razones son, por un lado, la ignorancia de los usuarios o, simplemente, la creciente reticencia de los empleados a renunciar a sus canales de reserva favoritos.

Para ahorrar los costes correspondientes, las empresas deberían más bien ofrecer a sus empleados una solución integrada de principio a fin que vaya más allá de la mera automatización y les ayude desde la planificación hasta la facturación, y en los canales de reserva que prefieran los empleados.

Cuanto más valor añadido aporten a los empleados las herramientas de viaje ofrecidas, más probabilidades habrá de que se utilicen principalmente.