Automatiser les rapports, gagner du temps de développement

En 2016, Daniel Schmid, responsable de l'équipe Integrated Services IT du groupe Insel, une entreprise suisse du secteur de la santé, a décidé de remplacer la solution de workflow de génération de documents basée sur SAP qui était alors en place.

Le cahier des charges était clair : la création de documents, coûteuse et nécessitant un développement important, devait être remplacée par une solution flexible, facile à apprendre et néanmoins puissante.

Des centaines de milliers de documents complexes

Le besoin en la matière était grand dans l'entreprise. Avec une taille d'entreprise de plus de 10.000 employés et des soins annuels pour plus de 500.000 patients, des centaines de milliers de documents complexes sont nécessaires. Daniel Schmid explique que beaucoup de ces documents sont basés sur des processus issus de SAP et d'autres systèmes.

Par exemple, pour générer des lettres aux payeurs, des documents pour l'archivage, des évaluations de fournisseurs pour les processus de commande ICT ou des documents basés sur des informations de projet.

Intégration SAP sans faille

À la recherche d'une solution permettant à l'entreprise de mettre en place des processus allégés, de soulager le service informatique et d'aider les employés à se concentrer sur leurs compétences clés, Schmid a découvert Dox42.

Entre autres, la possibilité de générer des rapports puissants avec des données de notre SAP et des autres systèmes pertinents, sans développement et avec un minimum de formation, a été déterminante dans notre décision.

Quelque temps plus tard, le groupe Insel a créé plus de 200.000 documents complexes par an en s'appuyant sur cette solution. Depuis l'introduction de cet outil, qui s'intègre parfaitement dans le système SAP comme un module logiciel, le groupe Insel a fait beaucoup de progrès.

Auparavant, la génération d'un rapport ERP nécessitait des heures de programmation. Aujourd'hui, un modèle de rapport est créé en très peu de temps - et ce, par le service spécialisé dans Microsoft Word. Le service informatique se charge ensuite uniquement de la connexion des données avec Dox42.

Adapter soi-même les exigences de conception

Le chef d'équipe des services intégrés IT dit

"Jusqu'à présent, tout devait être pris en charge par le service de développement. Les adaptations de la mise en page ne pouvaient être faites que par eux, ce qui était souvent en conflit de priorités avec le département spécialisé".

L'utilisation de la nouvelle solution permet aux utilisateurs professionnels du groupe Insel d'adapter eux-mêmes leurs exigences de conception. Cela augmente l'efficacité, car les collaborateurs qui connaissent le mieux les exigences d'un rapport basé sur un ERP sont ceux qui travaillent eux-mêmes avec cet outil.

Prévu pour le moment : Utilisation dans la gestion des patients

Plusieurs centaines de milliers de documents créés plus tard, l'impact de la solution est clairement perceptible dans l'entreprise. Les utilisateurs ont rapidement accepté, appris et utilisé activement l'outil de génération de documents.

Actuellement, 21 types de documents différents sont générés. À l'avenir, l'utilisation de Dox42 sera encore plus étendue, par exemple pour la création de documents de gestion des patients.