Auf frischer Tat ertappt

Dennoch zeigen aktuelle Studienergebnisse der SAP-Concur-Organisation: Kleine Schummeleien in Spesenabrechnungen werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oftmals auf die leichte Schulter genommen. In Deutschland hat über die Hälfte, 53 Prozent, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nichts gegen Spesenbetrug einzuwenden und ist damit im europaweiten Vergleich besonders sorglos.

Im Durchschnitt halten die deutschen Befragten es für akzeptabel, eine wissentlich falsche Abrechnung bis zu einem Betrag von 106 Euro einzureichen. Noch erstaunlicher fallen die Angaben der Schweizer Befragten aus: Hier geben sogar 54 Prozent an, dass Schummeln bei der Spesenabrechnung vertretbar ist – für zwölf Prozent in einer Höhe von bis zu 100 CHF. Im Nachbarland Österreich finden zwar nur 39 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter falsche Angaben bei der Reisekostenabrechnung in Ordnung, dennoch stufen sie im Durchschnitt Mehrangaben bis zu einer Höhe von 92 Euro als akzeptabel ein.

Travel Management

"In vielen Unternehmen kostet es Travel Manager und Finanzteams viel Zeit und Ressourcen, Mitarbeiterausgaben zu prüfen. Gründe hierfür sind nicht nur fehlende Richtlinien, sondern auch der Mangel an entsprechenden Fort- und Weiterbildungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn Unternehmen hier ernsthaft nachjustieren, können sie Wissenslücken schließen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation. „Intelligente Lösungen für das Ausgabenmanagement wie Concur Detect by Oversight sorgen zudem dafür, dass Betrugsmuster schneller erkannt werden und Travel Manager und Finanzteams mithilfe von Datenanalysen maßgeschneiderte Richtlinienanpassungen vornehmen können. Ein essenzieller Schritt, um zukünftigem Spesenbetrug vorzubeugen und so dem Wettbewerb voraus zu sein."

Kreativität und Unwissenheit

Wenn Mitarbeiter in den Reisekostenabrechnungen falsche Angaben machen, legen sie Kreativität an den Tag und genau das macht es Unternehmen schwer, Betrugsmuster aufzudecken und schwarze Schafe zu identifizieren. Mit Blick auf die Studienergebnisse zeichnen sich fünf Spesenarten ab, bei denen besonders oft geschummelt wird: Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der DACH-Region haben schon einmal Kilometerkosten aufgerundet. Ebenfalls ein oft genutzter Weg, um die Rückerstattungssumme aufzubessern, ist das Einreichen von privaten Restaurantrechnungen oder Kosten für privat genutzte Büroausstattung. Beliebt ist etwa der Griff in die Minibar: So rechnen die Befragten alkoholische Getränke ab, die nicht durch die Ausgabenrichtlinie abgedeckt sind.

So facettenreich die Formen von Spesenbetrug sind, so unterschiedlich sind
auch die Motive der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Während die meisten ihrem
eigenen Unwissen zum Opfer fallen, handeln einige durchaus bewusst. Die aktuellen Zahlen verweisen darauf, dass sich viele von ihrem eigenen Verständnis von Gerechtigkeit leiten lassen.

KI-Werkzeuge

Die Probleme rund um Spesenbetrug sind nicht nur auf das Verhalten der Mitarbeiter zurückzuführen, die Reise- und Ausgabenrichtlinien oftmals gar nicht im Detail kennen. Knapp ein Viertel der Reise- und Finanzentscheider gibt an, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken.

Durch die fehlende Digitalisierung fällt zudem ein hoher personeller Aufwand an: Travel Manager und Finanzteams müssen bis zu zwei Arbeitstage pro Woche aufwenden, um Betrugsfälle aufzudecken und auf Compliance-Issues zu reagieren.

Die Umstellung auf künstliche Intelligenz geht auch deshalb schleppend voran, weil neue Tools noch Fragen aufwerfen. Fast die Hälfte der Reise- und Finanzentscheider macht sich Sorgen über die Auswirkungen auf die Datensicherheit und/oder den Datenschutz. Ebenfalls fast die Hälfte befürchtet, dass KI-Tools zu Fehlschlüssen führen könnten.