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Pillado in fraganti

¿Demandas de kilometraje redondeado o gastos de teléfono? ¿Taxis privados o pernoctaciones en hoteles? Ya sea a gran o pequeña escala, las incoherencias en las declaraciones de gastos de viaje no se consideran un delito trivial.
Revista E-3
7 febrero 2022
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Este texto ha sido traducido automáticamente del alemán al español.

No obstante, los resultados del estudio actual de la organización SAP-Concur muestran que los empleados suelen tomarse a la ligera los pequeños engaños en los informes de gastos. En Alemania, más de la mitad, el 53%, de los empleados no tiene nada en contra del fraude en los gastos, por lo que se muestran especialmente despreocupados en una comparación a escala europea.

Por término medio, los encuestados alemanes consideran aceptable presentar una declaración falsa a sabiendas hasta un importe de 106 euros. Las declaraciones de los encuestados suizos son aún más sorprendentes: Aquí, nada menos que el 54% afirma que es aceptable hacer trampas en las declaraciones de gastos, para el doce por ciento por un importe de hasta 100 francos suizos. En el país vecino, Austria, sólo el 39% de los empleados considera aceptables las declaraciones falsas en las solicitudes de reembolso de gastos de viaje, pero, por término medio, siguen considerando aceptables las declaraciones adicionales de hasta 92 euros.

Gestión de viajes

"En muchas empresas, a los gestores de viajes y a los equipos financieros les cuesta mucho tiempo y recursos auditar los gastos de los empleados. Las razones no son sólo la falta de directrices, sino también la falta de formación y desarrollo adecuados para los empleados. Si las empresas se toman esto en serio, podrán colmar las lagunas de conocimientos y aumentar la satisfacción de los empleados.", afirma Götz Reinhardt, Managing Director MEE de la organización SAP Concur. "Las soluciones inteligentes de gestión de gastos, como Concur Detect by Oversight, también aseguran que los patrones de fraude se identifiquen más rápidamente y que los gerentes de viajes y los equipos financieros puedan usar el análisis de datos para hacer ajustes de política a la medida. Este es un paso esencial para prevenir futuros fraudes de gastos y mantenerse por delante de la competencia."

Creatividad e ignorancia

Cuando los empleados hacen reclamaciones falsas en los informes de gastos de viaje, demuestran creatividad, y es precisamente esto lo que dificulta a las empresas la detección de patrones de fraude y la identificación de las ovejas negras. Si se observan los resultados del estudio, destacan cinco tipos de gastos en los que el engaño es especialmente habitual: Muchos empleados de la región DACH ya han redondeado los gastos por kilómetro. Otra forma frecuente de aumentar el importe del reembolso es presentar facturas de restaurantes privados o costes de equipos de oficina de uso privado. Echar mano del minibar, por ejemplo, es popular: así es como los encuestados contabilizan las bebidas alcohólicas que no están cubiertas por la póliza de gastos.

El engaño es más común con estos cinco tipos de gastos. Los resultados proceden de un estudio de SAP-Concur realizado en agosto y septiembre de 2021 con el instituto de estudios de mercado Opinium Research entre 1.200 encuestados de Alemania, Austria y Suiza.
El engaño es más común con estos cinco tipos de gastos. Los resultados proceden de un estudio de SAP-Concur realizado en agosto y septiembre de 2021 con el instituto de estudios de mercado Opinium Research entre 1.200 encuestados de Alemania, Austria y Suiza.

Tan polifacéticas como son las formas de fraude en los gastos, tan diferentes son
también los motivos de los empleados. Aunque la mayoría de sus
caen víctimas de su propia ignorancia, algunos actúan de forma bastante consciente. Las cifras actuales indican que muchos se guían por su propia concepción de la justicia.

Herramientas de IA

Los problemas en torno al fraude en los gastos no se deben únicamente al comportamiento de los empleados, que a menudo no conocen en detalle las políticas de viajes y gastos. Casi una cuarta parte de los responsables de viajes y finanzas afirman que su gestión de gastos no está digitalizada y que carecen de datos para detectar el fraude en los gastos.

La falta de digitalización también se traduce en elevados costes de personal: Los gestores de viajes y los equipos financieros tienen que dedicar hasta dos días laborables a la semana a detectar fraudes y responder a problemas de cumplimiento.

El paso a la inteligencia artificial también es lento porque las nuevas herramientas siguen planteando dudas. A casi la mitad de los responsables de viajes y finanzas les preocupa el impacto en la seguridad y/o privacidad de los datos. Asimismo, casi la mitad teme que las herramientas de IA puedan llevar a conclusiones erróneas.

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Revista E-3

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