Inéluctable à long terme

Pour SAP, une archive est exclusivement un puits de données au sens d'un stockage externe de données. L'accès aux données et documents "externalisés" s'effectue via une clé primaire ; toutes les métadonnées nécessaires à une recherche sont gérées au sein de SAP en tant que système principal.

Avantage de ce principe de travail : un système d'archivage n'a besoin ni de sa propre logique de gestion des métadonnées ni de son propre système d'autorisation. Les systèmes DMS ou ECM classiques apportent, de par leur système, des fonctions qui existent déjà dans le système SAP et qui sont donc redondantes ou tout à fait superflues.

C'est pourquoi une archive pure, qui se concentre uniquement sur le support de l'interface standardisée ArchiveLink, est toujours préférable dans un environnement SAP.

Pour cette raison, la seule question qui reste est de savoir comment migrer le système DMS/ECM existant vers un système d'archivage performant et robuste sans trop d'efforts. En particulier, l'exigence centrale de la disponibilité des documents et des données pendant la migration ne peut être atteinte qu'avec une bonne planification, d'autant plus que les processus de migration impliquent généralement des durées considérables.

La durée d'exécution effective ne dépend pas seulement de l'archive source, mais aussi de facteurs tels que la performance du système cible et les temps de sauvegarde. En outre, d'éventuelles "zones de gel", dans lesquelles la migration n'est pas possible, peuvent parfois influencer considérablement la durée d'exécution.

Ce n'est que si la migration des archives peut être effectuée sans problème et en toute sécurité, même pendant une semaine de travail normale, qu'une disponibilité suffisante des documents est assurée pendant la migration.

Dans SAP ou en dehors ?

Il faut d'abord déterminer si la migration doit être effectuée à l'intérieur ou à l'extérieur du système SAP.

Comme SAP peut s'adresser à différents systèmes d'archivage exclusivement par le biais de différents référentiels de contenu, les migrations côté SAP sont toujours liées à une recopie d'un référentiel de contenu vers un autre, suivie d'un nettoyage des tables de liens.

Globalement, l'inconvénient décisif de cette approche réside dans le fait que les interventions nécessaires dans l'environnement SAP productif comportent des risques significatifs et nécessitent une gestion du changement très complexe à cet égard - en particulier pour les grandes entreprises et les groupes -, ce qui constitue un frein souvent insurmontable.

Indépendamment des inconvénients, une procédure de migration côté SAP est toujours utile et nécessaire si, outre la migration, des nettoyages sont également nécessaires dans le stock d'archives. Dans le cas contraire, il est recommandé de procéder à la migration en dehors des systèmes SAP concernés.

Cette procédure nécessite l'utilisation d'un logiciel approprié, c'est-à-dire un serveur proxy de migration tel que KGS Migration4ArchiveLink. En revanche, aucune modification n'est nécessaire dans SAP et la migration est entièrement transparente pour tous les utilisateurs.

Toutes les activités administratives peuvent être effectuées sans accès à SAP ; même la migration physique - c'est-à-dire la copie des objets archivés - a lieu en dehors de SAP et peut donc être poursuivie même si le système SAP est désactivé.

En outre, il n'est pas nécessaire de modifier les tables de liens SAP, car cette procédure permet de copier un référentiel de contenu dans un référentiel de même nom. Lors de l'accès aux archives depuis SAP, le serveur de migration se comporte comme un serveur proxy dans le réseau et transmet les demandes au système d'archivage correct. Une base de données de migration sert alors de protocole.

Si les migrations d'archives peuvent être reportées, elles ne peuvent pas être évitées à long terme. Les projets sont souvent déclenchés par l'obsolescence de logiciels de la solution d'archivage/ECM existante ou par un changement de système de stockage.

L'expérience pratique permet d'affirmer ceci : Si une entreprise peut obtenir des améliorations technologiques, telles qu'un niveau d'intégration plus élevé, de meilleures performances et une plus grande stabilité, et si, d'autre part, des raisons économiques, telles que des coûts réduits, sont également requises - il est alors temps de dire adieu aux anciennes archives et de les migrer vers une nouvelle plate-forme.