Adieu au scanner ?

Was in den letzten Jahren zum Standard in vielen Unternehmen geworden ist, wird schon bald wieder Vergangenheit sein. Dazu zählt auch der Prozess „Eingangsrechnungen scannen und per OCR auslesen, um sie an einen elektronischen Freigabeworkflow weiterzuleiten“.

Rechnungen werden zunehmend rein elektronisch übertragen. Das Papier fällt weg. Möglich wurde diese Entwicklung durch das 2011 beschlossene Steuervereinfachungsgesetz.

Innerhalb nur eines Jahres ist der Anteil der PDF-Rechnungen bereits auf zehn bis 15 Prozent gestiegen. In fünf bis zehn Jahren wird der Markt für Scanlösungen im Bereich der automatischen Rechnungseingangserfassung und -klassifizierung deshalb schon gar nicht mehr bestehen, Eingangsrechnungen werden dann zu fast 100 Prozent digital im Unternehmen eintreffen.

Die bisherigen Rechnungseingangslösungen der Unternehmen mit anschließendem Freigabe-Workflow sind auf die OCR-Erkennung hin ausgerichtet, Funktionen für den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen werden höchstens als Anbaukomponenten angeboten.

Ein zeitgemäßer Ansatz sollte aber vorsehen, den Freigabeworkflow dorthin zurück zu verlagern, wo er hingehört – in das SAP-System –, und alle vorlagerten Prozesse an die Gegebenheiten anzupassen.

Also einen Rechnungsleser zu installieren, der nicht mehr auf OCR getrimmt ist, sondern feststellt, ob das angelieferte elektronische Format valide und die Rechnung gültig ist, und der anschließend einen dezidierten Freigabeworkflow startet.

Mit dem KGS DocumentRouter hat KGS hierfür eine Lösung entwickelt, die als bislang einzige am Markt sämtliche Inputkanäle verarbeiten kann, die mit einer IP-Übertragung zusammenhängen, eben auch elektronisch vorliegende Rechnungen. Das Tool lernt, anhand der geänderten Rahmenparameter neue Eingabeformate und neue Kanäle zu bedienen.

Wenn Eingangsbelege künftig im Wesentlichen digital vorliegen, schließt sich die Frage an: Welchen Mehrwert können SAP-Anwender aus ihnen generieren bzw. wie lassen sie sich mit SAP-Belegen verknüpfen?

Dies geschieht, indem die Metadaten aus den elektronischen Quellen extrahiert und über sie die relevanten SAP-Businessobjekte identifiziert werden. Mit diesen werden die Belege dann verknüpft. So erreicht ein Unternehmen eine vollautomatische Eingangsverarbeitung mit extrem hoher Datenqualität – ohne Scannen und OCR.

Genau dieses Szenario ist zum Beispiel bei ZUGFerD-Rechnungen der Fall: Die in ihnen enthaltenen, strukturierten Daten lassen sich extrahieren und mit SAP-Vorgängen verknüpfen. Buchungen kann das Unternehmen dann weitgehend „dunkel“ durchführen, d. h. ohne weiteren manuellen Eingriff.

Oder die Daten werden so weit mit Informationen angereichert, dass aufgrund dessen bereits der adäquate Sachbearbeiter eruiert und der entsprechende Workflow gestartet werden kann.

Das eigentliche Dokument bzw. dessen Daten müssen nicht mehr durch SAP geschleust werden. Vielmehr wird das Archivsystem direkt angesprochen, und nur noch die Metadaten, also der kleinste Informationsteil, werden an SAP weitergereicht. Resultat ist eine sichtlich geringere Lasterzeugung.

Scan-Clients mit neuen Aufgaben im Papierbereich

Das Scannen wird wohlgemerkt keineswegs vollständig entfallen. Die Aufgaben einer Scanlösung werden sich jedoch verlagern, weg von der Batch-Massenverarbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen, hin zu Spezialaufgaben.

Am Arbeitsplatz spontan und schnell Vertragsdokumente oder Kundenkorrespondenz zu einem Vorgang zu scannen, dies ist die künftige Aufgabe von Scan-Clients. Bislang mussten sich Sachbearbeiter dafür stets des nächstgelegenen Multifunktionsdruckers (MFD) bedienen.

Scan-Komponenten wandern also vom zentralen Posteingang zurück zum Arbeitsplatz des Sachbearbeiters. Beschäftigte in der Personalabteilung oder andere Key-User haben einen Scanner am Schreibtisch, Anwender mit geringerem Digitalisierungsbedarf nutzen weiterhin ihren MFD, über den sie Papieroriginale scannen.

Den Scan-Client benötigen sie beide zwecks einfacher Bildbearbeitung. Wichtig ist die SAP-Integration des Scan-Clients. Sie ermöglicht die Ablage in SAP an beliebigen Objekten über die SAP-Dienste zum Objekt per rechter Maustaste. Das gleichzeitige Ablegen in SAP ist gerade beim neuen Arbeitsplatz-Scannen wichtig.

Der KGS ScanClient ermöglicht deshalb eine direkte Ansteuerung und Ablage/Archivierung der gescannten Dokumente aus dem SAP GUI heraus. So lassen sich zentrale oder dezentrale Post­eingangsszenarien realisieren.

Beispielsweise können sensible Unterlagen direkt am SAP-Arbeitsplatz mittels Dokumentenscanner erfasst und automatisch dem entsprechenden SAP-Business-Objekt zugeordnet werden. Auch ein Massen-Scan mit automatischer Barcodeerkennung oder eine Erfassung von Dokumenten zur automatischen Weiterleitung an einen SAP-Workflow sind einfach möglich.

Verwaltung von Scanprofilen und Lizenzen

Mehr Scanner, die von unterschiedlichen Gelegenheitsusern verwendet werden, bedeuten aber auch mehr Administrationsaufwand. Unterstützung leisten hier Scan-Server, mit denen man Scanprofile und Lizenzen schnell und intuitiv von zentraler Stelle aus verwalten kann.

Die KGS hat genau für diesen Zweck ihren KGS ScanServer entwickelt. Er verwaltet die lokal erzeugten Profile in sogenannten Profilgruppen. Diese können dann mit nur wenigen Mausklicks beliebigen Benutzern zusätzlich zugeordnet werden.

Neue Benutzer sind somit in der Lage, im Handumdrehen bereits vorhandene Profile zu nutzen. Dadurch entfällt das aufwändige Wiederaufsetzen von Scanprofilen nach einem Hardwaretausch.

Durch eine automatische Versionierung erhalten alle Scan-Clients stets die aktuellsten Profile im „Pull-Verfahren“ zugewiesen, ein manuelles Verteilen ist nicht notwendig. Die Scan-Lizenzen werden pro Workstation verwaltet und können einfach und direkt zugewiesen bzw. freigegeben werden.

Abschied nicht um jeden Preis

Wenn es um die Annahme eingehender Informationen und ihre Weiterverarbeitung geht, zeigt sich schon heute: Der traditionelle Einstieg über Scannen und OCR hat bald ausgedient. Denn immer mehr Dokumente gehen elektronisch ein und können somit automatisiert verarbeitet und mit internen Prozessen verknüpft werden.

Scanlösungen werden künftig daher vor allem an einzelnen Arbeitsplätzen zur Abwicklung von Spezialaufgaben zum Einsatz kommen. Scannen wird dann nicht mehr der Vollzeitprofi am Hochleistungsscanner, sondern der Gelegenheits-User am Arbeitsplatzscanner.

Damit es hier nicht zu gesteigertem Administrationsaufwand kommt, empfiehlt sich der Einsatz spezieller Scan-Server. Mit ihnen lassen sich Scanprofile und Lizenzen schnell und intuitiv von zentraler Stelle aus verwalten.