Mesurer le monde de l'ERP

Autrefois, les licences SAP représentaient un défi purement budgétaire. Désormais, le sujet occupe des armées de juristes et de techniciens. Tout client SAP existant serait bien avisé de faire appel à une expertise externe sur ce terrain glissant. Nous avons réalisé l'interview suivante avec Ayhan Aslan, Senior Manager dans le domaine du CIO-Advisory et de la gestion des licences auprès de la société d'audit KPMG.

E-3 : Le thème des licences SAP connaît de nombreux chantiers : Interprétation de la liste des prix, utilisation indirecte, application des outils de mesure, historique des achats de licences, niveaux de version, etc. Où voyez-vous un besoin d'action ?

Ayhan Aslan : Actuellement, les clients SAP sont effectivement confrontés à de nombreux défis et ont besoin d'agir dans la gestion des licences SAP. Les entreprises sont plus que jamais confrontées à la transformation numérique et à l'introduction rentable de nouvelles technologies telles que l'IoT, l'industrie 4.0, l'IA, le RPM, les bots ou l'apprentissage automatique.

La complexité ne se manifeste pas seulement dans la mise en œuvre pratique, mais aussi dans les risques techniques, contractuels et commerciaux. Dès la vision et l'architecture cible, les entreprises devraient s'interroger sur le modèle de contrat et de licence le plus adapté à la transformation numérique.

E-3 : Que peut-on attendre de SAP ?

Aslan : SAP propose aux clients existants différents modèles pour la conversion des contrats et des licences existants en nouvelles technologies. L'important est de pouvoir traduire ses exigences commerciales en un contrat adapté. La base pour cela est une bonne préparation de la mesure technique concernant l'utilisation et l'architecture actuelles, les besoins actuels et futurs, la transparence concernant les droits contractuels et de licence ainsi que l'inventaire des licences.

E-3 : L'arpentage est le point de départ ?

Aslan : Sur la base de ces informations, une simulation des coûts et une définition de la stratégie de licence et de négociation sont effectuées. En outre, les entreprises doivent prendre des décisions concernant l'octroi de licences pour des scénarios d'utilisation indirecte selon l'ancien modèle de licence ou l'accès numérique.

E-3 : Que signifie l'utilisation indirecte ?

Aslan : Pour que les nouvelles technologies puissent s'intégrer horizontalement et verticalement dans l'infrastructure, il faut disposer des droits d'utilisation attendus à cet effet. La fenêtre de temps pour la concertation avec SAP est favorable en raison des offres actuelles et de la volonté de négocier. Les perspectives et la durabilité de la nouvelle offre Rise with SAP et les questions qui y sont liées restent intéressantes. 

E-3 : Qu'est-ce que cela signifie pour le client SAP existant en préparation d'une mesure de licence et d'un audit ?

Aslan : En principe, une préparation complète d'un relevé ou d'un audit est décisive pour le résultat financier ultérieur - en commençant par la définition de la portée, l'établissement de la hiérarchie des contrats et des licences ainsi que la déduction des droits d'utilisation qui en résultent. Ensuite, le mesurage peut être mis en œuvre conformément aux dispositions légales relatives aux licences. Il convient tout d'abord de déterminer quelle est la portée de l'audit/du mesurage de la licence et à quel contrat la SAP se réfère dans sa demande.

Il convient ensuite de déterminer la hiérarchie des contrats et des licences et d'en déduire les droits d'utilisation qui en découlent et qui sont déterminants pour l'arpentage. Sur la base de ces connaissances, le mesurage peut être effectué de manière plus efficace. Sur la base des métriques de licence commerciales, telles que le chiffre d'affaires ou le nombre d'employés, les informations nécessaires au traitement de l'auto-déclaration SAP doivent être obtenues auprès des services concernés.

E-3 : Le risque de sous-licence est en fait toujours présent si le client SAP existant ne commande pas de nouveaux logiciels ou ne passe pas à SAP Cloud, n'est-ce pas ?

Aslan : C'est vrai, dans certaines conditions, les clients SAP risquent toujours d'obtenir une sous-licence pour le logiciel utilisé. Il s'agit notamment du fait que les questions d'arpentage ou de préparation d'audit sont souvent considérées comme des tâches ad hoc dans les entreprises. Or, pour pouvoir gérer et atténuer efficacement les risques, il faut un modèle de gouvernance SAP-SAM structuré qui accompagne le processus de cycle de vie des logiciels.

E-3 : Et le chemin vers le cloud ?

Aslan : Le passage au cloud n'est pas non plus sans risque. On pense souvent, à tort, que les applications en nuage ne présentent plus de risque d'erreur de licence ou que celui-ci est minime. En réalité, c'est au client qu'il incombe d'assurer la conformité de toute utilisation de logiciels dans le cloud.

En outre, si les licences en nuage offrent une plus grande flexibilité, elles entraînent également une augmentation des besoins et des coûts qui doivent être surveillés et gérés en permanence.

E-3 : Quelles sont les erreurs récurrentes des clients existants de SAP et comment les éviter ?

Aslan : D'un point de vue organisationnel, comme nous l'avons mentionné, il manque avant tout la planification et la mise en œuvre d'un modèle de gouvernance SAM global pour une mise en œuvre et une amélioration continues des processus de levé afin de générer de la valeur ajoutée. La mise en œuvre d'un tel modèle permettrait souvent d'exclure de manière proactive d'autres sources d'erreurs.

D'un point de vue technique, ce sont souvent des détails lors de la mesure des systèmes qui conduisent à des résultats divergents. Il s'agit notamment de l'importation de notes SAP actualisées, de l'absence de vérification des fichiers LAW et USMM en ce qui concerne les statistiques sur les utilisateurs et l'analyse des transactions, des connexions multiples, des charges de travail élevées, des temps de connexion, des comptes inutilisés, des doublons et des potentiels d'utilisation indirecte et d'accès numérique. 

E-3 : Selon SAP, les utilisateurs sont également répartis en différentes classes.

Aslan : La classification d'un développeur ou d'un utilisateur professionnel pour les collaborateurs internes et/ou les consultants externes pose des questions difficiles aux entreprises. Nombre de ces questions peuvent être résolues par des mesures organisationnelles et procédurales lors de l'on/off boarding dans la gestion des utilisateurs ou par une bonne gestion des autorisations.

En outre, un manque d'assurance qualité des résultats nettoyés au moyen du SAP-LAW-ResultFinder ou par LUI/LUP ainsi que, à l'avenir, le contrôle de la conformité du point de vue des autorisations peuvent également jouer un rôle. En cas d'utilisation d'un outil tiers, il faut veiller à ce que l'outil respecte correctement les conditions contractuelles et que la qualité des données réponde aux exigences de conformité de la licence. 

E-3 : Le thème des licences SAP est si complexe sur le plan de la gestion, de l'organisation, du droit et aussi de la technique qu'il est difficile de le maîtriser sans conseil externe, n'est-ce pas ?

Aslan : En tant que lien technique, commercial et juridique entre différents domaines spécialisés, la gestion des licences est en effet très complexe et représente un défi majeur pour les petites et grandes entreprises. Malgré cela, un Chief Licensing Officer ne me semble pas être la solution la plus judicieuse. Il serait plutôt intéressant de créer un poste d'état-major "License Management Office", qui rendrait compte directement au CIO ou au CFO.

Outre le fabricant SAP, le License Management Office devrait s'occuper en premier lieu des fabricants de logiciels stratégiques (gestion des vendeurs). Pour assurer la conformité des licences des nombreux autres fabricants de logiciels, les entreprises devraient décider, en fonction des ressources, des compétences, des risques et de l'orientation stratégique disponibles, si la gestion opérationnelle des licences et la garantie de la conformité doivent être gérées par leurs propres ressources ou par des tiers - Make-or-Buy. 

E-3 : Parce qu'il n'existe pas de stratégie de sortie du cloud SAP, le client SAP existant ne devrait-il pas conserver et protéger ses licences dans tous les cas ? Certains experts affirment que les anciennes licences SAP ont une grande valeur parce qu'elles incluent de nombreux services. Est-ce vrai ?

Aslan : Il est vrai que les anciennes licences SAP ont encore une grande valeur, mais il n'est pas recommandé de les conserver en permanence pour plusieurs raisons. Le passage au cloud devrait toujours faire partie d'une stratégie cloud globale et surtout à long terme, et ne devrait pas être annulé après seulement quelques années.

Les licences inutilisées peuvent être entièrement amorties au sein de l'entreprise, mais la maintenance continue continue de peser sur la rentabilité de l'entreprise, en plus des nouvelles licences achetées. En outre, il faut se demander pourquoi miser sur d'anciennes technologies alors qu'elles continuent de générer des coûts. Les options possibles pour éviter la double facturation seraient a) la revente des licences à des tiers et b) l'utilisation des règles de comptabilisation propres à SAP.

La première est à considérer d'un œil critique dans la perspective de futures négociations et du partenariat avec SAP. La seconde permet d'appliquer les anciennes licences existantes sur la base de la Cloud Extension Policy (imputation de la base de maintenance dans le nuage) ou de la On-premise Extension Policy (imputation jusqu'à cent pour cent).

E-3 : Face à ces scénarios menaçants, comment pouvez-vous concrètement aider un
Aider les clients existants de SAP ?

Aslan : KPMG propose un service professionnel SAM qui couvre l'ensemble des tâches, de la vision initiale et de la feuille de route à la négociation SAP, en passant par la planification des besoins et des coûts, les mesures et la stratégie de licence. La possibilité de souscrire une garantie de licence et IoT en plus du Professional Service est unique au monde. Celle-ci est proposée en exclusivité par KPMG en coopération avec Munich RE et couvre aussi bien les risques internes qu'externes en cas d'audit, indépendamment du fabricant.

En cas de sinistre, les coûts sont entièrement pris en charge par KPMG, y compris tous les paiements ultérieurs et les pénalités. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leurs compétences clés tout en bénéficiant d'une sécurité totale en termes de coûts et de planification. KPMG est actif depuis plus de 20 ans dans la gestion des licences, tant du point de vue de l'audit que du conseil, et garantit en permanence l'actualité pour tous les fabricants de logiciels courants. 

E-3 : Merci pour cette conversation.