La voie vers le plan directeur S/4

S/4HANA ouvre aux entreprises de nouvelles technologies et de nouveaux concepts, tels que des modèles de données simplifiés, des applications basées sur le cloud, l'intelligence artificielle, l'analyse en mémoire et en temps réel et bien plus encore. Ceux-ci doivent assurer le succès de l'entreprise dans un avenir numérique en rapide expansion. Mais le chemin vers ce nouveau monde peut être semé d'embûches, car il faut tenir compte de certains points pour que le projet soit un succès. Un plan directeur et son évaluation sont un facteur de réussite essentiel.

Passage à S/4 - La planification est essentielle

Il est évident que le passage à S/4 est un projet complexe, comparable à la construction d'une maison. On ne rêverait pas de se lancer dans une telle entreprise sans plan. Dans le domaine de l'informatique, il peut en être autrement, car les efforts nécessaires pour un (mauvais) démarrage ne nécessitent, en forçant un peu le trait, que le temps de téléchargement de la version actuelle du logiciel. C'est pourquoi SAP lui-même indique expressément qu'un projet d'évaluation est nécessaire avant de procéder à la migration proprement dite.

Comme pour la construction d'une maison, les adaptations nécessaires qui ne sont identifiées qu'au cours de la mise en œuvre du projet ou qui ont tout simplement été oubliées peuvent entraîner des surcoûts importants et des prolongations de la durée de vie. Dans le pire des cas, certaines corrections ne peuvent plus être apportées ultérieurement et des opportunités de passage à l'échelle ne sont donc pas saisies.

Questions pour votre plan directeur

Outre les points bien connus, tels que la compatibilité du codage (migration du code personnalisé), l'implémentation du CVI (intégration client-vendeur) ou la nécessité d'être passé à Unicode, les questions suivantes vous aideront :

• Parmi les approches de migration disponibles, laquelle est optimale et réalisable pour votre système ?
• Comment puis-je optimiser la taille de mon système cible, tant au niveau du système productif que des systèmes non productifs ?
• Quelles sont les applications que je laisse dans l'ERP et celles que j'externalise (par ex. HCM, EWM) ?
• Comment mettre en place un environnement système qui permette simultanément des changements importants (mise à niveau de la version S/4) tout en étant capable de les corriger en cas d'urgence ?
• Comment protéger les données sensibles dans les systèmes de test contre tout accès non autorisé ?

Facteur de réussite critique : l'évaluation

Une fois le plan établi, une évaluation en amont est l'étape suivante vers la réussite du projet. Un test pertinent ne peut toutefois être effectué qu'avec le propre état du système. Les pierres d'achoppement d'une conversion S/4HANA sont justement les développements spécifiques aux clients, les modifications du standard SAP, les éventuels problèmes de qualité des données ou les add-ons utilisés. Dans ses routines de migration S/4, SAP ne peut pas prévoir et prendre en compte toutes les constellations particulières. C'est pourquoi il est important de tester avec une image de son propre système afin d'identifier précisément ces points d'achoppement.

Maîtriser les coûts de l'évaluation

Le projet d'évaluation peut apporter de nombreux enseignements importants pour la révision et la mise au point de votre propre planification, mais il peut entraîner des coûts importants. Vous pouvez maîtriser ces coûts en connaissant les facteurs de coûts et en les intégrant dans votre plan directeur.

Un facteur important est le coût de l'infrastructure compatible avec S/4HANA, car un matériel spécialement certifié est nécessaire. Grâce à la technologie In-Memory, dans laquelle le stockage des données de la HANA DB s'effectue dans la mémoire vive, ces systèmes ont besoin d'une mémoire de travail et d'une mémoire sur disque à peu près identiques. Il s'agit là du point de coût à contrôler.

Celui qui parvient, par exemple, à réduire sa base de données de 3 téraoctets à 500 Go, réalise une économie de coûts matériels de l'ordre de 75 à 80 %. Mais comment y parvenir ? Une partie de cela consiste à analyser soigneusement son propre stock de données afin d'identifier les potentiels de réduction.

Il est souvent surprenant de constater la quantité de données inutilement conservées, qu'il s'agisse de documents de modification, d'anciens IDOCS, mais aussi de données d'application de sociétés entières qui ne sont plus utilisées depuis longtemps. Outre la taille et les coûts qui y sont liés, l'importance de ces données du point de vue de la protection des données (RGPD) est un facteur dont il faut tenir compte. Il est également possible de réaliser des synergies dans le contexte de la migration vers S/4 si les anciennes données sensibles sont nettoyées dans le cadre du projet.

Pour y faire face, il est nécessaire d'utiliser des outils de données de test performants. Par rapport à une copie standard du système ou du mandant, il est possible de réduire considérablement la taille de la base de données des anciens systèmes et des systèmes de test ou de masquer des ensembles de données sensibles, par exemple en utilisant des coupes temporelles ou des filtres de sociétés. Il est toutefois important à cet égard que les systèmes réduits et les données masquées soient toujours cohérents (chaînes de documents complètes et, par exemple, données bancaires masquées cohérentes). Un tel ensemble d'outils est par exemple la Data Sync Manager Suite d'EPI-USE Labs.

Cette procédure permet d'identifier la taille réelle du système à laquelle on peut s'attendre lors du passage à S/4. En conséquence, il est préférable de n'acheter le nouveau matériel S/4 que lorsque la taille cible concrète a été déterminée. Un système Sandbox basé sur le cloud est ici avantageux, car il est rapidement disponible et flexible. Important : il doit toutefois contenir vos données et les spécificités du client pour un test pertinent. Un Model Company Sandbox ne remplit pas ce critère, il est plutôt adapté pour se familiariser avec les nouveaux processus commerciaux de référence S/4.

Synergies de l'évaluation pour le projet et l'exploitation S/4

Les efforts consentis dans le projet d'évaluation et, le cas échéant, dans la mise en œuvre d'un ensemble d'outils, ne doivent pas être considérés uniquement pour ce projet. La procédure peut tout aussi bien être appliquée au projet de conversion suivant et à l'exploitation de l'environnement système, où elle présente également des avantages.

La mise en place d'un système de test efficace et rentable est évidemment un avantage majeur pour une conversion S/4 réussie. Plus l'approche choisie est colorée (qu'il s'agisse de vert, de bleu, de marron ou d'une autre couleur), plus il est probable qu'une procédure itérative soit utilisée pour la migration vers la production. Chaque itération implique une reconstruction de l'environnement de test pour préparer le cycle de test suivant.

Pour l'exploitation ultérieure, il est également extrêmement avantageux de pouvoir exploiter vos systèmes de test et de sandbox - en réduisant leur taille sur des instances S/4 plus petites - sans faire de compromis sur la qualité des données de test. De même, le masquage des données sensibles est depuis longtemps une obligation légale et non une option.

Une planification minutieuse à l'aide d'outils efficaces est la clé du succès, tant pour la conversion S/4HANA que pour la construction d'une maison. Il n'existe pas de plan directeur universel qui couvre tous les besoins individuels. Les industries et les secteurs des entreprises utilisatrices de SAP sont trop variés et spécifiques pour cela. Les points d'évaluation mentionnés sont universellement applicables, le plan directeur vous conduira donc à la réussite de votre projet.