Mit Workforce Management flexibel in die neue Normalität

In Zeiten von Covid-19 wird deutlicher als je zuvor, wie wichtig Agilität und Mobilität rund um den Arbeitsplatz sind. Unternehmen, die Zeiterfassung, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung bereits digitalisiert haben, haben es aktuell ein wenig leichter. Mit einer solchen Workforce-Management-Software können sie auf Bedarfsschwankungen schneller reagieren und Arbeitszeiten einfach via App erfassen lassen, wenn zum Beispiel Homeoffice erforderlich ist.

Informationen wie Zeitguthaben, Resturlaube, Überstunden und Zuschläge sind zentral dokumentiert und bilden die Basis für einen am tatsächlichen Personalbedarf ausgerichteten, qualitäts- und kostenoptimierten Personaleinsatz. Mit Langzeitarbeitszeitkonten und digitalen Prozessen verschaffen sich Organisationen jetzt den dringend nötigen Handlungsspielraum, um Hochs und Tiefs im Auftrags-, Kunden- oder Patientenaufkommen wirtschaftlich auszugleichen.

Gehen wir noch einen Schritt weiter. Unternehmen, die bereits von Kurzarbeit betroffen sind, profitieren ebenfalls von digitalem Workforce Management. Bereits zur Anspruchsprüfung zieht die Agentur für Arbeit lohnrelevante Unterlagen heran. Die geforderten Prüfungskriterien, wie etwa Schichtpläne oder Arbeitszeitkonten, stehen transparent auf Knopfdruck zur Verfügung.

Wird die Kurzarbeit genehmigt, gilt es, die Differenz zur Sollzeit zu bestimmen. Gekürzte und geleistete Arbeitszeit sind einfach abrufbar. Das bedeutet schnelles Agieren statt lästigem Antragswesen. Eine Workforce-Management-Software unterstützt Unternehmen auch in der aktuellen Situation, den operativen Geschäftsbetrieb so reibungslos wie möglich aufrecht zu erhalten und gleichzeitig die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu schützen. Dabei sind moderne Tools für die Mitarbeiterintegration, zum Beispiel Apps, Tauschbörsen, Wunschdienstpläne und Easy-to-use-Self-Services eine große Hilfe.

Mitarbeiter können jederzeit und überall Anträge stellen, zum Beispiel für Homeoffice, Urlaub, Dienstreisen oder Mehrarbeit. Durch den Fokus auf einzelne Anwendungsfälle, wie etwa einen Urlaubsantrag stellen, sind alle Funktionen sofort erkennbar und mit einem Mausklick erreichbar. Informationen, die zur Erledigung dieses einen Anwendungsfalles nötig sind, stehen den Mitarbeitern auf einen Blick zur Verfügung. In einem persönlichen Mitteilungsbereich, der automatisch aktualisiert wird, informiert das System per Push-Nachricht über offene und erledigte Aufgaben. So erhalten Mitarbeiter beispielsweise einen Hinweis, wenn sie Zeitbuchungen vergessen haben und sie nachträglich beantragen müssen. Auch das ist selbstverständlich rund um die Uhr möglich – ob auf Dienstreise, im Hotel oder ganz bequem vom heimischen Sofa aus.

Planungspower aus der Cloud

Möchten Unternehmen HR-Software in der Cloud betreiben, müssen alle Systeme einfach und nach gängigen Standards integrierbar sein. Bei einer Workforce-Management-Lösung sollte die reibungslose Anbindung an cloudbasierte HCM-Systeme, zum Beispiel SAP SuccessFactors Employee Central, oder bestehende ERP- und Lohnsysteme gesichert sein.

Denn nur dann lassen sich die Plattformen effizient und ohne Produktivitätsverlust zusammenführen. Unser Kunde Federal-Mogul plant und steuert an zwei deutschen Standorten der Division Powertrain 2.000 Mitarbeiter mit cloudbasiertem Workforce Management. Über den SAP Connector wird die Atoss-Personaleinsatzplanung mit der Zeitwirtschaft der unternehmensweiten SAP-ERP-HCM-PT-Lösung verbunden – ohne systemtechnische Kompromisse.

Auf Knopfdruck können unter Berücksichtigung von Gesetzen, Tarifen, Qualifikationen und Zeitdaten sowie spezifischen Regeln automatisch Dienstpläne erstellt werden. Für eine arbeitsplatzorientierte Disposition können die Planer Mitarbeiter ganz einfach per Drag&Drop direkt auf Maschinen einsetzen. Dabei haben sie über eine Qualifikationsmatrix zu jedem Zeitpunkt den Überblick über erforderliche Qualifikationen und deren Status.

Mitarbeiter werden beispielsweise automatisch auf unterschiedliche Maschinen verplant, wenn Mehrfachqualifikationen es in bestimmten Zeitintervallen erfordern. Drohen Qualifikationen abzulaufen, warnt das System proaktiv. Auch bei der Überwachung der Fristen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes und der Steuerung der Urlaubskonten setzt Federal-Mogul Powertrain auf das innovative Tool. Wenn Urlaubssalden zu einem Stichtag einen definierten Schwellenwert übersteigen, erfolgt automatisch eine Meldung.

Während die Digitalisierung in vielen Unternehmensprozessen voranschreitet, läuft die Personaleinsatzplanung häufig immer noch mit Bordmitteln, etwa Papier oder Excel. Digitalisierung und Vernetzung sind jedoch Kriterien, die auch für die Arbeitszeitgestaltung gelten müssen.

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