Identifier plus rapidement les erreurs et les causes

Les données de base, en tant que copie numérique des objets commerciaux réels, jouent un rôle de plus en plus important à l'époque de la numérisation, de S/4, de l'industrie 4.0 et de l'Internet des objets (IoT). Une qualité élevée et constante des données de base est la base de l'efficacité des processus commerciaux.

Le fabricant suisse Franke Kitchen Systems souhaitait donc remplacer l'évaluation manuelle de ses données de base par une solution plus efficace et améliorer ainsi la qualité des données de manière continue et axée sur les processus.

Entre-temps, Franke utilise cbs Master Data Validation (cbs MDV), un logiciel standard complet pour l'évaluation, la surveillance et l'optimisation des données de base.

Le logiciel offre un cockpit intuitif permettant de définir des règles commerciales spécifiques à l'entreprise pour la gestion de la qualité des données. La solution permet d'identifier plus rapidement les problèmes et les opportunités et même d'évaluer les données de base en termes monétaires.

Accès aux données techniques actuelles

Tout cuisinier sait que de bons ingrédients ne suffisent pas pour préparer des plats de première qualité. Outre l'expérience, la créativité et l'habileté, la préparation méticuleuse est une condition indispensable à la réussite.

Pour Franke Kitchen Systems, cette préparation commence dès la planification d'une cuisine pour les particuliers. Afin d'adapter parfaitement les systèmes de cuisine de l'entreprise suisse aux besoins individuels des clients, les planificateurs doivent avoir accès à tout moment aux données techniques actuelles, aux spécifications, aux illustrations et aux variantes de modèles des différents composants.

Spécifications techniques, dimensions, photos, prix et instructions d'installation : toutes ces informations doivent être correctes à tout moment pour que les clients puissent choisir les produits de manière ciblée.

Mais si ces données de base ne sont pas gérées de manière optimale, des erreurs de planification peuvent rapidement survenir. Des données erronées sur les dimensions ou l'attribution des matières premières, par exemple, entraînent inévitablement des rebuts inutiles lors de la fabrication, et les corrections nécessaires entraînent également, dans le pire des cas, un dépassement des délais de livraison. La perte de confiance des clients et l'inefficacité des processus de travail internes, qui génèrent des coûts inutiles, sont des conséquences inévitables.

L'expérience le montre : sans données de base correctes, aucun processus d'entreprise efficace n'est possible. C'est pourquoi, chez Franke, la mesure mensuelle de la qualité des données de base fait partie de la routine depuis un an.

Patricia Venzlaff, Master Data Manager dans la division Kitchen Systems, devait jusqu'à présent, pour déterminer l'indice DQ (Data Quality), extraire les informations enregistrées dans les bases de données SAP, puis les analyser laborieusement dans Excel selon des règles de qualité des données définies.

Une procédure longue et sujette aux erreurs, qui n'offrait en outre aucune possibilité de modifier de manière ciblée les critères d'analyse. Le résultat indiquait certes si les contenus étaient mieux, aussi ou moins bien gérés que le mois précédent, mais il ne fournissait aucune indication sur la cause des erreurs existantes.

"Pour trouver les sources d'erreur, j'aurais dû remonter tout le processus, étape par étape, à grands frais"

déplore Patricia Venzlaff.

À la recherche d'une solution permettant de mesurer efficacement la qualité des données et de l'optimiser en fonction des processus, la direction a recommandé le logiciel cbs Master Data Validation (cbs MDV).

La société de conseil SAP cbs Corporate Business Solutions, basée à Heidelberg, s'est avérée être le partenaire idéal pour Franke. L'équipe de projet de cbs a analysé la procédure actuelle, a défini les exigences en collaboration avec les utilisateurs et les a mises en œuvre sous forme de prototype avec la nouvelle version cbs Master Data Validation for SAP ERP & S/4 Hana 1.5.

"Le logiciel est facile à mettre en place"

se félicite Venzlaff :

"Chaque membre de l'équipe de projet cbs comprenait la problématique, tant du point de vue de la gestion que du point de vue technique. C'est ainsi que sont nées des idées et des solutions auxquelles nous n'aurions jamais pensé nous-mêmes".

Comme les données clients et fournisseurs ne devaient pas être prises en compte dans un premier temps lors de l'analyse, le projet s'est limité aux données de base articles de Franke - et donc à 350 000 articles avec des données sur environ 2,5 millions d'ordres de fabrication, 1,2 million de postes de documents d'achat et près de 20 millions de postes de documents de vente.

Outre l'optimisation de la qualité des données, le cas d'utilisation ainsi que la détermination des coûts de reproduction pour les données de base des matériaux étaient à l'ordre du jour. Moins de trois mois plus tard, la planification et l'implémentation étaient déjà terminées avec succès.

Depuis lors, Venzlaff n'a plus besoin d'effectuer un travail manuel fastidieux pour la gestion des données de base et l'analyse des données. Au lieu de cela, elle extrait les données chaque mois selon des règles définies qu'elle crée dans le cockpit intuitif de cbs MDV.

Ce centre de contrôle basé sur SAP n'a pas besoin d'une interface séparée avec la base de données et travaille sans problème avec les champs déjà définis. Le gestionnaire de données principal peut par exemple enregistrer des routines pour savoir si une valeur enregistrée est valide - et traque ainsi plus rapidement les erreurs.

Il est désormais également possible de réaliser des évaluations adaptées aux besoins avec un minimum d'effort et de rendre visibles les relations les plus complexes. En quelques clics de souris, il est par exemple possible de déterminer le poids total d'un produit en faisant la somme des poids de ses composants.

"Ce qui facilite particulièrement le travail : le fait que je puisse vérifier quelles fiches ont été utilisées grâce au nouveau cas d'utilisation".

souligne Patricia Venzlaff.

"Je peux ainsi exclure de l'analyse des articles tout à fait nouveaux ou tout à fait anciens pour lesquels cette utilisation est particulièrement faible - et cela aussi, je peux le spécifier très facilement dans le cockpit".

Lorsqu'on demande à Venzlaff quand elle aura fini de nettoyer les données de base, elle sourit. La gestion des données de base est un processus continu qui n'est jamais terminé.

D'abord parce que les données évoluent en permanence : Les adresses ou les numéros de compte changent, la gamme de produits et la base de clients s'élargissent ou un changement de fournisseur a lieu. Deuxièmement, les exigences en matière d'analyse des données de base augmentent.

C'est pourquoi Franke a récemment introduit la version cbs MDV 2.0 SP005, mettant ainsi fin à la dernière étape provisoire sur le chemin de l'optimisation. Grâce au module cbs MDV Reproduction Costs, il est enfin possible de calculer les coûts de création et de maintenance de ses données de base et de les intégrer dans la valeur de l'entreprise.

Une base solide pour une qualité de données optimisée

"Le logiciel est facile à mettre en place. Avec cbs MDV, nous créons une base solide pour améliorer en permanence la qualité de nos données de base en fonction des processus. Cette solution nous aide à identifier plus rapidement les erreurs et leurs causes. Nous avons ainsi pu améliorer considérablement la transparence de nos données de base".

résume Venzlaff.

Les nouvelles analyses des données ont déjà permis d'optimiser certains processus.

"Nous avons par exemple découvert que la qualité des données dans un secteur de l'entreprise était inférieure à la moyenne".

explique l'experte en Master Data.

"Suite à cela, nous avons fait gérer les informations en question, premièrement par un autre service et deuxièmement plus tôt dans le processus. Cette simple mesure a permis d'améliorer sensiblement la qualité de nos données de base en l'espace d'un mois".

Projet Franke

• La mesure mensuelle de la qualité des données de base se faisait en grande partie manuellement dans Excel. Cela prenait énormément de temps, était inefficace et n'était pas significatif.
• L'entreprise souhaitait améliorer la mesure de la qualité des données de base et utilise donc cbs Master Data Validation for SAP ERP & S/4 1.5, un logiciel standard complet pour l'évaluation, le suivi et l'optimisation des données de base.
• En collaboration avec cbs, une solution sur mesure a été créée, qui permet d'analyser les données de base en fonction des processus, selon des règles librement définissables.
• Par la suite, d'autres modules de cbs MDV ont été introduits, permettant de déterminer le cas d'utilisation des données de base des matériaux et les coûts de reproduction.
• La solution a permis de réduire la charge de travail liée à la mesure de l'indice de qualité des données et a servi de base à l'amélioration de la qualité des données de base article.