One Landscape : une plateforme SAP globale sur mesure

Dans le cadre d'une réorientation stratégique, le producteur finlandais de cartons Metsä Board, dont le siège se trouve à Espoo près d'Helsinki, souhaitait nettoyer et harmoniser ses processus commerciaux et ses données.

En collaboration avec cbs Corporate Business Solutions, Metsä a mené un projet cLeanERP de douze mois. Objectif : One Landscape, un environnement système cohérent et homogène à l'échelle mondiale.

Les données d'application et les unités organisationnelles qui n'étaient plus nécessaires ont été supprimées, notamment les sociétés et les périmètres analytiques.

Pour les 22 sociétés actives restantes, Metsä a harmonisé les plans comptables et les a alignés sur le système financier central de la société mère. En outre, l'entreprise a fusionné 19 périmètres analytiques en un seul, et 11 sociétés sont devenues deux. Les structures des centres de coûts et des centres de profit ont été uniformisées.

Outre les solutions issues de l'outil SAP Landscape Transformation, le logiciel spécialisé cbs ET Enterprise Transformer a été utilisé pour répondre aux exigences spécifiques des clients. Metsä Board s'est réorganisé et a complètement restructuré son portefeuille grâce à un programme de changement substantiel :

L'entreprise est passée du statut de grand producteur de papier à celui de pure entreprise de cartonnage, grâce à des ventes réussies, des fermetures d'usines, des restructurations et des investissements dans des secteurs d'activité sélectionnés. Aujourd'hui, l'entreprise dispose de huit unités de production, sept en Finlande et une en Suède.

Représenter les domaines d'activité dans SAP

Afin de refléter le nouveau portefeuille ciblé dans son environnement système, Metsä Board a dû adapter son système ERP SAP aux structures commerciales de Transformaktuellen.

Début 2016, le système ERP reflétait encore l'ancien volume d'activité et était donc gonflé : Outre les modules standard, il y avait une multitude de développements internes et d'interfaces qui n'étaient plus nécessaires après la restructuration.

La plupart des périmètres comptables et analytiques étaient également obsolètes et la base de données ERP contenait de grandes quantités de données obsolètes, ce qui rendait toute maintenance du système et toute mise à jour nécessaire extrêmement coûteuse.

De plus, le reporting FI vers le groupe d'entreprises a toujours été un défi, car le plan comptable utilisé ne correspondait pas au plan comptable central du Groupe Metsä.

L'entreprise a décidé de procéder à un nettoyage et à une optimisation complets de ses structures, processus et systèmes informatiques existants afin de créer une entreprise de cartonnage unifiée, représentée sur une plateforme d'entreprise SAP standardisée et consolidée.

Katja Naatsaari, responsable des TIC chez Metsä Board :

"Nous voulions optimiser nos structures et processus développés afin de récupérer nos compétences en matière de pilotage et d'obtenir plus d'agilité pour les développements futurs. De plus, l'objectif était de nous préparer à moyen terme au passage à S/4 Hana".

Définition de la portée initiale du projet

Metsä Board a fait appel à cbs Corporate Business Solutions en tant que partenaire pour le projet Landscape Transformation. La société de conseil soutient depuis plus de 20 ans des programmes de transformation SAP complets et a déjà réalisé plus de 1500 projets dans le monde entier. De plus, Bilot, spécialiste finlandais des technologies d'entreprise et partenaire SAP Gold, a été impliqué dans le projet.

Tout d'abord, le périmètre initial du projet a été défini en étroite collaboration avec les services spécialisés de Metsä Board : Outre la suppression des sociétés et des divisions redondantes, le plan comptable de Metsä Board devait être aligné sur le plan comptable du système financier FSP du groupe Metsä.

Metsä Board en attendait une augmentation de l'efficacité pour les utilisateurs, une plus grande transparence ainsi qu'une réduction des erreurs. De plus, la structure organisationnelle existante, composée de périmètres comptables et analytiques, a été alignée sur la structure juridique de l'entreprise.

Enfin, Metsä Board souhaitait supprimer de nombreux développements clients (codes Z) et interfaces inutilisés dans le système afin d'augmenter la vitesse et l'efficacité des développements futurs. En outre, les coûts de maintenance et les risques liés aux ressources devaient être réduits.

Procédure standardisée en trois phases

La mise en œuvre du projet a été divisée en trois phases sur une période de douze mois, les phases se chevauchant dans le temps. La phase 1 a consisté à nettoyer le système ERP de Metsä Board, la phase 2 à adapter les plans comptables au système financier central et la phase 3 à simplifier la structure organisationnelle.

Pour ces scénarios, les consultants de cbs ont utilisé des approches d'optimisation du paysage système peu invasives qui leur ont permis d'industrialiser et d'accélérer durablement les transformations de données.

Au cours de la phase 1, 75 sociétés et 22 périmètres analytiques ont été supprimés, y compris toutes les données de base et les données de mouvement. En outre, des divisions individuelles ont été supprimées de manière ciblée au sein d'une société.

En outre, les fonctionnalités de gestion du cycle de vie des logiciels de cbs ET Enterprise Transformer ont permis d'analyser, d'évaluer et de nettoyer de manière cohérente les développements historiques des clients de Metsä Board.

La phase 2 consistait à harmoniser les plans comptables des 22 sociétés actives restantes avec le plan comptable du Groupe Metsä. Pour ce faire, tous les comptes généraux et les natures comptables ont été recodés en fonction du système financier principal. Outre les changements de nom 1:1, les comptes généraux et les natures comptables ont également été fusionnés.

La phase 3 a consisté à analyser les

19 périmètres analytiques ont été fusionnés en un seul et onze sociétés ont été regroupées en deux. Celles-ci correspondent désormais aux deux entités juridiques pour la Finlande et la Suède.

De plus, Metsä-IT a uniformisé la structure des centres de coûts et des centres de profit et les a adaptés à la nouvelle structure organisationnelle. À chaque étape, les consultants de cbs ont effectué deux tests, ont mis les changements en production et ont finalement modifié le système de développement en conséquence.

Mise en œuvre des exigences individuelles

Au cours du projet, le périmètre s'est élargi pour inclure des exigences supplémentaires propres au client. Ainsi, la fusion des périmètres analytiques finlandais et suédois a nécessité la conversion de la devise du périmètre analytique.

A cela s'est ajoutée la conversion des codes fiscaux, des catégories de centres de coûts ou des hiérarchies standard. En outre, l'équipe de projet a successivement supprimé les données de base et les textes descriptifs qui n'étaient plus nécessaires.

Afin de réduire encore la taille de la base de données, les données historiques pour lesquelles il n'y avait pas d'obligation de conservation ni d'utilité économique ont été retirées du système.

Ces exigences supplémentaires ont été réalisées rapidement et facilement avec cbs ET Enterprise Transformer : Grâce à l'approche orientée processus et objet, des solutions de transformation personnalisées peuvent être mises en œuvre en peu de temps.

Il est possible de transformer des processus ouverts, partiellement traités et historiques. Ainsi, une transformation est possible pratiquement sans impact sur les activités opérationnelles quotidiennes. Il n'est pas nécessaire que les services concernés fassent des efforts importants en amont ou en aval de la transformation productive. cbs ET est une solution intégrée qui ne nécessite aucune infrastructure supplémentaire.

Le contenu commercial de plus de 1500 projets constitue une base solide pour chaque projet de transformation. La mise en œuvre elle-même fait l'objet d'un protocole détaillé et répond à toutes les exigences en matière de traçabilité et de documentation de la transformation.

Après la restructuration, Metsä Board travaille désormais avec un environnement système standardisé, harmonisé et nettoyé. La transformation complète du système ERP a été réalisée en douze mois.

La conversion de l'historique complet permet également de l'utiliser pour comparer directement les opérations actuelles. Le système ERP donne donc l'impression d'avoir toujours été dans cet état.

Une entreprise de cartonnage unifiée

Grâce à l'expérience de cbs en matière de projets de transformation et aux outils standardisés, l'investissement est resté raisonnable pour Metsä Board. Des solutions standard, comme la suppression de sociétés complètes, ont pu être mises en œuvre avec très peu de frais d'implémentation.

"Ce projet réussi était une forte combinaison de solutions de transformation standardisées et de l'utilisation du logiciel propre à cbs pour nos exigences individuelles.

Les changements productifs ont été effectués en quelques heures durant le week-end et n'ont donc pas eu d'impact sur les opérations".

se félicite Katja Naatsaari, responsable des TIC.

Leur bilan est donc positif :

"Les conseillers de cbs nous ont fourni des solutions sur mesure pour la transformation des données, mais ils nous ont également apporté leur soutien technique à tout moment, par exemple pour les adaptations dans le reporting des centres de profit ou les développements Abap".

Metsä Board dispose désormais d'une plateforme d'entreprise standardisée et consolidée qui correspond à sa stratégie commerciale actuelle. Le fabricant bénéficie désormais des améliorations structurelles de l'organisation globale en tant qu'entreprise de cartonnage unifiée, qui reflète l'image cible de One Global Corporation.

Grâce au système SAP allégé, le fabricant de cartons est en mesure de mieux piloter l'entreprise et de mettre en œuvre les futurs changements stratégiques de manière plus agile.

Aperçu

• Metsä Board a mené un projet cLeanERP d'une durée de douze mois.
• Pour représenter le nouveau portefeuille, nettement plus léger, dans son environnement système, Metsä Board a dû adapter son système ERP SAP aux structures commerciales actuelles.
• La division a décidé de procéder à un nettoyage complet et à une optimisation des structures, des processus et du système informatique qui s'étaient développés, afin de créer une entreprise de cartonnage unique sur une plateforme d'entreprise SAP standardisée et consolidée.
• Outre la suppression des sociétés et des divisions redondantes, l'objectif était d'aligner le plan comptable de Metsä Board sur le plan comptable du système financier FSP du Groupe Metsä. Pour ce faire, les 19 périmètres analytiques existants ont été fusionnés en un seul.