Archives au lieu de passif

Chaque scénario a son propre caractère, que ce soit chez le fabricant de fils industriels Coats, chez EnBW, chez le constructeur de machines-outils Trumpf ou chez Knauf Gips.

Tous ont en commun l'énorme potentiel d'économies qui résulte de l'archivage SAP basé sur le cloud, de l'intégration de données CAO ou de la gestion de volumes de données particulièrement importants.

Cloud privé complet : fils industriels Coats

Chez le fabricant de fil industriel Coats, SAP est le principal système ERP et 2800 utilisateurs l'utilisent dans le monde entier. En ce qui concerne l'archivage dans l'environnement ERP, Coats a utilisé pendant des années la solution d'un autre fournisseur.

Les modèles de licence changeants, les mises à jour compliquées et la nécessité de conserver des serveurs de base de données supplémentaires pour les archives ont conduit les utilisateurs, et notamment l'équipe Global Technology, à réfléchir à une alternative.

L'objectif était de remplacer l'ancien DMS propriétaire par une solution rapide et nécessitant peu de maintenance et de réaliser globalement un type d'archivage SAP allégé dans le cloud.

La PBC a trouvé le concept adéquat pour répondre à ces exigences. Le ContentServer4Storage de KGS a été introduit à l'automne 2015. La migration de l'ancienne archive vers la nouvelle, qui a duré près de trois mois, a été prise en charge par KGS grâce à Migration4ArchiveLink, le logiciel permettant d'effectuer des migrations d'archives simples et contrôlées dans l'environnement SAP. 8,6 millions de documents - commandes, ordres de production, justificatifs de matériel, etc.

Début 2016, le système SAP pour l'Amérique du Nord était entièrement connecté au ContentServer4Storage de la PBC, et à la mi-mars 2016, les autres systèmes SAP avaient également été migrés.

"Nous avons été impressionnés par la rapidité et la facilité avec laquelle le changement d'archives s'est déroulé sans interruption de l'activité".

explique Hagen Hoss, architecte Platforms and Storage Solutions au sein de l'équipe Global Technology de Coats.

En ce qui concerne le concept architectural global de l'environnement d'archivage ERP intégré, Coats occupe une position de pionnier technique parmi les entreprises de sa taille dans le monde entier.

Non seulement les systèmes SAP mondiaux - outre les États-Unis, il y en a un pour l'Europe, l'Asie de l'Est et l'Asie du Sud-Est - sont entièrement hébergés dans le cloud privé d'un opérateur de centre de données à Vienne, mais le système de gestion de l'information de l'entreprise est également hébergé dans le cloud public.

Coats a également entièrement transféré son environnement d'archivage KGS dans le nuage, les serveurs se trouvent dans le nuage Microsoft Azure en Irlande et stockent les données dans le système de fichiers Azure. Une connexion express avec une vitesse de transmission de 500 mbit garantit l'absence de problèmes de performance. La migration des données n'a donc pas non plus eu lieu dans les locaux de Coats, mais le serveur de migration KGS a été installé dans Azure et relié à l'ancienne archive.

"Nous avons simplement défini quels référentiels de contenu devaient être migrés et KGS Migration4ArchiveLink a ensuite effectué la migration sans problème".

explique Hagen Hoss.

Pour le fabricant de fil industriel, le passage au cloud est une simple question de coûts, car les serveurs loués sont nettement moins chers que ceux achetés. Actuellement, on examine où cela peut être réalisé, car dans certains pays, la loi impose de conserver les données commerciales à l'intérieur des frontières nationales. Dans ce cas, la solution serait d'ajouter des serveurs d'archives PBC installés sur site.

Hagen Hoss :

"En étroite collaboration avec Microsoft et SAP, nous préparons actuellement la migration de notre suite SAP vers Azure. À moyen terme, nous migrerons alors aussi vers S/4 Hana".

S/4 Hana dans le cloud avec fonctionnalité d'archivage intégrée - Coats serait ainsi probablement l'un des premiers à avoir réalisé une telle architecture d'avenir.

Gestion des documents à grande vitesse chez EnBW

Dans une entreprise de la taille du fournisseur d'énergie EnBW, il n'est pas exclu que des documents soient créés à partir de nombreux systèmes : d'abord à partir des différents modules du système ERP, mais aussi à partir de divers systèmes non-SAP. En outre, il existe un système de stockage de documents orienté dossiers dans SAP Folders Management, ainsi qu'un système de gestion de documents et un environnement Sharepoint.

Avec les solutions KGS, EnBW a créé une architecture d'archivage entièrement nouvelle et globale pour ces sources de documents. Le projet d'archivage se distingue avant tout par la quantité de données qu'il contient.

Le fournisseur d'énergie gère environ un demi-milliard de documents, ce qui représente une taille totale de 50 téraoctets. Parmi les 500 millions de documents stockés dans de nombreux systèmes différents, un clic de souris doit faire apparaître le bon document en une seconde sur l'écran d'un conseiller clientèle.

Cela n'est possible qu'avec des archives performantes. Lors de sa nouvelle introduction, le système a recours à des systèmes de stockage hiérarchiques existants. Cela a permis à EnBW de conserver le système de fichiers SAM-FS sous-jacent, qui comptait à l'époque une dizaine de téraoctets, avec des systèmes de stockage connectés pour l'archive à long terme.

La migration des archives s'est faite uniquement au niveau de la base de données. Les archives ont d'abord été utilisées pour le classement des documents dans le système d'inventaire, c'est-à-dire pour les différents modules SAP ISU, CRM, PM, etc. Les différents secteurs d'activité ont également mis en place des solutions de dossiers séparées pour le personnel, les marques, la construction dans SAP Folders Management, qui utilisent également le nouveau logiciel comme composant d'archivage.

À cela s'ajoute le vaste domaine des applications non-SAP, comme les systèmes de distribution. Pour que les systèmes tiers puissent utiliser le logiciel via ArchiveLink, le département informatique a programmé son propre middleware, appelé Centre de gestion documentaire (DMC).

"Nous ouvrons ainsi les archives à n'importe quel canal d'entrée".

justifie Torsten Zytowski du département IT Unités fonctionnelles et production.

"Il n'y a plus de câblage dur entre l'archive et une application spécifique comme SAP, mais le produit peut être utilisé comme archive pour tous les systèmes principaux qu'une entreprise met en place au fil du temps".

poursuit Zytowski.

Les scanners de bureau ordinaires sont également connectés aux archives via le DMC. Les documents peuvent ainsi être numérisés et classés directement dans le processus de travail quotidien.

Sur les quelque 20.000 employés d'EnBW, plus de 8.000 travaillent régulièrement à l'écran et sont donc quotidiennement confrontés à des documents numériques. Il est donc important que le système d'archivage sous-jacent fournisse de manière fiable et rapide les documents demandés.

"L'exigence de nos services internes était qu'un conseiller clientèle en front-end qui répond aux appels ait n'importe quel document standard à l'écran en une seconde. Nous atteignons aujourd'hui cet objectif"

explique Torsten Zytowski. EnBW a déjà été récompensée à plusieurs reprises pour cette performance.

Trumpf : accès aux documents CAO dans le monde entier

Une particularité du projet PBC chez le fabricant de machines-outils Trumpf est l'archivage de documents CAO répartis dans le monde entier, pour lequel PBC a conçu un nouveau concept de serveur cache.

"Lorsque nous avons dû négocier une nouvelle licence avec notre fournisseur d'archives, nous avons compris que le moment était venu de changer de technologie".

explique Volker Blum, responsable du support de base des systèmes SAP chez Trumpf.

Selon la politique de licence en vigueur jusqu'à présent, chaque utilisateur SAP correspondait à un utilisateur d'archives - une affaire coûteuse pour 7000 utilisateurs ERP. En outre, Trumpf n'a pas besoin d'une solution ECM complète, dans laquelle chaque nouvelle fonctionnalité, comme l'archivage des e-mails, doit être installée à grands frais, estime Blum.

Au lieu d'une suite ECM collaborative puissante pour tous les besoins, Trumpf mise avec KGS sur une solution légère qui repose sur une approche centrée sur SAP et qui se charge exclusivement du classement des documents en lien avec SAP.

Pour Trumpf, la conception CAO et la gestion des données CAO jouent un rôle central. Trumpf gère les sous-ensembles des machines, qui peuvent parfois être constitués de plus de 10 000 pièces, dans SAP PLM.

Ces documents doivent être sauvegardés et mis à disposition en temps voulu des services d'ingénierie situés dans 15 pays du monde entier. Un défi de taille compte tenu des fichiers très volumineux qui sont typiques de cet environnement.

Pour cela, Trumpf a mis en place, avec l'ancien DMS, une infrastructure complexe et critique en termes de performance, avec des serveurs de contenu (d'archives) et de cache.

Dieter Heger, administrateur informatique du service d'assistance de base SAP chez Trumpf :

"Si nous stockions toutes les données CAO de manière centralisée chez nous à Ditzingen, nos concepteurs répartis dans le monde entier, par exemple en Chine, devraient toujours charger l'intégralité des données CAO depuis Ditzingen via le WAN et les réenregistrer lorsqu'ils veulent continuer à travailler sur un assemblage. Il serait alors impossible de travailler de manière fluide".

C'est pourquoi Trumpf a reconstruit de manière analogue, en étroite coopération avec KGS, l'infrastructure complexe qui s'est développée au fil des ans et qui se compose de serveurs de contenu et de cache qui communiquent entre eux et avec SAP PLM.

Le remplacement des serveurs de contenu et de cache, et donc de l'infrastructure d'archivage complète sur tous les sites de construction, a constitué à lui seul une tâche exigeante, qui a précédé la migration des données proprement dite.

Comme les serveurs de cache du système précédent ne peuvent pas communiquer à 100% avec les serveurs de contenu KGS, il n'était pas possible de passer d'un site à l'autre. Au contraire, tous les serveurs de cache ont dû être remplacés avant les serveurs de contenu KGS, et ce de manière séquentielle.

Trumpf a travaillé pendant une période de transition aussi bien avec les nouveaux serveurs de cache KGS qu'avec les anciens serveurs de contenu.

"En dehors de KGS, nous n'avons trouvé aucun fabricant capable de répondre à nos exigences spécifiques dans le cadre de cette construction unique et qui ait immédiatement compris ce qui nous intéressait. Car notre infrastructure basée sur un serveur cache va bien au-delà de la fonctionnalité standard de l'archivage SAP avec ArchiveLink".

a déclaré Dieter Heger.

Chaque site dans le monde dispose désormais de son propre ContentServer4Storage KGS, qui stocke localement les pièces dont le site est responsable. Pour les pièces normalisées qui se trouvent à Ditzingen, des KGS CacheServer locaux ont été mis en place en parallèle pour mettre à disposition de telles pièces éloignées sur place.

Si les concepteurs veulent charger un sous-ensemble, ils se connectent à SAP PLM et indiquent le sous-ensemble. SAP éclate alors la nomenclature et les pièces locales sont chargées à partir du ContentServer4Storage KGS sur site, les pièces normalisées à partir du CacheServer KGS sur site.

Grâce à cette architecture, Trumpf bénéficie d'énormes avantages en termes de performance par rapport à une solution centralisée. SAP connaît chaque serveur, surveille lequel est en panne et peut basculer sur d'autres serveurs.

Le système SAP sait aussi exactement à quel site appartient un poste de travail/ordinateur donné et si l'accès se fait localement ou à distance. Après avoir remplacé tous les serveurs, Trumpf a commencé la migration proprement dite d'un total d'environ douze téraoctets de données de l'ancien système vers le nouveau à l'été 2016.

La solution KGS Migration4Archivelink a été utilisée à cet effet. Les utilisateurs n'ont absolument rien remarqué de cette migration en arrière-plan. Au total, environ 68 millions de documents commerciaux et environ sept millions de fichiers CAO ont été migrés. L'économie réalisée sur les coûts de maintenance s'élève à environ 66 %.

Knauf : Économiser sur la maintenance, les serveurs et les licences

Knauf Gips est un autre utilisateur SAP de longue date qui a étroitement intégré son environnement d'archivage dans SAP en tant que système leader et qui utilise pour cela les solutions de KGS.

Le principal moteur de l'introduction des nouvelles archives était tout d'abord de réduire les coûts de maintenance et d'exploitation. Une autre raison était la réorganisation du paysage archivistique.

"Nous avions 15 référentiels de contenu pour les différentes sociétés nationales".

explique Florian Beck, responsable du workflow et de l'archivage SAP chez Knauf.

"Dans le système DMS aussi, il fallait donc différentes bases de données. Dans SAP, nous devions toujours nous assurer que l'archivage se faisait à chaque fois dans les bons référentiels et que ceux-ci n'étaient pas non plus trop volumineux".

Après avoir opté pour KGS début 2015, la migration a eu lieu la même année. Les 15 anciens référentiels de contenu reliés à différents systèmes SAP, représentant un volume compris entre 50 et 60 millions de documents et près de six téraoctets, ont été transférés sans problème en quelques semaines des anciens serveurs d'archivage vers les nouveaux par le logiciel de migration KGS Migration4ArchiveLink. Un expert-comptable avait auparavant donné son cachet pour le changement d'archives.

Pour l'enregistrement des documents, Knauf utilise 70 ScanClients KGS au niveau international, dont 25 en Allemagne. Des scanners simples équipés des ScanClients sont également installés dans certains départements spécialisés, sur lesquels les collègues peuvent numériser les documents entrants et les associer aux documents SAP.

À l'avenir, l'objectif est de regrouper autant que possible toutes les tâches de numérisation dans les bureaux de poste centraux. Personne ne doit se rendre sur place pour administrer les ScanClients utilisés au niveau international ou pour les réinstaller sur les postes de travail.

KGS a développé à cet effet une solution d'administration, le KGS Scan Server. Grâce à lui, Florian Beck et ses collègues ont un aperçu de l'utilisation du ScanClient KGS dans tel ou tel pays et sur tel ou tel ordinateur.

Ils peuvent distribuer le logiciel à partir d'Iphofen et gérer les profils respectifs de manière centralisée. Les économies réalisées par Knauf dans le domaine de l'archivage peuvent être calculées dès la première année du changement - au cours de laquelle l'ensemble des prestations de service fournies jusqu'alors pour l'ancien système et son client ont été supprimées.

Grâce à une licence d'entreprise de KGS, chaque poste de travail SAP est automatiquement un poste d'archivage. Les licences supplémentaires, comme c'était le cas auparavant, ne sont donc plus nécessaires. La solution a donc été amortie en deux ans.