La conformité intégrée au processus plutôt qu'une obligation supplémentaire

Grâce au module complémentaire SAP de dbh dédié à la vérification des listes de sanctions, la conformité s'intègre de manière transparente dans les processus SAP existants, qu'il s'agisse des partenaires commerciaux, des banques, des personnes de contact, des pièces comptables ou des transactions en cours.

Les exigences en matière de conformité ne cessent de se multiplier

Les chaînes d'approvisionnement internationales gagnent en complexité, les tensions géopolitiques entraînent régulièrement de nouvelles sanctions, et les entreprises doivent vérifier en permanence que leurs relations commerciales ne figurent pas sur les listes de sanctions en vigueur. Cette obligation ne concerne plus, depuis longtemps, uniquement les opérations d'exportation classiques.

Les clients, fournisseurs, prestataires de services, établissements financiers et autres parties prenantes doivent également faire l'objet d'un contrôle documenté et traçable. Parallèlement, les entreprises attendent des processus automatisés qui ne ralentissent pas leurs activités opérationnelles.

C'est précisément là que l'on constate que la conformité ne doit pas être un processus supplémentaire isolé. Elle doit devenir partie intégrante de la chaîne de valeur numérique et être directement ancrée dans les processus SAP concernés.

Vérification des partenaires commerciaux directement dans SAP Business Partner

Dans les environnements SAP modernes, le partenaire commercial SAP constitue la base centrale de nombreux processus métier. Les clients, fournisseurs, prestataires de services, interlocuteurs et banques y sont gérés de manière centralisée et utilisés dans les domaines des achats, des ventes, de la logistique et de la comptabilité. L’extension dbh SLP enrichit ce processus de gestion des données de base d’un contrôle intégré des listes de sanctions. Les partenaires commerciaux sont automatiquement vérifiés par rapport aux listes de sanctions en vigueur, tant lors de la création de nouvelles données de base que lors de la modification de données existantes.

La vérification s'effectue en fonction des événements : lorsqu'un partenaire commercial est créé, enregistré ou modifié, SAP Event Mesh génère un événement correspondant. La solution dbh traite cet événement, extrait les données pertinentes via les API standard SAP et effectue la vérification. Le résultat est immédiatement renvoyé au processus métier.

En cas de correspondance, des blocages SAP définis automatiquement peuvent être activés. Il est ainsi possible, par exemple, de définir des motifs de blocage au niveau des partenaires commerciaux, des débiteurs, des créanciers ou des domaines commerciaux. Les collaborateurs responsables peuvent en outre être informés automatiquement par e-mail afin d'évaluer rapidement les cas critiques.

La documentation exhaustive de toutes les étapes de contrôle, décisions et validations permet de mettre en place un processus de conformité conforme aux exigences d'audit, caractérisé par un haut niveau de transparence et de traçabilité.

N'oubliez pas les banques et les personnes à contacter

Dans de nombreuses entreprises, le contrôle des listes de sanctions se concentre sur les clients et les fournisseurs. Or, les risques peuvent tout autant provenir des banques, des bénéficiaires, des interlocuteurs ou d’autres personnes impliquées dans les processus commerciaux.

La vérification individuelle des adresses revêt donc une importance particulière. Elle consiste à recouper non seulement les organisations, mais aussi les personnes physiques avec les listes de sanctions en vigueur. Cela peut s'avérer déterminant pour détecter à un stade précoce les manquements à la conformité, en particulier lorsqu'il s'agit de personnes de contact, de mandataires, de bénéficiaires de paiements ou d'interlocuteurs dans le cadre de relations commerciales internationales.

Grâce à l'intégration dans SAP Business Partner, il est possible de vérifier de manière centralisée et uniforme les différents rôles des partenaires et les sources d'adresses. Les entreprises bénéficient ainsi d'un processus de conformité de bout en bout, tant pour les organisations que pour les particuliers.

Il en résulte une plus grande transparence, une base de données cohérente ainsi qu'une documentation uniforme de tous les processus de contrôle et de validation.

Quand la conformité met un terme à la mission

Les risques liés à la conformité ne surviennent pas uniquement lors de l'établissement d'une relation avec un partenaire commercial. Des situations critiques peuvent également se présenter au cours des processus opérationnels, par exemple lorsqu'un partenaire commercial figure a posteriori sur une liste de sanctions ou lorsque de nouvelles exigences réglementaires entrent en vigueur.

C'est pourquoi la vérification des données des documents prend de plus en plus d'importance. Qu'il s'agisse de commandes client, de livraisons, de commandes d'achat ou d'autres documents commerciaux, la vérification intégrée des listes de sanctions surveille automatiquement les processus opérationnels SAP et détecte rapidement les situations critiques.

Les données pertinentes issues des documents sont transmises au module de contrôle et validées par rapport aux listes de sanctions en vigueur. En cas de correspondance, des processus de suivi prédéfinis peuvent être déclenchés – allant de l’affichage d’avertissements et de notifications jusqu’au blocage automatique des processus de vente ou d’achat. Il est ainsi possible, par exemple, de bloquer des documents commerciaux ou de suspendre des commandes jusqu’à l’évaluation finale de conformité. Cela empêche que des livraisons soient effectuées ou que des processus en aval soient lancés avant qu’une évaluation conforme à la législation ait été réalisée.

La transparence grâce au suivi et à la documentation

La conformité ne s'arrête pas à la vérification proprement dite. Le module complémentaire dbh SLP met à disposition un outil de suivi centralisé dans lequel les résultats en suspens, les blocages, les validations et les décisions manuelles sont clairement présentés.

Les responsables de la conformité bénéficient d'une vue d'ensemble transparente des dossiers en cours d'examen et peuvent piloter les mesures de manière ciblée. Toutes les activités sont documentées de manière conforme aux exigences d'audit et sont disponibles pour les audits ainsi que pour les processus de contrôle interne.

On obtient ainsi une chaîne de traçabilité fiable, qui répond aussi bien aux exigences réglementaires qu'aux directives internes en matière de gouvernance.

« Keep the Core Clean » avec SAP BTP

Comme pour les autres solutions SAP proposées par dbh, la vérification des listes de sanctions s'appuie également sur une architecture évolutive.

Grâce à l'utilisation de SAP Event Mesh, d'API standard et d'une extension « side-by-side » sur la SAP Business Technology Platform, l'intégration s'effectue sans intervention en profondeur dans le cœur du système SAP. Les extensions restent compatibles avec les mises à jour, faciles à maintenir et évolutives.

Les entreprises peuvent ainsi mettre en œuvre des innovations tout en appliquant rigoureusement le principe „ Keep the Core Clean “.

La conformité, partie intégrante de la création de valeur

Les exigences en matière de vérification des listes de sanctions vont continuer à s'accroître. Les entreprises ont donc besoin de solutions qui respectent les exigences légales tout en s'intégrant parfaitement dans leurs processus métier existants.

En intégrant les contrôles de conformité directement dans le partenaire commercial, les données de base et les documents opérationnels, une obligation réglementaire se transforme en un processus d'entreprise automatisé. Les partenaires commerciaux, les banques, les particuliers, les commandes, les livraisons et les bons de commande sont intégrés dans une stratégie de conformité cohérente.

Résultat : une réduction des tâches manuelles, une plus grande transparence, des temps de réaction plus courts et une sécurité accrue dans le cadre des activités internationales. Parallèlement, les entreprises posent les bases d'une architecture de conformité pérenne, alliant exigences réglementaires et processus métier efficaces.