El cumplimiento normativo como parte del proceso, en lugar de como una obligación adicional

Con el complemento de dbh para SAP destinado a la verificación de listas de sanciones, el cumplimiento normativo se integra a la perfección en los procesos existentes de SAP: desde socios comerciales y bancos, pasando por personas de contacto, hasta documentos operativos y transacciones en curso.

Los requisitos de cumplimiento normativo siguen aumentando

Las cadenas de suministro internacionales son cada vez más complejas, las tensiones geopolíticas dan lugar con frecuencia a nuevas sanciones y las empresas deben comprobar continuamente que sus relaciones comerciales se ajustan a las listas de sanciones vigentes. Esta obligación ya hace tiempo que no se limita únicamente a las operaciones de exportación tradicionales.

Asimismo, es necesario documentar y verificar de forma trazable a los clientes, proveedores, prestadores de servicios, entidades financieras y demás partes implicadas. Al mismo tiempo, las empresas esperan contar con procesos automatizados que no frenen la actividad operativa.

Es precisamente aquí donde queda patente que el cumplimiento normativo no debe ser un proceso adicional aislado. Debe convertirse en una parte integral de la cadena de valor digital y estar directamente integrado en los procesos pertinentes de SAP.

Verificación de socios comerciales directamente en SAP Business Partner

En los entornos SAP modernos, el SAP Business Partner constituye la base fundamental de numerosos procesos empresariales. Los clientes, proveedores, prestadores de servicios, personas de contacto y entidades bancarias se gestionan de forma centralizada y se utilizan en las áreas de compras, ventas, logística y finanzas. El complemento dbh SLP amplía este proceso de datos maestros con una comprobación integrada de listas de sanciones. Los socios comerciales se comparan automáticamente con las listas de sanciones vigentes, tanto al crear nuevos registros como al modificar los datos maestros existentes.

La comprobación se realiza en función de los eventos: cuando se crea, se guarda o se modifica un socio comercial, SAP Event Mesh genera el evento correspondiente. La solución dbh procesa este evento, lee los datos relevantes a través de las API estándar de SAP y lleva a cabo la comprobación. El resultado se devuelve inmediatamente al proceso de negocio.

En caso de coincidencias, se pueden aplicar automáticamente bloqueos definidos en SAP. De este modo, por ejemplo, se pueden establecer motivos de bloqueo a nivel de interlocutor comercial, deudor, acreedor o área de ventas. Además, se puede informar automáticamente por correo electrónico a los empleados responsables para que evalúen los casos críticos con la mayor brevedad posible.

La documentación exhaustiva de todos los pasos de la verificación, las decisiones y las autorizaciones da lugar a un proceso de cumplimiento normativo a prueba de auditorías, con un alto grado de transparencia y trazabilidad.

No te olvides de los bancos y las personas de contacto

En muchas empresas, la verificación de las listas de sanciones se centra en los clientes y los proveedores. Sin embargo, los riesgos también pueden provenir de bancos, beneficiarios de pagos, personas de contacto u otras personas que participen en los procesos empresariales.

Por ello, la verificación individual de direcciones reviste especial importancia. En este proceso, no solo se comprueba si las organizaciones, sino también las personas físicas, figuran en las listas de sanciones vigentes. Esto puede resultar decisivo, sobre todo en el caso de personas de contacto, representantes autorizados, destinatarios de pagos o personas de contacto en las relaciones comerciales internacionales, para detectar a tiempo los incumplimientos normativos.

Gracias a la integración en SAP Business Partner, es posible verificar de forma centralizada y uniforme los distintos roles de los socios y las fuentes de direcciones. De este modo, las empresas disponen de un proceso de cumplimiento normativo integral tanto para organizaciones como para particulares.

El resultado es una mayor transparencia, una base de datos coherente y una documentación unificada de todos los procesos de verificación y aprobación.

Cuando el cumplimiento normativo paraliza el encargo

Los riesgos de cumplimiento normativo no solo surgen al establecer una relación comercial con un socio. También pueden producirse situaciones críticas durante el desarrollo de los procesos comerciales, por ejemplo, si un socio aparece posteriormente en una lista de sanciones o si entran en vigor nuevas disposiciones normativas.

Por eso, la verificación de los datos de los documentos está cobrando cada vez más importancia. Ya se trate de pedidos de cliente, entregas, pedidos de compra u otros documentos comerciales, la verificación integrada de listas de sanciones supervisa de forma automatizada los procesos operativos de SAP y detecta a tiempo las situaciones críticas.

En este proceso, los datos relevantes de los documentos se transfieren al componente de verificación y se comparan con las listas de sanciones vigentes. En caso de coincidencia, se pueden activar los procesos de seguimiento definidos, que van desde avisos de advertencia y notificaciones hasta el bloqueo automático de los procesos de ventas o compras. De este modo, por ejemplo, se pueden bloquear los documentos de venta o retener los pedidos hasta que se haya realizado la evaluación definitiva de cumplimiento normativo. Así se evita que se efectúen entregas o se inicien procesos posteriores antes de que se haya llevado a cabo una evaluación que garantice la seguridad jurídica.

Transparencia mediante el seguimiento y la documentación

El cumplimiento normativo no termina con la propia auditoría. El complemento dbh SLP ofrece para ello un panel de control centralizado en el que se muestran de forma clara las coincidencias pendientes, los bloqueos, las autorizaciones y las decisiones manuales.

Los responsables de cumplimiento normativo obtienen una visión general transparente de los casos de auditoría en curso y pueden gestionar las medidas de forma específica. Todas las actividades se documentan de forma que quede constancia para futuras revisiones y están disponibles para auditorías y procesos de control interno.

De este modo se crea una cadena de trazabilidad sólida que cumple tanto con los requisitos normativos como con las directrices internas de gobernanza.

Mantén el núcleo limpio con SAP BTP

Al igual que con el resto de soluciones SAP de dbh, en la verificación de listas de sanciones también se hace hincapié en un enfoque arquitectónico preparado para el futuro.

Gracias al uso de SAP Event Mesh, las API estándar y una extensión «side-by-side» en la SAP Business Technology Platform, la integración se lleva a cabo sin necesidad de intervenir profundamente en el núcleo de SAP. Las extensiones siguen siendo actualizables, fáciles de mantener y escalables.

De este modo, las empresas pueden poner en práctica innovaciones y, al mismo tiempo, aplicar de forma coherente el principio „Keep the Core Clean“.

El cumplimiento normativo como parte integral de la creación de valor

Los requisitos relativos a las comprobaciones de listas de sanciones seguirán aumentando. Por ello, las empresas necesitan soluciones que cumplan con los requisitos legales y, al mismo tiempo, se integren a la perfección en los procesos empresariales existentes.

Al integrar las comprobaciones de cumplimiento normativo directamente en el socio comercial, en los datos maestros y en los documentos operativos, lo que antes era una obligación reglamentaria se convierte en un proceso empresarial automatizado. Los socios comerciales, los bancos, las personas físicas, los encargos, las entregas y los pedidos se integran en una estrategia de cumplimiento normativo coherente.

El resultado: menos trabajo manual, mayor transparencia, tiempos de respuesta más rápidos y mayor seguridad en los negocios internacionales. Al mismo tiempo, las empresas sientan las bases para una arquitectura de cumplimiento normativo preparada para el futuro, que combine los requisitos normativos con unos procesos empresariales eficientes.