SAP Concur à l'ère des agents IA

Bien avant que l'intelligence artificielle ne fasse son apparition dans les salles de réunion, Concur s'était déjà fixé pour objectif de réduire les tâches manuelles, de simplifier les processus pour les employés et d'intégrer la conformité directement dans la réservation des voyages et le traitement des notes de frais.

Aujourd'hui, cette vision est plus tangible que jamais. Grâce à l'intelligence artificielle générative et agentique, l'automatisation évolue vers une autonomie fiable et fondée sur des règles. Les agents IA sont déjà capables de comprendre le contexte, de recommander des mesures, de les mettre en œuvre dans le respect de règles définies et d’agir de manière proactive. Mais malgré tous les progrès de la technologie, l’autonomie adaptée aux entreprises ne résulte pas principalement de l’intelligence artificielle seule, mais des processus, du contexte de l’entreprise et des données qui guident leurs actions de manière fiable.

De l'automatisation à l'autonomie

Au cours de la première phase de la transformation numérique des voyages d'affaires, l'accent a été mis sur l'automatisation grâce à des flux de travail basés sur des règles. La réduction du travail manuel et la standardisation des processus ont déjà permis de réaliser des gains d'efficacité tangibles. Les collaborateurs devaient toutefois continuer à gérer eux-mêmes les exceptions, les décisions et les validations. L'IA agentielle entraîne un changement de paradigme. Les agents intelligents peuvent collecter des données et des signaux provenant de systèmes interconnectés, interpréter les intentions et agir de manière coordonnée au-delà des limites des systèmes. Pour le remboursement des frais de déplacement, cela signifie une transition des systèmes numériques qui saisissent les justificatifs et appliquent des règles vers des systèmes qui orchestrent un processus de bout en bout.

Les dépenses sont vérifiées, leur conformité est garantie et les validations sont déclenchées, tandis que la technologie apprend en permanence des résultats obtenus, dans le cadre de limites clairement définies. Ainsi, le traitement des notes de frais n'est pas seulement plus rapide : il commence à se faire tout seul.

Pourquoi l'IA ne suffit pas à elle seule

Pour que les agents IA puissent agir de manière autonome au sein de l'entreprise, il ne suffit pas de disposer de la technologie : il faut aussi pouvoir compter sur leur fiabilité. En effet, les processus liés aux voyages d'affaires sont étroitement liés aux exigences réglementaires, au droit fiscal, aux contrôles internes et aux obligations d'audit. Par ailleurs, ils s’étendent sur différentes juridictions, devises, hiérarchies de validation et politiques d’entreprise.

Sans bases solides, une approche fondée sur l'IA atteint rapidement ses limites : l'absence de processus clairs engendre l'imprévisibilité. L'absence de gouvernance engendre des risques. Lorsqu'une IA agit de manière autonome, elle doit respecter à la fois les exigences telles que la réglementation fiscale, les obligations en matière de documentation, la protection des données et les directives spécifiques à l'entreprise.

C'est précisément là que de nombreux discours sur l'IA échouent. Ils mettent l'accent sur l'intelligence, mais sous-estiment les connaissances institutionnelles, la maturité des processus et la qualité des données. L'IA agentielle ne révèle toute sa valeur que lorsqu'elle opère dans un cadre éprouvé et conforme aux règles.

Avantage de SAP Concur

Au fil des ans, SAP Concur a mis en place des bonnes pratiques pour les processus liés à la réservation de voyages et au calcul des frais de déplacement dans divers secteurs et marchés. La conformité, la traçabilité et le contrôle sont au cœur de la plateforme depuis le début.

Cela permet d'obtenir un élément essentiel pour l'IA agentique : un ensemble complet de données sur les habitudes de dépenses à l'échelle mondiale, les politiques et la conformité, issu de processus standardisés. Ces flux de données permettent non seulement aux systèmes d'IA de reconnaître des modèles, mais aussi de comprendre le contexte commercial et d'agir en conséquence.

SAP Concur ne se contente donc pas d'intégrer l'intelligence artificielle aux processus de réservation de voyages et de gestion des notes de frais. La plateforme intègre SAP Business AI dans une couche de processus déjà bien établie. C'est cette base qui fait toute la différence, car l'autonomie ne commence pas par les algorithmes, mais par la conception des processus. Il en résulte une évolution contrôlée, passant de l'assistance à la délégation, puis à l'exécution entièrement autonome.

L'évolution plutôt que le Big Bang

La transformation des processus liés aux voyages d'affaires ne se fait pas du jour au lendemain, mais progressivement. À chaque étape, SAP Concur renforce le soutien apporté par l'intelligence artificielle et, par là même, l'autonomie des processus.

Les fonctionnalités d'IA et les agents basés sur Joule, directement intégrés à la plateforme, contribuent d'ores et déjà à interpréter les documents, à fournir des conseils adaptés au contexte et à accompagner les décisions de manière proactive. Ils permettent ainsi dès aujourd'hui de réduire la charge de travail et posent les bases d'une action complète et fiable des agents IA de demain.

Processus autonome de gestion des voyages d'affaires

Et à quoi ressemble la situation cible ? Le décompte des frais de déplacement illustre parfaitement la direction prise : dans le cadre d’un processus autonome basé sur l’IA, l’employé se contente de saisir une dépense. Le système prend ensuite le relais. Il lit et interprète le justificatif, comprend le contexte commercial, vérifie la logique fiscale et les directives, déclenche les validations, signale et explique les exceptions, et documente chaque étape de manière transparente pour la vérification et le contrôle finaux.

Chacun change de rôle et passe de l'exécution à la direction. Les collaborateurs se concentrent sur les tâches à valeur ajoutée, les cadres interviennent lorsque le jugement humain est nécessaire, et le service financier conserve une transparence totale et assume pleinement ses responsabilités.

Cela ne remplace pas les êtres humains

Il ne s'agit pas de remplacer les humains par l'IA, mais de les décharger des tâches manuelles répétitives tout en garantissant la fiabilité, la conformité et la responsabilité. L’humain reste l’instance décisive. „ Le décompte des frais de déplacement qui se fait pratiquement tout seul “ a toujours été plus qu’un simple slogan. C’est une vision à long terme qui s’enracine dans l’excellence des processus, et non dans un engouement technologique.

Au fil du temps, cette vision a évolué pour aboutir à des réservations de voyages et à des déclarations de frais de déplacement qui se gèrent presque toutes seules, dans le cadre d'un processus de bout en bout dans la gestion des voyages d'affaires. L'intelligence artificielle agentique ne modifie pas cette vision. Elle la rend possible.

Voyage d'affaires en voiture

Les solutions SAP Concur allient une expertise sectorielle approfondie, des processus éprouvés et des données structurées. Cela leur confère une position unique pour mettre en œuvre l'autonomie d'une manière à laquelle les entreprises peuvent faire confiance.

L'avenir du voyage d'affaires n'est pas seulement intelligent. Il est autonome, conforme aux réglementations et conçu pour les entreprises. Et, petit à petit, il devient réalité. (Source : SAP Concur)