SAP Concur en la era de los agentes de IA

Mucho antes de que la inteligencia artificial se convirtiera en un tema de debate en las salas de juntas, Concur ya se había fijado el objetivo de reducir el trabajo manual, simplificar los procesos para los empleados e integrar el cumplimiento normativo directamente en la reserva de viajes y la liquidación de gastos de viaje.

Hoy en día, esta visión es más tangible que nunca. Gracias a la inteligencia artificial generativa y basada en agentes, la automatización está evolucionando hacia una autonomía fiable y basada en reglas. Los agentes de IA ya son capaces de comprender el contexto, recomendar medidas, ejecutarlas dentro de unas reglas definidas y actuar de forma proactiva. Sin embargo, por mucho que haya avanzado la tecnología, la autonomía apta para las empresas no surge principalmente de la inteligencia artificial por sí sola, sino de los procesos, el contexto empresarial y los datos que controlan su actuación de forma fiable.

De la automatización a la autonomía

En la primera fase de la transformación digital de los viajes de negocios, la atención se centró en la automatización mediante flujos de trabajo basados en reglas. La reducción del trabajo manual y la estandarización de los procesos ya aportaron las primeras mejoras notables en la eficiencia. Sin embargo, los empleados seguían teniendo que gestionar por sí mismos las excepciones, las decisiones y las autorizaciones. La IA agentiva está provocando un cambio de paradigma. Los agentes inteligentes pueden recopilar datos y señales de sistemas interconectados, interpretar intenciones y actuar de forma coordinada más allá de los límites del sistema. Para la liquidación de gastos de viaje, esto supone un cambio de los sistemas digitales que registran comprobantes y aplican reglas a sistemas que orquestan un proceso integral.

Se revisan los gastos, se garantiza su conformidad y se inician los procesos de aprobación, mientras que la tecnología aprende continuamente de los resultados dentro de unos límites claramente definidos. De este modo, la liquidación de gastos de viaje no solo se realiza más rápido, sino que empieza a gestionarse por sí sola.

Por qué la IA por sí sola no es suficiente

Para que los agentes de IA puedan actuar de forma autónoma en la empresa, se necesita algo más que tecnología: se necesita fiabilidad. Y es que los procesos de viajes de negocios están estrechamente vinculados a los requisitos normativos, la legislación fiscal, los controles internos y las obligaciones de auditoría. Al mismo tiempo, abarcan diferentes jurisdicciones, divisas, jerarquías de autorización y políticas corporativas.

Sin una base sólida, un enfoque impulsado por la IA alcanza rápidamente sus límites: sin procesos claros, surge la imprevisibilidad. Sin gobernanza, surge el riesgo. Cuando una IA actúa de forma autónoma, debe cumplir por igual requisitos como la normativa fiscal, las obligaciones de documentación, la protección de datos y las directrices específicas de la empresa.

Muchas narrativas sobre la IA fracasan precisamente en este punto. Ponen el énfasis en la inteligencia, pero subestiman el conocimiento institucional, la madurez de los procesos y la calidad de los datos. La IA autónoma solo despliega todo su valor cuando opera dentro de un marco probado y que cumple con la normativa.

Ventaja de SAP Concur

A lo largo de los años, SAP Concur ha establecido buenas prácticas para los procesos relacionados con la reserva de viajes y la liquidación de gastos de viaje en diversos sectores y mercados. El cumplimiento normativo, la verificabilidad y el control forman parte del núcleo de la plataforma desde el principio.

Esto genera algo fundamental para la IA agentiva: un conjunto de datos exhaustivo sobre patrones de gasto globales, políticas y datos de cumplimiento normativo, derivado de procesos estandarizados. Estos flujos de datos no solo permiten a los sistemas de IA reconocer patrones, sino también comprender el contexto empresarial y actuar en consecuencia.

Por lo tanto, SAP Concur no se limita a incorporar la inteligencia artificial a los flujos de trabajo de reserva de viajes y liquidación de gastos. La plataforma integra SAP Business AI en una capa de procesos ya consolidada. Esta base marca la diferencia, ya que la autonomía no comienza con los algoritmos, sino con el diseño de los procesos. El resultado es una evolución controlada que va desde la asistencia, pasando por la delegación, hasta la ejecución totalmente autónoma.

La evolución en lugar del Big Bang

La transformación de los procesos de viajes de negocios no se produce de la noche a la mañana, sino de forma gradual. SAP Concur aumenta, en cada paso, el apoyo que brinda la inteligencia artificial y, con ello, la autonomía de los procesos.

Las funciones de IA y los agentes basados en Joule, integrados directamente en la plataforma, ya ayudan a interpretar documentos, ofrecer asesoramiento contextualizado y acompañar de forma proactiva la toma de decisiones. De este modo, ya hoy en día reducen la carga de trabajo y sientan las bases para que los agentes de IA del futuro actúen de forma integral y fiable.

Proceso autónomo de gestión de viajes de negocios

¿Y cuál es el objetivo final? La liquidación de gastos de viaje ilustra perfectamente hacia dónde nos dirigimos: en un proceso autónomo basado en la inteligencia artificial, el empleado solo tiene que registrar un gasto. A partir de ahí, el sistema se encarga de todo. Lee e interpreta el comprobante, comprende el contexto empresarial, comprueba la lógica fiscal y las directrices, inicia las autorizaciones, señala y explica las excepciones y documenta cada paso de forma transparente para la revisión y el control finales.

El personal cambia de función y pasa a dirigir, en lugar de limitarse a ejecutar. Los empleados se centran en tareas que aportan valor añadido, los directivos intervienen cuando se requiere criterio humano, y el departamento financiero mantiene una transparencia y una responsabilidad totales.

No sustituye a las personas

No se trata de sustituir a las personas por la IA, sino de liberarlas de tareas manuales y repetitivas, garantizando al mismo tiempo la fiabilidad, el cumplimiento normativo y la responsabilidad. El ser humano sigue siendo la instancia decisiva. „La liquidación de gastos de viaje que prácticamente se hace sola“ siempre ha sido más que un eslogan. Es una visión a largo plazo que se basa en la excelencia de los procesos, no en el bombo tecnológico.

Con el tiempo, esta visión ha evolucionado hacia la reserva de viajes y la liquidación de gastos de viaje, que se gestionan casi de forma automática, como un proceso integral de principio a fin en la gestión de los viajes de negocios. La inteligencia artificial agencial no altera esta visión. La hace posible.

Viaje de negocios por cuenta propia

Las soluciones de SAP Concur combinan una profunda experiencia en el sector, procesos consolidados y datos estructurados. Esto les confiere una posición privilegiada para poner en práctica la autonomía de tal manera que las empresas puedan confiar en ella.

El futuro de los viajes de negocios no solo es inteligente. Es autónomo, cumple con la normativa y está diseñado para las empresas. Y, poco a poco, se está convirtiendo en realidad. (Fuente: SAP Concur)