Gagner du temps, économiser de l'argent, devenir agile

L'informatique d'entreprise devient ainsi globalement beaucoup plus agile et peut, outre la transformation vers SAP S/4 Hana et SAP C/4, prendre en charge des scénarios commerciaux importants et réduire massivement les efforts qui y sont liés.

L'achat et la vente d'entreprises et de secteurs d'activité font désormais partie de la boîte à outils agile des managers. Mais ce qui constitue déjà un défi au niveau des contrats et des processus est un véritable problème pour l'informatique. En effet, elle hérite du paysage informatique des entreprises ou des parties d'entreprises rachetées et doit les intégrer. Et elle doit veiller à ce qu'en cas de vente ou d'essaimage, la propriété intellectuelle soit préservée et que l'acheteur puisse travailler avec les informations transmises.

Lors de fusions et d'acquisitions, il faut décider quelles applications doivent être reprises par l'entreprise rachetée, par exemple parce qu'elles présentent des avantages par rapport aux siennes, et lesquelles ne sont plus nécessaires. La question de savoir quelles données et quels documents l'acheteur doit migrer vers ses systèmes vivants est directement liée à cela.

Les défis à relever : Anciens systèmes

La poursuite de l'exploitation des anciens systèmes dans les entreprises est l'une des principales raisons pour lesquelles 80% du budget informatique total est généralement consacré à la seule exploitation. A cela s'ajoutent les risques de conformité et de sécurité, lorsque les systèmes repris ne peuvent plus être entretenus de manière fiable ou que les patchs de sécurité ne peuvent plus être appliqués ou seulement de manière très irrégulière. Et la mise à niveau, par exemple pour répondre aux exigences d'effacement du RGPD, n'est techniquement plus possible pour de nombreux anciens systèmes ou n'est réalisable qu'à très grands frais. Du point de vue de l'acheteur, il s'agit donc avant tout de ne reprendre que les données qui sont réellement pertinentes pour l'exploitation opérationnelle et de conserver les informations historiques dans un environnement propre et juridiquement sûr, afin de pouvoir désactiver les anciens systèmes. Mais l'intérêt de l'acheteur va encore plus loin et, dans le cas d'une spin-off, il coïncide même avec l'intérêt de l'ancienne société mère, par exemple lorsque celle-ci a pour objectif d'introduire en bourse une branche d'activité en tant qu'entreprise indépendante. La nouvelle entreprise a deux intérêts fondamentaux : La liberté de choix du futur système ERP et la minimisation du stock de données opérationnelles à transformer. Des investissements forcés dans des systèmes et des projets surdimensionnés peuvent fortement entraver le démarrage.

Gouvernance des données

Les différents intérêts de l'acheteur et du vendeur peuvent être regroupés sous le terme de gouvernance et être conciliés à l'aide de JiVS IMP. Pour transmettre à l'acheteur toutes les données et tous les documents pertinents, il faut parfois rechercher dans d'immenses bases de données aux structures différentes et les sélectionner ensuite de manière judicieuse. Ces énormes quantités de données et les différents formats de données sont typiques des environnements SAP qui se sont développés. Il n'est pas rare de trouver des systèmes ERP avec un stock de données accumulé sur 20 ans ou plus, dans plus de 80 000 tables, qui ont subi trois migrations et présentent donc des structures différentes. La sélection et le filtrage des données et des documents concernés par les méthodes habituelles sont d'autant plus complexes.

Toutes les informations pertinentes pour une vente ne se trouvent pas dans la base de données en ligne du système SAP. De nombreux clients SAP ont créé des archives, appelées fichiers ADK. Il n'est toutefois pas possible d'y effectuer une sélection au niveau de l'enregistrement ou du document individuel. Mais ils contiennent très probablement des informations qui, selon le contrat, appartiennent à l'acheteur. Pour que celui-ci puisse y accéder, il doit avoir accès à ces archives. Cela donne lieu à de vastes accords de services transitoires (Transitional Service Agreements, TSA) qui règlent dans les moindres détails les questions de confidentialité et de sécurité technique. L'horizon temporel de ces accords peut s'étendre sur des décennies. Comme le contenu des archives ADK ne peut être lu que par l'application SAP correspondante, les réglementations concernant l'accès externe par l'acheteur doivent également se référer au niveau de l'application.

La problématique TSA peut en outre compliquer les projets de transformation à venir vers SAP S/4. En effet, du point de vue de l'acheteur, l'accès aux archives ADK doit être garanti même après la transformation. Dans un tel scénario, il ne reste au vendeur qu'à dissoudre les archives ADK concernées, à transformer les données et les documents qu'elles contiennent et à -filtrer la partie qui concerne l'acheteur afin de la transférer. Avec les approches classiques, c'est compliqué et coûteux. Avec l'aide du turbo-extracteur (voir encadré, page 48) et des fonctionnalités de la plateforme JiVS IMP, l'opération est en revanche beaucoup plus simple, plus rapide et moins coûteuse.

ERP et plus : PLM, CRM, CAD

Si l'on considère que cette situation ne se limite généralement pas au monde SAP, mais qu'elle concerne également d'autres systèmes tels que les solutions PLM ou CAO ou d'autres systèmes ERP, il devient évident que derrière tous ces défis pratiques se cache un seul et même problème fondamental : celui de lier les informations historiques à leurs systèmes d'origine. JiVS IMP, en revanche, sépare systématiquement les niveaux des systèmes et des informations et contribue à relever les défis mentionnés bien plus facilement et rapidement qu'auparavant.

La consolidation des environnements système SAP n'est pas un projet purement technique. Les entreprises y associent plutôt des objectifs stratégiques et de gestion : La centralisation doit permettre de réduire la complexité, de diminuer les frais de maintenance, d'administration et les coûts correspondants et d'accélérer les innovations. Ainsi, la consolidation d'environnements SAP répartis dans le monde entier offre la possibilité d'implémenter plus rapidement des modifications et des développements et de les mettre à disposition globalement. Toutefois, ces objectifs ne peuvent être atteints que si les systèmes hérités sont mis hors service.

Parallèlement, la mise hors service des anciens systèmes liée à la consolidation offre la possibilité de décharger durablement le système SAP central alors en tête des données et documents qui ne sont plus traités dans l'exploitation opérationnelle. L'ampleur de ce potentiel de réduction peut être déterminée de manière largement automatisée à l'aide de JiVS IMP. La plate-forme permet donc non seulement de mettre hors service les anciens systèmes, mais aussi de procéder en continu à l'attribution de droits aux systèmes cibles.

Optimisation de la qualité des données

Les projets de consolidation des centres de données commencent par un inventaire et une analyse complets de l'environnement des applications et des systèmes. Lesquels peuvent réellement être déplacés vers le site central sans modifications majeures ? Y a-t-il des réglementations et des lois locales qui interdisent le déménagement parce que les données associées à certaines transactions ou personnes, comme celles de la comptabilité financière ou des ressources humaines, ne peuvent pas franchir les frontières nationales ?

Toutes ces considérations mettent en péril le véritable objectif de la consolidation, à savoir la centralisation, et risquent de rendre également le déménagement partiel très complexe, et donc lourd et coûteux. En effet, de nombreux sites ne peuvent pas être fermés tant qu'une solution n'a pas été trouvée pour les données et les documents anciens. Toutefois, si les informations des systèmes et applications hérités sont transférées vers JiVS IMP, y sont conservées et gérées de manière légale, les sites peuvent être dissous et consolidés.

Un client, de nombreux enregistrements et des enregistrements différents, de sorte que les entreprises partent du principe qu'il y a plusieurs clients au lieu d'un seul et même. Même les analyses ne permettent pas de déterminer la relation entre les enregistrements. Soyons honnêtes : quel client SAP existant ne connaît pas du tout cette situation ? Les raisons sont multiples : orthographes différentes ou erronées, structures de données différentes dans différents systèmes, objets commerciaux modifiés ou nouveaux qui, comme dans S/4 Hana, réunissent les objets client et fournisseur, auparavant séparés, dans le nouvel objet commercial partenaire.

Or, l'analyse détaillée des données est la condition sine qua non pour optimiser les processus numériques, les nouveaux produits et services numériques. Mais si l'on ne dispose pas d'un aperçu correct de l'historique d'achat d'un client, par exemple, on ne pourra pas l'aborder avec les bonnes offres et le bon niveau de personnalisation. En bref, la base des modèles commerciaux numériques fait défaut.

Conclusion

JiVS IMP permet aux clients SAP existants d'analyser leurs données et leur qualité en un clic et de les corriger, par exemple en éliminant les doublons, ou de les optimiser en les enrichissant à partir d'autres sources pertinentes pour l'entreprise. L'intégration transparente d'informations historiques provenant de SAP et de systèmes tiers dans le nouvel univers S/4 permet d'obtenir une véritable vue à 360 degrés des données et de tous les objets commerciaux.