Pris en flagrant délit

Pourtant, les résultats d'une étude récente de l'organisation SAP-Concur montrent que les petites tricheries dans les notes de frais sont souvent prises à la légère par les collaborateurs. En Allemagne, plus de la moitié des salariés, soit 53 %, n'ont rien à redire à la fraude sur les frais et sont donc particulièrement insouciants par rapport à l'Europe.

En moyenne, les personnes interrogées en Allemagne estiment qu'il est acceptable de présenter un décompte sciemment erroné jusqu'à un montant de 106 euros. Les indications des personnes interrogées en Suisse sont encore plus surprenantes : Ici, 54 % indiquent même que la tricherie dans les notes de frais est acceptable - pour 12 % jusqu'à 100 CHF. En Autriche, le pays voisin, seuls 39 % des collaborateurs estiment que les fausses déclarations dans les notes de frais sont acceptables, mais ils considèrent néanmoins qu'en moyenne, les déclarations supplémentaires sont acceptables jusqu'à un montant de 92 euros.

Gestion des voyages

"Dans de nombreuses entreprises, les travel managers et les équipes financières consacrent beaucoup de temps et de ressources à la vérification des dépenses des collaborateurs. Cela est dû non seulement à l'absence de directives, mais aussi au manque de formation continue et de perfectionnement des collaborateurs. Si les entreprises se penchent sérieusement sur la question, elles peuvent combler les lacunes en matière de connaissances et augmenter la satisfaction des collaborateurs.", déclare Götz Reinhardt, Managing Director MEE de l'organisation SAP-Concur. "Des solutions intelligentes de gestion des dépenses, telles que Concur Detect by Oversight, permettent également d'identifier plus rapidement les schémas de fraude et d'aider les travel managers et les équipes financières à adapter leurs politiques grâce à l'analyse des données. Il s'agit d'une étape essentielle pour prévenir les futures fraudes aux frais et garder une longueur d'avance sur la concurrence."

Créativité et ignorance

Lorsque les employés font de fausses déclarations dans les notes de frais, ils font preuve de créativité et c'est précisément ce qui rend difficile pour les entreprises de découvrir des schémas de fraude et d'identifier les brebis galeuses. Au regard des résultats de l'étude, cinq types de frais se dessinent, pour lesquels la tricherie est particulièrement fréquente : De nombreux collaborateurs de la région DACH ont déjà arrondi des frais kilométriques. Un autre moyen souvent utilisé pour augmenter la somme remboursée est de présenter des notes de restaurant privées ou des frais d'équipement de bureau à usage privé. Les personnes interrogées déduisent ainsi les boissons alcoolisées qui ne sont pas couvertes par la directive sur les dépenses.

Les formes de fraude aux frais sont aussi diverses que les
également les motivations des collaborateurs. Tandis que la plupart d'entre eux ont donné leur
Si certains sont victimes de leur propre ignorance, d'autres agissent en toute connaissance de cause. Les chiffres actuels indiquent que beaucoup se laissent guider par leur propre conception de la justice.

Outils d'IA

Les problèmes liés à la fraude aux frais ne sont pas uniquement dus au comportement des collaborateurs qui, souvent, ne connaissent pas du tout en détail les politiques de voyage et de dépenses. Près d'un quart des décideurs en matière de voyages et de finances indiquent que leur gestion des dépenses n'est pas numérisée et qu'ils ne disposent pas des données nécessaires pour détecter les fraudes en matière de dépenses.

L'absence de numérisation entraîne en outre des frais de personnel élevés : Les travel managers et les équipes financières doivent consacrer jusqu'à deux jours de travail par semaine à la détection des cas de fraude et à la réaction aux questions de conformité.

Si le passage à l'intelligence artificielle est lent, c'est aussi parce que les nouveaux outils soulèvent encore des questions. Près de la moitié des décideurs dans le domaine du voyage et des finances s'inquiètent de l'impact sur la sécurité et/ou la protection des données. De même, près de la moitié d'entre eux craignent que les outils d'IA ne conduisent à des conclusions erronées.