Fecha límite SAP: 2027: ¿oportunidad estratégica o costoso apalancamiento?

El plazo de apoyo obliga a las empresas a dar un paso que a menudo parece más una fecha límite impuesta que una decisión estratégica.

La fecha límite de 2027 es actualmente el argumento de venta más fuerte de SAP, pero en realidad no debería serlo. S/4 Hana no tiene que ver principalmente con la tecnología, sino con la viabilidad futura de toda la empresa. Sin embargo, quien sólo actúe por miedo al fin del soporte está cayendo en una trampa peligrosa: la inversión difícilmente puede justificarse entonces con un caso de negocio sólido. Todos sabemos cómo acaba esta historia: Si la justificación de un proyecto es débil, el presupuesto previsto también será correspondientemente bajo.

Al mismo tiempo, sin un enfoque estratégico claro, falta el respaldo necesario de la dirección, lo que significa que el apoyo al proyecto es cada vez menor. SAP ya ha aplazado cuatro veces el final del mantenimiento de ECC: de 2017 a 2019 y de 2025 a 2027 (o 2030 en determinadas condiciones).

Cada vez se dijo que la fecha era definitiva, y cada vez se pospuso porque el mercado aún no estaba listo. Hay que dejarlo claro: El 31 de diciembre de 2027 no es un acontecimiento técnico, sino una herramienta comercial que la organización de ventas de SAP utiliza con maestría.

El coste de la ampliación

Después de 2027, SAP ofrecerá un mantenimiento ampliado hasta 2030, pero solo en condiciones claramente definidas y restrictivas. Se aplicará un recargo adicional del 2% sobre las tarifas de mantenimiento existentes, que SAP presenta efectivamente como costes adicionales de alrededor del 9%. Al mismo tiempo, el derecho a este mantenimiento ampliado está vinculado a que las empresas adquieran licencias para S/4 a más tardar en 2027. Quienes no cumplan esta obligación entrarán automáticamente en el denominado „mantenimiento específico del cliente“, un ámbito sin listas de precios publicadas y, por tanto, con riesgos financieros difíciles de calcular.

La trampa de la negociación del pánico

Las empresas que sólo se activan 90 días antes de la fecha límite pierden todo su poder de negociación. A menudo aceptan la primera oferta al alza que se les presenta para no perder apoyo. El resultado son contratos mordaza con consecuencias de largo alcance y a menudo fatales. Las empresas suelen aceptar suscripciones basadas en la FUE sin una comparación fiable de precios y sin un análisis y optimización bien fundados de las autorizaciones realmente necesarias. Al mismo tiempo, se produce una considerable destrucción de valor, ya que se renuncia a licencias perpetuas en las que ya se han invertido millones. Además, existen riesgos contractuales, como la falta de topes de precios para las prórrogas de contratos o el vencimiento de unidades o créditos de capacidad de BTP, BDC y AI según el principio de „úselo o piérdalo“. Además, no se vislumbra una reducción notable de los costes de FUE a medio plazo. La fecha límite de 2027 no causa directamente gastos adicionales, pero acorta la ventana de negociación de forma tan masiva que las pérdidas financieras son casi inevitables.

Créditos de capacidad que expiran

Como parte del Cloud Platform Enterprise Agreement (CPEA), el cliente se compromete a adquirir créditos Cloud anualmente. Estos créditos pueden utilizarse de diversas maneras, ya sea para análisis, automatización de procesos, IA o desarrollos personalizados (fuera del estándar, ¡vaya!). Al final de cada periodo anual, el saldo se pone a cero. Los créditos no utilizados caducan. No se pueden transferir. El contador vuelve a empezar a cero.

Modelo de negocio lucrativo

La mayoría de las empresas sólo consumen entre el 40% y el 60% de los créditos asignados y la asignación para el año siguiente comienza en el mismo nivel comprometido, independientemente del consumo real. El reto es que la mayoría de las empresas no pueden basar su compromiso de BTP o AI en sus propios datos de consumo porque estos servicios aún no existen. Uno se compromete a un conjunto de créditos antes de desarrollar y/o utilizar las aplicaciones. La arquitectura de precios penaliza el exceso y la falta de licencias. El consumo en el primer año es bajo porque los proyectos aún se están desarrollando. En el segundo año, el consumo aumenta, pero a menudo se mantiene por debajo del nivel prometido. Al tercer año, el patrón está establecido y la empresa está bloqueada en un fondo de crédito que nunca se utilizará.

La situación contraria es igual de costosa. Si el consumo supera el pool contratado, SAP cobrará comisiones por descubierto muy superiores al precio del acuerdo original. Los compromisos por debajo de lo contratado desencadenan costosas recompras a precios que usted no negoció.

Capex se convierte en Opex

La migración es cara: los costes varían entre dos millones y más de mil millones de dólares, según la complejidad. Gartner prevé plazos de tres a siete años. Además de la implantación, el cambio de licencia también supone una carga para el presupuesto: pasar de licencias ECC a Rise convierte los activos fijos (capex) en costes operativos (opex). Aunque SAP ofrece créditos temporales de migración, éstos suelen expirar con la primera renovación del contrato.

El patrón típico: en el primer año, los costes de Rise todavía parecen estar a la par con los antiguos costes de mantenimiento. Al quinto año, superan con creces el antiguo coste total de propiedad (TCO) debido a los factores de aumento y a los módulos adicionales, mientras que el poder de negociación y las antiguas licencias hace tiempo que se han perdido. El crédito de migración ha desaparecido. La licencia perpetua ha desaparecido. El poder de negociación ha desaparecido. Cuando SAP introdujo Rise en 2021, la empresa utilizó Equivalentes de Usuario Completo como métrica principal de concesión de licencias para las suscripciones a la nube. En lugar de comprar un número fijo de licencias para cada tipo de usuario, se suscribe a un conjunto de FUE.

FUE: la métrica para el ascenso de SAP

La ponderación está definida con precisión. SAP posiciona FUE como flexibilidad. No está atado a recuentos rígidos para cada tipo de usuario. Puede redistribuir dentro del pool si cambian sus necesidades. Si diez usuarios principales necesitan acceso avanzado, se puede mover la capacidad sin comprar nuevas licencias. El riesgo reside en la abstracción.

Los equivalentes de usuario completo convierten un número concreto de empleados en una cifra ponderada que enmascara el coste real por usuario. Si su contrato Rise cubre 500 FUE a 2.000 euros por FUE, esto equivale a 1 millón de euros al año. Pero 500 FUE pueden significar 500 usuarios avanzados, 2500 usuarios básicos o 15.000 usuarios de autoservicio. Los costes por persona oscilan entre 2.000 y 66,66 euros, según la composición.

La fecha límite de 2027 llegará y se irá. Pero los contratos que firme hoy bajo presión le acompañarán durante al menos cinco años. Por tanto, la pregunta clave para tu caso empresarial es: „¿Qué futuro se volverá inalcanzable si no invertimos estratégicamente hoy?“.“

(Fuente: DLC)