Transición de procesos de ERP a MDM

La gestión de datos maestros de datos básicos estáticos o datos de referencia sobre objetos relevantes para la empresa, como clientes, proveedores, materiales, empleados y finanzas, es una de las tareas esenciales de la gestión empresarial actual. El ejemplo de KTM, actual cliente de SAP en Austria, muestra cómo la gestión eficaz de los datos maestros de materiales mejora la calidad de los datos y la gobernanza de los mismos.

KTM es un fabricante premium de motocicletas de altas prestaciones para uso off-road y on-road. La empresa desarrolla y produce motocicletas con las marcas KTM, Husqvarna y Gasgas, de las que se vendieron más de 280.000 vehículos en todo el mundo en 2019, así como el superdeportivo X-Bow. Con una facturación de 1.500 millones de euros, KTM se ha convertido en el mayor fabricante europeo de motocicletas, y el grupo emplea a unas 4.000 personas en todo el mundo.

En 2016, KTM introdujo el ERP de SAP. En el proceso, se migraron en parte los datos maestros de material existentes, de más de 20 años de antigüedad, pero también se crearon datos maestros de material nuevos en parte. Al principio, la calidad era "bastante aleccionadora", como señala Patrick Berger, responsable de gobernanza de datos maestros de KTM. A menudo, el estado de los artículos y materiales que debían utilizarse en la producción no era correcto. Los campos individuales se mantenían, o no. Además, faltaban traducciones de las descripciones de los materiales o estaban en el idioma equivocado. En suma, estos problemas de calidad de los datos afectaban también a los procesos de producción y venta.

Dado que se deseaba un mantenimiento descentralizado de los datos maestros, se necesitaba una solución que permitiera flujos de trabajo y una mejor verificación de los datos introducidos. Para ello, en 2017 se puso en marcha una iniciativa de datos maestros. Junto con los departamentos, se analizaron los procesos: ¿Quién mantiene qué datos y por qué? En qué momento del tiempo? Qué posibilidades existen para una organización limpia del flujo de trabajo?

Muchos cocineros estropean el caldo

Uno de los problemas era el gran número de personas que podían mantener los datos (materiales), al menos en teoría. Este número debería reducirse significativamente al mínimo necesario. Además, debería determinarse qué área es responsable de qué pasos del mantenimiento de los datos maestros. Además de la reducción de usuarios y autorizaciones, así como el mantenimiento distribuido de los datos maestros de material por parte de los departamentos correspondientes, el mantenimiento masivo de datos era uno de los temas centrales - consecuencia de la introducción de SAP y la migración asociada.

"Nos encontrábamos con muchos elementos que necesitaban un proceso en SAP que antes no existía", explica Berger.

Otro ejemplo serían los manuales de instrucciones de los modelos del nuevo año modelo. Para ello, habría que crear de varios cientos a varios miles de materiales, todos ellos básicamente iguales o que difieren solo en detalles.

Por parte de KTM, existía el deseo de ofrecer un mantenimiento en Excel, con ayuda del cual los empleados del almacén de material pudieran disponer de toda la información a través de Excel. Tras la carga, debería realizarse un control de calidad, igual que si los datos se mantuvieran manualmente. Además, las plantillas deben garantizar que no vuelva a producirse un "crecimiento incontrolado" al crear los datos maestros de material.

¿Quién, qué, cuándo y cómo?

Un punto importante fue trasladar la soberanía de los datos al software MDM, es decir, bloquear las transacciones en SAP para crear y modificar maestros de materiales para todos los usuarios "normales". La creación de materiales se centró en las plantillas. Incluso antes de la introducción del nuevo software, KTM había definido plantillas para materiales que se creaban en SAP con un número determinado; además, con datos rudimentarios que debían transferirse a un nuevo material con la mayor exactitud posible.

No estaba previsto instalar un material completamente libre. Para un material nuevo había que utilizar la plantilla de un material ya existente. El material de la plantilla también se definió en el nuevo software. El usuario recibe valores predefinidos para el material y sólo tiene que hacer ajustes en determinados puntos.

Esto significa dos cosas: comodidad y calidad de los datos. Por un lado, las plantillas deben descargar a los usuarios de la mayor cantidad de trabajo posible y, por otro, ni siquiera deben liberar para su mantenimiento el mayor número posible de campos de datos, que de todos modos pueden rellenarse por defecto, con el fin de lograr mejoras en la calidad. Por un lado, el enfoque mediante plantillas ha permitido cartografiar un número relativamente elevado de procesos. Por otro, se puede controlar con mucha más precisión.

Por ejemplo, se puede especificar que una plantilla sólo pueda ser modificada por la unidad central de MDM, y no por todo el mundo. Se ha simplificado el mantenimiento de los campos de material en el intervalo de tres dígitos, basado en los materiales de la plantilla. Entre otras cosas, el mantenimiento de los datos de las distintas organizaciones de ventas y plantas (almacenes, tipos de almacén, números de almacén) puede hacerse de forma más centralizada.

En las reglas de validación para garantizar la calidad de los datos, además de los campos puramente obligatorios también se pueden mostrar las dependencias entre ellos. Por ejemplo, en el caso de los materiales, antes de un paso del proceso se comprueba si ya existe un registro de información de compras; el siguiente paso sólo es posible cuando se dispone de este registro de datos.

Concepto de autorización MDM

Con la introducción del nuevo software MDM, se bloquearon las autorizaciones cuando fue necesario. Todos los materiales se crean mediante los procesos definidos; todos los departamentos (investigación y desarrollo, programación, compras, finanzas) mantienen los datos en el nuevo software. En el software se gestionan aproximadamente 180.000 materiales con una media de diez a quince registros de planta cada uno, 60 plantas y 50 organizaciones de ventas, así como 200 clasificaciones con siete clases de materiales.

Cada día trabajan en el sistema 70 usuarios, se utilizan unos 100 procesos y 140 normas de validación. Se ha definido un proceso distinto para cada plantilla, también específico para cada región, es decir, para América, Europa, etc. Los usuarios seleccionan el proceso adecuado y disponen así automáticamente de la plantilla apropiada. Cada proceso incluye también la opción de "saltar" directamente a datos adicionales, por ejemplo para actualizar precios o datos especiales de programación.

El software puede utilizarse para controlar quién está autorizado a modificar las plantillas (añadiendo el proceso correspondiente a los permisos individuales). A continuación, los cambios pueden volver a comprobarse en la gestión de datos maestros. Sin embargo, KTM no dispone de una oficina central que libere los datos. Algunos tipos de procesos (administrativos) permiten más libertad, más flexibilidad en el mantenimiento de los datos maestros.

También siguen funcionando a través del equipo de MDM. En cambio, el equipo de MDM no participa en los procesos estándar de creación y mantenimiento de material. Se valida "de antemano", de lo contrario KTM confía en que los usuarios dispongan de la información correcta y la registren como corresponde. Por supuesto, la nueva solución técnica también contribuye a mejorar la calidad de los datos, pero el mero hecho de familiarizarnos con los procesos y el sistema nos ha llevado a "encontrar muchos esqueletos en el armario", resume Berger.

Entre las lecciones aprendidas figuran la comprensión común de los requisitos de los departamentos, el equipo de MDM y el proveedor de servicios de software, así como la implicación temprana de los departamentos responsables. Según Berger, no es fácil encontrar los departamentos que participan en los procesos pertinentes. Además, suele haber "aspectos secundarios" en los que ni siquiera se piensa al principio. Esto también se aplica a los procesos que no se ejecutan a diario y en los que interviene alguien que no está implicado de otro modo.

La demarcación inicial entre el software MDM y SAP ERP resultó ser una cuestión importante, es decir, qué datos (precios, etc.) deben mantenerse en el software de datos maestros y cuáles en SAP ERP. Es importante garantizar la soberanía de los datos de la solución MDM. Para ello, debe definirse a nivel de campo cuál es el sistema principal.

"Por último, siempre hay que tener presentes los requisitos no funcionales, como la usabilidad y el rendimiento. A menudo se descuidan al principio, advierte Berger.

Los desarrollos específicos del cliente se sustituyeron como parte de una actualización del sistema en la primavera de 2019. Además, en el primer semestre de 2020, KTM amplió el uso de la solución de datos maestros de materiales ya establecida para otro dominio: los datos maestros de clientes.