Más allá de los campos verdes y los barbechos marrones

El cambio a S/4 Hana está ganando impulso. A pesar de todos los problemas iniciales con el lanzamiento al mercado y las continuas críticas, una encuesta en línea realizada por DSAG a 500 responsables de la toma de decisiones a principios del verano de este año muestra:

Casi el 64 por ciento de las empresas encuestadas están invirtiendo ahora en S/4 Hana en las variantes en la nube y on-premise. Para 2020, un tercio de los clientes actuales de SAP cambiará a la nueva generación de software de Walldorf y otro 20 por ciento ya está planificando la migración para después de 2020.

La pregunta equivocada: ¿Verde o marrón?

Con S/4, ya no es cuestión de si se puede o no, sino de cómo. En este contexto, se debaten una y otra vez las dos vías básicas de migración y sus ventajas e inconvenientes: Greenfield y Brownfield.

Mientras que el enfoque greenfield requiere una nueva implantación, la remediación del -según el diccionario- "legado" marrón promete una protección de la inversión para las adaptaciones, normalmente extensas y costosas, de los sistemas SAP por parte de los clientes existentes.

Sin embargo, los cálculos no son limpios para ambas variantes. En cualquier caso, las empresas tienen que hacer inversiones adicionales en S/4; al fin y al cabo, tienen que adquirir nuevas licencias y comprar hardware caro o contratar suscripciones.

Aunque el volumen de datos de los sistemas heredados se reduce durante el cambio a Hana, las demandas sobre la memoria de trabajo son desproporcionadamente mayores y la combinación de infraestructura clásica y soluciones de archivo se vuelve obsoleta.

Especialmente la migración en el propio centro de datos, preferida por la mayoría de los clientes actuales de SAP -ya sea paso a paso o de una sola vez- resulta ser un enorme generador de costes.

Las encuestas lo demuestran una y otra vez: alrededor del 80% de todo el presupuesto de TI se consume en operaciones puramente informáticas, mientras que sólo el 20% está disponible para inversiones en innovación.

A menudo, sólo el 70% se gasta en sistemas heredados. Sin embargo, lo ideal sería gastar el 60% en operaciones informáticas y el 40% en innovaciones, y eso de forma permanente.

Es cierto que, según la encuesta del DSAG, los presupuestos de TI crecieron una media de casi el 5% en 2017 en comparación con el año anterior. Pero ni siquiera un aumento tan significativo será suficiente para dotar a los departamentos de TI de los recursos financieros que necesitarán para digitalizar sus empresas y sus modelos de negocio.

Clientes actuales de SAP: ¿Todos daltónicos?

A la vista de estas cifras, la solución está clara: hay que reducir permanentemente el conjunto de costes de explotación de los sistemas heredados. El medio elegido se llama consolidación y desmantelamiento. Los usuarios lo saben desde hace años.

En 2011, el primer Informe sobre el panorama de las aplicaciones de Capgemini reveló que la mitad de las grandes empresas espera poder desconectar uno de cada dos sistemas heredados. Y en el informe de 2014, los encuestados afirmaron que lo veían no solo como una oportunidad, sino como una necesidad. Entonces, ¿por qué no están actuando en consecuencia?

La respuesta es clara. El 60 por ciento de los encuestados por Capgemini rehúyen debido a los costes que conlleva. Así que los clientes actuales de SAP no son daltónicos cuando dudan en tomar el camino verde o marrón hacia S/4 Hana.

Gartner también se ha ocupado del tema y observa a los proveedores cuyas soluciones permiten a las empresas desmantelar los sistemas heredados en su "Cuadrante Mágico para el Archivo de Datos Estructurados y la Retirada de Aplicaciones", actualizado por última vez en junio de 2016.

El punto crucial aquí es que Gartner no quiere que las soluciones correspondientes se entiendan sólo como costes. Al contrario, la firma de análisis concluye: "El archivo de datos estructurados y la sustitución de aplicaciones pueden dar lugar a un ROI significativo."

Ir a través de rojo

La estandarización y la automatización son requisitos indispensables para que una solución de este tipo amortice en poco tiempo las inversiones necesarias y garantice posteriormente unos costes de explotación permanentemente más bajos.

Estas son precisamente las características de la solución JiVS de Swiss Data Migration Services AG. Estas características son el resultado de multitud de proyectos de migración de datos y desmantelamiento de sistemas heredados.

En la práctica, JiVS ha demostrado reducir los costes operativos entre un 80 y un 90 por ciento tras el desmantelamiento de los sistemas heredados. Con el 10-20% restante, los datos heredados, incluida la lógica empresarial de SAP, que deben conservarse por motivos de conformidad, pueden seguir utilizándose.

Con sólo pulsar un botón, es posible archivar los datos y seguir utilizándolos: Data Migration Services denomina a esto historización de datos o retirada de aplicaciones. JiVS es una plataforma basada en Java y representa una combinación de tecnología, aplicaciones y métodos estándar.

En el corazón de la plataforma JiVS se encuentra la capacidad de separar los datos y la lógica de negocio de los sistemas de origen y de destino. JiVS se desarrolló para la conversión de sistemas informáticos y la consolidación de sistemas individuales.

La limpieza de datos, en particular, es crucial para que la migración a S/4 tenga éxito. Esto se debe a que los clientes existentes de SAP se están embarcando en el camino de la migración en tiempos de crecientes requisitos de cumplimiento.

El primero y más importante es el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD de la UE), cuyo incumplimiento acarreará graves sanciones a partir de mayo de 2018. Para ello, las empresas deben saber, entre otras cosas, exactamente qué datos personales de ciudadanos de la UE tienen, dónde los almacenan, con qué fines -legítimos- los tratan, si esos datos son correctos y si realmente solo almacenan los datos que necesitan para esos fines.

También están obligadas a facilitar información a los ciudadanos y las autoridades. Las empresas que no depuren sus archivos de datos tendrán grandes dificultades para cumplir estas obligaciones. La plataforma JiVS ayuda a las empresas a superar estas dificultades.

Rosa: Migración exitosa a S/4 Hana

Un ejemplo actual de migración greenfield con la ayuda de JiVS es el proyecto S/4 Hana de la farmacia de venta por correo y mayorista de productos médicos "Zur Rose", con sede en Suiza, que incluye marcas tan conocidas como DocMorris.

Con la migración a la nueva generación SAP, la empresa quería unificar su heterogéneo panorama informático y separar los datos antiguos de los actuales. Además, los costes operativos debían reducirse de forma permanente.

Zur Rose cuenta en el proyecto con el apoyo de T-Systems Data Migration Consulting, el mayor socio de JiVS en servicios de migración de datos. Con la ayuda de la plataforma de datos JiVS, el volumen de datos pudo reducirse en torno a un 30%.

Los datos actuales se migraron a S/4 Hana, todos los datos se archivan en JiVS History. Zur Rose" puede seguir accediendo a los datos historizados en cualquier momento y evaluarlos en el futuro para tomar decisiones de gestión o con fines de conformidad.

El beneficio para el cliente:

"Resolvemos dos grandes tareas a la vez".

afirma Ricardo Nebot, CIO del Grupo Zur Rose.

"Para nosotros, el punto crucial era lograr la transferencia depurada de datos de los sistemas heredados al nuevo SAP y, al mismo tiempo, lograr el archivado conforme a la ley".

Conclusión

Los clientes actuales de SAP se encuentran en un dilema: la mayoría de ellos quieren introducir S/4 Hana, pero no saben cómo pagarlo. Ni el enfoque greenfield ni el brownfield conducen a salir de este callejón sin salida.

Por otra parte, los que desconectan sus sistemas heredados con JiVS o reducen drásticamente el volumen de datos de los sistemas SAP operativos existentes con JiVS crean el espacio libre necesario para la nueva generación de software SAP.