Asesoramiento especializado en licencias de SAP para S/4 Cloud

Las novedades tienen repercusiones directas en las licencias, los contratos vigentes y las transformaciones a S/4 Hana en curso. Por lo tanto, tomar las decisiones de inversión adecuadas depende, en gran medida, de las negociaciones contractuales. Con S/4 Cloud, las licencias de usuario clásicas, que se podían asignar de forma inequívoca, son cosa del pasado. En su lugar, SAP opera con conceptos de usuario abstractos, los denominados «Full Use Equivalents» (FUE), que solo reflejan de forma indirecta las necesidades reales de una empresa. Sin un asesoramiento bien fundamentado, los clientes corren el riesgo de pagar por funciones que, en la práctica, apenas utilizan o no utilizan en absoluto.

Uno de los principales retos consiste en evaluar de forma realista el comportamiento de uso futuro. Las empresas pasan de un entorno local que les resulta familiar a un entorno en la nube, lo que conlleva nuevas reglas del juego tanto a nivel tecnológico como comercial. Para comprenderlas, cada vez son más las empresas que recurren a servicios profesionales de asesoramiento contractual, como los que ofrece la consultoría de compras de TI Uwe Werner.

Las listas de materiales estándar proporcionadas por SAP a menudo no reflejan adecuadamente las necesidades reales. Solo una lista de materiales (BoM) adaptada individualmente en colaboración con el consultor, que defina con exactitud qué funciones se necesitan realmente, permite aprovechar un potencial de ahorro significativo, especialmente en proyectos de transformación a S/4 de gran envergadura. En este sentido, no solo el valor total del contrato (Total Contract Value), sino sobre todo el análisis del coste total de propiedad (Total Cost of Ownership) desempeña un papel decisivo. Además de los costes puros del software, también deben tenerse en cuenta la explotación, el mantenimiento y, en su caso, la infraestructura existente.

Un cálculo integral demuestra en la práctica que, con un enfoque bien planificado de Rise, se pueden lograr ahorros de hasta un 20 % en comparación con los modelos de nube de tarifa plana. Al final, la precisión da sus frutos: una lista de materiales (BoM) bien definida da lugar a un sistema SAP que se adapta a la perfección a las necesidades de la empresa. De este modo, se evitan el exceso de licencias, los costes innecesarios y los problemas de adaptación posteriores, y el paso a la nube no se convierte en un costoso error, sino en una transformación económicamente sensata.

Mayor flexibilidad en el mantenimiento in situ

En cuanto a los nuevos compromisos de mantenimiento y soporte de SAP, hay muchos aspectos positivos: la supresión de la tasa de restablecimiento, la limitación del mantenimiento retroactivo, la división del entorno y, por lo tanto, una mayor flexibilidad a la hora de utilizar soporte de terceros, así como nuevas posibilidades gracias a los contratos de métrica única. Con ello, SAP pretende ampliar las posibilidades para los clientes con sistemas on-premises y, al mismo tiempo, cumplir con las directrices de la Comisión Europea. En este contexto, resultan especialmente interesantes la división del entorno (Landscape Split) y las disposiciones relacionadas con el mantenimiento ampliado (Extended Maintenance). La primera abre la posibilidad de utilizar diferentes modelos de mantenimiento dentro de un mismo entorno SAP. Al mismo tiempo, podrían surgir nuevas opciones estratégicas para las empresas que deseen seguir utilizando sus sistemas locales durante varios años más.

Al examinar las disposiciones detalladas, se observa que muchas de las nuevas opciones están sujetas a requisitos concretos. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, una reducción de plantilla superior al 10 % en un plazo de dos años, la venta de partes de la empresa (desinversiones), implementaciones cuyo fracaso sea imputable a SAP, la insolvencia o los productos incluidos en el programa «Customer Specific Maintenance».

En cualquier caso, las nuevas normas son mejores que la situación actual. La cuestión clave es ahora cuántos clientes de SAP podrán aprovecharlas y cuántos se quedarán fuera debido a los requisitos establecidos. La práctica demostrará si estos compromisos aportan un valor añadido apreciable para la amplia base de clientes o si, por el contrario, solo surten efecto en casos concretos.