Cerrar la brecha SAP: Cómo salir de la trampa de los costes
La gestión precisa de los precios es fundamental para los proveedores de la industria automovilística, ya que están sometidos a una enorme presión por varios flancos. La transformación hacia la e-movilidad exige elevados niveles de inversión, los ciclos de productos y modelos son cada vez más cortos y, desde la pandemia de coronavirus y debido a las tensiones geopolíticas, las cadenas de suministro se han vuelto más volátiles y los costes de la energía y los materiales han aumentado.
A ello se suman los estrictos objetivos de precios y las actualizaciones periódicas de precios de los fabricantes de automóviles (OEM), así como la exigencia de aumentos de productividad del dos al tres por ciento anual, que los proveedores suelen repercutir como reducciones de precios. Con un margen EBIT medio de sólo el 3,6%, según Roland Berger y Lazard para los proveedores europeos de automoción (fuente: Lazard), los errores en la gestión de los precios presionan rápidamente sobre los márgenes, por ejemplo mediante cargos adicionales y penalizaciones contractuales de los clientes fabricantes de equipos originales. Los errores repetidos pueden provocar la pérdida de pedidos e incluso amenazar la existencia de la empresa.
Riesgo: lagunas en la norma SAP
Los procesos manuales son una de las causas de los errores en la gestión de precios. Estos provocan elevados costes adicionales. Muchos proveedores gestionan los precios, descuentos y condiciones de forma centralizada en SAP S/4 Hana o SAP ERP. Sin embargo, existen lagunas en el estándar SAP cuando se trata de ajustes de precios e importación de actualizaciones de precios, con el resultado de que muchos procesos se llevan a cabo manualmente, a menudo en Excel, y los datos de precios se mantienen de forma incoherente. Esto es ineficaz y propenso a errores.
No es posible modificar la masa
El problema central de los ajustes de precios es la gestión de, a menudo, miles de registros de condiciones, desde el precio base hasta los recargos por materias primas y los descuentos por cantidad. El estándar SAP no permite modificaciones masivas, ya que cada componente del precio se gestiona como un registro de condición independiente. Esto significa que cada registro se abre y procesa individualmente, lo que rápidamente suma miles de intervenciones manuales. Dependiendo de la complejidad, el procesamiento lleva entre tres y quince minutos por transacción; también falta una visión holística de las estructuras de precios y la capacidad de simular cambios de precios.
El estándar SAP tampoco ofrece funciones de importación adecuadas ni comprobaciones automáticas de plausibilidad o colisión para las actualizaciones de precios. Por tanto, los datos de precios que los fabricantes de equipos originales transmiten regularmente como archivos Excel, XML, CSV o IDocs se introducen manualmente, línea por línea. Para ello, los empleados necesitan entre dos y cuatro minutos por registro de datos, con una tasa media de error de entre el dos y el cuatro por ciento, que puede aumentar hasta el ocho por ciento si el tiempo apremia. Los controles manuales de plausibilidad y tolerancia prolongan aún más el tiempo de procesamiento y aumentan el riesgo de errores de facturación.
La corrección de errores como factor de coste
Las consecuencias económicas de los procesos manuales son considerables. Para un proveedor de tamaño medio con entre 500 y 1.500 empleados, el tiempo dedicado a los ajustes de precios (nueve minutos por registro de condiciones para 5.500 registros) y a las actualizaciones de precios (tres minutos por registro de datos para 4.500 registros de datos) suma unas 1.050 horas al año. Con unos costes de personal de alrededor de
62 euros por hora, lo habitual en Alemania según la VDA (fuente: VDA), hay unos costes directos de 65.100 euros al año.
Las entradas incorrectas ocasionan costes adicionales debido a la repetición de los trabajos y a cargos adicionales. El esfuerzo de cumplimiento también es considerable. Como los procesos manuales rara vez son totalmente trazables, las auditorías y evaluaciones de proveedores requieren una verificación que lleva mucho tiempo. Estos costes adicionales se estiman entre 20.000 y 30.000 euros, lo que significa que la carga anual total puede oscilar entre 85.100 y 95.100 euros.
Por ello, los responsables de departamentos y equipos de ventas internas y facturación buscan formas de colmar las lagunas del proceso SAP en la gestión de precios y eliminar los factores de coste. Hay tres soluciones entre las que elegir.
Tres soluciones
1. la personalización sólo aporta pequeñas mejoras: La optimización de las funciones, informes y flujos de trabajo estándar de SAP, así como un mayor uso de los lotes, alcanza rápidamente sus límites. Como siguen faltando las funciones de modificación en masa y simulación de precios, el aumento de la eficiencia se limita a pasos individuales del proceso, con un ahorro de tiempo de sólo el diez o el veinte por ciento y un ahorro de costes de 8.000 a 15.000 euros al año.
2. los desarrollos SAP internos son caros y requieren mucho tiempo: En teoría, los desarrollos a medida de SAP ofrecen la máxima flexibilidad. Sin embargo, debido a la duración de los proyectos, que oscila entre seis y veinticuatro meses, a los costes de desarrollo de seis cifras en euros, a los elevados costes de mantenimiento y a la gran dependencia de los desarrolladores existentes, apenas resultan rentables.
3. los add-ons ofrecen la mejor relación coste-beneficio: los add-ons especializados basados en SAP, por ejemplo de WSW Software, ofrecen la mejor relación coste-beneficio, ya que pueden integrarse perfectamente en el sistema SAP existente y colmar las lagunas del proceso de ajuste y actualización de precios sin modificaciones. Como los complementos utilizan tablas SAP estándar, no es necesario migrar los datos. Todo ello aumenta considerablemente la fiabilidad del proceso y la calidad de los datos y agiliza enormemente el procesamiento.
Un complemento de mantenimiento de precios, que ofrece una vista centralizada de todos los componentes del precio y simulaciones hipotéticas, permite modificar en bloque cientos de registros de condiciones en un solo paso y comprobar por adelantado los ajustes de precios. En lugar de entre tres y quince minutos, el proceso dura sólo unos segundos, lo que supone un ahorro de tiempo de entre el 70 y el 80%.
Un complemento que transfiere automáticamente datos de precios de archivos XML, Excel y CSV, así como de IDOC, a registros de condiciones de SAP, los compara con las condiciones actuales y permite personalizar los registros (por ejemplo, para eliminar espacios o caracteres especiales) acelera las actualizaciones de precios. Como documenta todos los cambios a prueba de auditorías, también reduce los riesgos de cumplimiento.
Amortización en un año
La implantación de estos complementos suele llevar de cuatro a ocho semanas, con unos costes de inversión de 30.000 a 60.000 euros. Esto se compensa con un potencial de ahorro realista de 50.000 a 85.000 euros, lo que significa que su uso suele amortizarse en un año, a menudo antes. Como el proveedor de servicios informáticos se encarga de las actualizaciones y el mantenimiento, también son compatibles con futuras versiones de SAP.
Gestión de precios en SAP
Eso lo demuestra: Los complementos que cierran las brechas de SAP en la gestión de precios reducen los costes y crean margen para la inversión, por ejemplo en investigación y desarrollo o en la optimización de las ventas y el servicio al cliente. Son, por tanto, una palanca para reforzar la competitividad.
Al mismo tiempo, los empleados de ventas internas y facturación ganan tiempo para realizar tareas de valor añadido, como análisis estratégicos de precios, negociaciones de condiciones o garantizar la calidad de los datos. Los procesos racionalizados y prácticamente libres de errores también crean la agilidad necesaria para responder con rapidez a los requisitos de los fabricantes de equipos originales.
Por ello, se recomienda a los responsables de departamentos y equipos que analicen los procesos SAP de ajuste y actualización de precios, ya que a menudo se subestiman los costes de esfuerzo y error. Un inventario de este tipo crea la base para tomar decisiones de inversión bien fundadas y demuestra que los complementos basados en SAP se amortizan antes de lo esperado. En el sector de suministros de automoción, con márgenes reducidos, se trata de un paso importante hacia una ventaja competitiva estratégica. (Fuente: WSW Software)
Los proveedores luchan con los márgenes
Según un análisis de Roland Berger y Lazard, la industria mundial de suministros de automoción está sometida a una presión cada vez mayor.
Es probable que el estancamiento de los volúmenes de producción, la incertidumbre geopolítica, el aumento de la competencia y la creciente presión de los costes presionen sobre la rentabilidad de las empresas. Como su rentabilidad sigue siendo alta, pero también ha caído, es probable que los márgenes de los proveedores sigan bajo presión en los próximos años. Estas son las conclusiones del estudio „Global Automotive Supplier“, para el que los consultores de estrategia Roland Berger y la empresa de asesoría financiera Lazard analizaron a 600 proveedores de automoción de todo el mundo.
Según el estudio, la industria se encuentra en una fase de estancamiento y transformación simultáneos. Mientras la demanda se debilita, las empresas tienen que adaptar sus modelos de negocio a nuevos requisitos como la electromovilidad y los conceptos de vehículos basados en software. La transición a los vehículos eléctricos avanza más lentamente de lo previsto, lo que significa que las esperadas economías de escala no se están materializando. La tendencia hacia vehículos definidos por software está creando una presión adicional. Aunque esto abre nuevas oportunidades, también se espera que provoque un aumento de los costes de desarrollo. Al mismo tiempo, la competencia se intensifica con la entrada en el mercado de nuevos proveedores, sobre todo en el ámbito de la electromovilidad. El análisis también señala retos estructurales. Una proporción cada vez mayor de grandes proveedores se clasifica en el segmento sin grado de inversión, lo que previsiblemente se traducirá en mayores costes de financiación. Las necesidades de capital para innovaciones y transformación, por ejemplo, siguen siendo elevadas. Los autores del estudio prevén que el entorno del mercado siga siendo volátil en los próximos años. Por ello, las empresas quieren centrarse más en los programas de eficiencia, las asociaciones y la apuesta por tecnologías competitivas. El objetivo debe ser mantenerse a largo plazo en un entorno de mercado cada vez más difícil. (Fuente: Lazard)
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