xSuite Group développe un nouveau portail Business Partner pour l'approvisionnement avec SAP

En ce qui concerne le thème du cloud, SAP ne cache pas sa stratégie : les clients, en particulier ceux qui utilisent la nouvelle génération de produits S/4 Hana, doivent transférer leurs activités le plus rapidement et le plus complètement possible vers le cloud. Pour le développement d'extensions et de programmations propres, le groupe met à disposition sa SAP Cloud Platform (SCP), qui revêt donc une importance stratégique particulière pour l'entreprise.

Pour donner vie à ce concept, il faut des partenaires et des entreprises utilisatrices qui suivent le mouvement. C'est ainsi que xSuite Group, qui propose de son côté de plus en plus de produits issus du cloud, a lui aussi entièrement développé sa dernière nouveauté, le "xSuite Business Partner Portal Sphere", pour la SCP. La compatibilité avec les versions actuelles et futures de SAP est ainsi assurée.

Avec son nouveau développement, xSuite offre aux départements d'achat des entreprises utilisatrices de SAP une plateforme centrale pour l'échange automatisé et standardisé de données et de documents dans leur processus Procure-2-Pay respectif avec les fournisseurs. Les services d'achat, de comptabilité et les fournisseurs peuvent effectuer numériquement toutes les étapes de travail liées à l'approvisionnement via le portail. L'accès se fait via un navigateur web pour les personnes concernées. Le groupe cible est constitué d'entreprises utilisant SAP ERP ou SAP S/4 Hana.

La solution de portail fonctionne sur SCP, le SAP Cloud Connector est utilisé - pour cela, xSuite a déjà passé un Readiness Check de SAP, une certification SAP volontaire est en outre prévue.

Pour le directeur Matthias Lemenkühler, les avantages sont évidents :

"Pour les variantes cloud de S/4 Hana, SAP publie régulièrement de nouvelles mises à jour, une fois par an ou une fois par trimestre, selon la version. Les solutions développées explicitement pour la SAP Cloud Platform dispensent les entreprises utilisatrices de la tâche de vérifier à chaque version, à chaque mise à jour, si tout fonctionne encore correctement - un travail beaucoup trop important qui est ainsi supprimé".

L'ensemble du processus Procure-to-Pay est transféré sur le portail

Avec le nouveau portail Business Partner, le service des achats continue à travailler dans son environnement SAP. La commande est générée comme d'habitude dans SAP et mise automatiquement à la disposition du fournisseur dans le portail, de sorte qu'il l'a immédiatement sous les yeux. Par la suite, il peut générer lui-même tous les documents suivants à partir de la commande directement dans le portail et les transmettre à nouveau au service des achats : Confirmations de commande, avis de livraison, factures et notes de crédit.

Le fournisseur peut également télécharger ces documents. Dans les deux cas, le système SAP de l'acheteur reprend automatiquement les documents et les données du portail des partenaires commerciaux. Toutes les informations et tous les documents sont directement disponibles dans SAP pour le traitement habituel des achats et de la comptabilité. Les personnes impliquées dans le processus d'achat n'ont donc plus besoin d'imprimer ou d'envoyer des documents. L'ensemble du processus procure-to-pay se déroule beaucoup plus rapidement et les sources d'erreurs connues telles que les ruptures de médias - par exemple la numérisation des documents papier - sont contournées.

Toutes les informations réunies en un seul endroit

Le portail Business Partner offre aux partenaires commerciaux des fonctions utiles telles que l'option de libre-service. Celle-ci permet par exemple à un nouveau fournisseur d'enregistrer lui-même toutes les informations pertinentes, telles que ses coordonnées et ses informations bancaires. Un workflow est lancé, de sorte qu'après validation, les données de base pour ce fournisseur sont créées en conséquence dans le système SAP.

Les données peuvent également être actualisées de cette manière. Le portail Business Partner permet également de communiquer avec le fournisseur sur des opérations particulières. Celui-ci peut ainsi poser des questions sur une commande ; à l'inverse, l'acheteur peut lui transmettre des informations, par exemple sur des changements d'adresse. Avantage : toutes les informations sont disponibles de manière claire et traçable à un endroit central et ne sont plus réparties - comme c'est habituellement le cas - dans divers e-mails, notes téléphoniques, classeurs et autres.

Fonction d'escompte dynamique

Avec le portail Business Partner, le groupe xSuite propose également un outil permettant de gérer les liquidités de manière ciblée : Dynamic Discounting. Via le portail, les fournisseurs peuvent proposer individuellement et de manière flexible une remise supplémentaire lorsqu'une facture est payée plus tôt. L'entreprise choisit librement le montant de la remise ainsi que le délai de paiement correspondant. Il est également possible de proposer plusieurs délais de paiement avec différents montants de remise - contrairement à l'escompte allemand avec ses conditions plutôt rigides.

L'escompte classique n'est que peu répandu au niveau international. Même dans d'autres pays de l'UE - non germanophones - on ne le trouve guère. Cela se traduit par exemple par le fait que la CIUS (Core Invoice Usage Specification), définie par l'UE dans le contexte de la directive 2014/55/UE visant à promouvoir la facturation électronique, ne prévoit pas d'escompte dans la norme. Un champ pour l'escompte n'existe que dans la conception allemande sous la forme de la XFacture.

xSuite répond aux exigences d'une clientèle internationale

D'autre part, la tendance au dynamic discounting s'est renforcée ces dernières années, notamment aux États-Unis. En principe, c'est la même chose qu'un escompte, mais plus flexible à plusieurs égards ou, comme son nom le laisse supposer, plus dynamique :

L'escompte est généralement fixé dans le cadre des conditions de livraison. Cela signifie que les mêmes conditions s'appliquent à toutes les factures d'un fournisseur. Dans le cas de l'escompte dynamique, le rabais possible est décidé pour chaque facture individuelle. En outre, dans le cas de l'escompte, il n'y a généralement qu'un seul niveau. Peu importe que le client paie exactement à la date de paiement convenue pour l'escompte ou qu'il paie quelques jours avant : il reçoit dans les deux cas le même pourcentage défini.

Dans le cas de l'escompte dynamique, il peut y avoir autant de niveaux intermédiaires que l'on veut, avec des délais de paiement différents et des niveaux de remise différents. Sans un système automatisé - tel que le portail des partenaires commerciaux - il serait difficile de gérer ces échelonnements flexibles. Les efforts et les risques d'erreurs seraient bien trop importants. Avec cette fonction, le groupe xSuite répond aux exigences de sa clientèle internationale croissante.