XRechnung nicht in der Praxis angekommen

Seit Ende 2020 nimmt der Bund gemäß einer EU-Richtlinie nur noch Rechnungen in elektronischer Form entgegen. Nach und nach folgen jetzt die einzelnen Bundesländer mit der Pflicht der Rechnungsstellung im Format XRechnung.

Zum Stand der technischen Umsetzung der elektronischen Rechnung hat die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) eine Mitgliederumfrage durchgeführt. Dabei kam heraus: Zwei Drittel der befragten Unternehmen haben bereits eine Lösung zur Erstellung von XRechnungen im Einsatz, intensiv genutzt wird diese bislang aber von der Mehrheit noch nicht.

Vielfältigkeit verlangsamt Digitalisierung

Die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die XRechnung stehen, gleichwohl sind die Ergebnisse der DSAG-Umfrage durchwachsen: Von insgesamt 145 befragten Unternehmen hatten zwar 66 Prozent bereits eine Lösung zur Erstellung des neuen Rechnungsformates im Einsatz. Eingeführt wurde diese jeweils hälftig durch die eigene IT-Abteilung beziehungsweise gemeinsam mit Beratungsunternehmen. Knapp 20 Prozent befinden sich derzeit noch im Planungsstadium. Zur selben Zeit aber hatten rund 52 Prozent bislang überhaupt erst zwischen null und 100 Rechnungen als XRechnung verschickt.

"Die verschiedenen XRechnung-Lösungen im Bund und den Bundesländern schaffen eine Vielfältigkeit, die in der EU einzigartig ist. Gleichzeitig hemmt genau dies den entscheidenden Schritt hin zur Digitalisierung“, erklärt Colin Blöcher, Sprecher der Arbeitsgruppe Electronic Invoicing und Real-time Reporting bei der DSAG. „Selbst große Konzerne und untergeordnete Landesbehörden verlangen unterschiedliche Versandwege wie Peppol, E-Mail, manuelle Eingabe, FTP oder De-Mail. Andere EU-Länder haben dies wesentlich effizienter und damit kostensparender für Unternehmen gelöst."

Häufigster Transportweg: E-Mail

18 Prozent der Befragten haben die SAP-eigene Lösung SAP Document Compliance im Einsatz. Mit ihr lassen sich XRechnungen in SAP ERP und S/4 Hana erstellen und über Peppol, E-Mail oder ZUGFeRD versenden. Rund 55 Prozent verwenden hierfür Partnerlösungen innerhalb oder außerhalb von SAP. Für den Versand nutzt mit 52 Prozent immer noch eine Mehrheit den E-Mail-Verkehr. Es folgen (mit 25 Prozent) der Upload über öffentliche Portale (ZRE des Bundes, OZG-RE der Bundesdruckerei), Peppol (22 Prozent), ZUGFeRD (20 Prozent) und Portale von Drittanbietern (12 Prozent).

Peppol agiert technisch wie ein Einschreiben mit Rückschein, was zurzeit alle anderen Versandarten nur bedingt oder gar nicht leisten. „Dem Versandweg Peppol gehört die Zukunft, da Unternehmen und Behörden auf diese Weise schlanke Prozesse realisieren und wirklich Kosten einsparen können“, prognostiziert Bernd Nowack, stellvertretender Sprecher der Arbeitsgruppe Rechnungswesen bei der DSAG. „Die anderen Transportarten in Kombination mit entsprechenden Formaten treiben IT- und Prozesskosten eher in die Höhe, denn sie erfordern wegen des unsichereren Transports strengere Kontrolle und gegebenenfalls Nacharbeiten."

Kein Potenzial für B2B

Lieferanten, die auf die elektronische Rechnung im Format XRechnung umsteigen, sparen Papier- und Portokosten und profitieren von schnellerem elektronischen Versand von Peppol und damit potenziell schnellerer Bezahlung. Deshalb sollte zu erwarten sein, dass sich nach dem Rechnungsverkehr mit öffentlichen Einrichtungen die XRechnung auch im B2B-Geschäft durchsetzen wird. Genau dies aber steht laut DSAG-Umfrage noch nicht an: Bislang sehen lediglich 13 Prozent der befragten Unternehmen hier weiteres Potenzial für die XRechnung. Für die DSAG-Sprecher sind die Ergebnisse der Mitgliederumfrage daher nicht überraschend.