Bienvenue, livraison de marchandises numérisée : adieu la gestion des fiches

Grâce à son réseau de marques de distribution bien connues telles que Raab Karcher, Melle Gallhöfer, Muffenrohr Tiefbau ou Keramundo, Stark Allemagne propose une large gamme de matériaux de construction et de services pour divers corps de métier du bâtiment. Faisant partie du groupe international Stark, l'unité d'entreprise allemande exploite environ 260 sites en Allemagne et sillonne les routes avec plus de 600 chauffeurs de camion.

Chaque jour, les chauffeurs transportent des matériaux de construction des sites vers les chantiers ou les dépendances, chargent et déchargent des palettes et documentent leurs activités d'enlèvement et d'approvisionnement. Savoir quand les produits ont atteint leur destination et où ils ont été déchargés est important pour le service commercial et le service de planification. Surtout dans le cas où le client n'est pas présent sur le chantier.

Loin du stylo et du papier

La volonté d'effectuer toutes ces étapes de manière efficace et sans retard a poussé Stark Allemagne à numériser la livraison de ses marchandises. En effet, dans les agglomérations comptant plusieurs succursales, où les camions ne retournent souvent pas à leur point de départ, la saisie éprouvée au stylo et au papier entraînait des retards dans le traitement interne et aussi parfois des erreurs de transmission, voire des bulletins de livraison qui se perdaient, alors qu'aujourd'hui les données peuvent être transmises sans erreur et en temps réel au SAP pour y être traitées.

Livraison de marchandises numérisée

Les retards de traitement appartiennent au passé grâce à la livraison numérique des marchandises. Désormais, les chauffeurs de camion documentent toutes les informations nécessaires, comme la signature du destinataire de la marchandise lors de la remise, le lieu de dépôt au moyen de photos des marchandises livrées ou l'heure de la livraison effectuée, à l'aide d'un terminal mobile dans l'application de livraison de marchandises FIS/LastMile. Des informations supplémentaires, comme l'état de la marchandise lors de la livraison, peuvent également être ajoutées dans l'application. Comme celle-ci est reliée par une interface au système SAP propre à l'entreprise de Stark Allemagne, tous les documents saisis sont automatiquement transférés dans le système en tant que pièce jointe à la livraison par communication en ligne et sont immédiatement disponibles. Il est ainsi possible de savoir quelles marchandises ont déjà été livrées et lesquelles sont encore en cours de livraison. Il est possible de planifier les tournées suivantes, de traiter les tâches comptables ou, par exemple, de créer et d'envoyer la facture directement.

"Pour nous, par exemple, les retours numériques des bons de livraison sous la forme d'un justificatif de livraison avec fonction photo et données GPS ont été d'une grande utilité. Mais la signature collective développée pour Stark Allemagne pour le mode bon de livraison et tournée est également très pratique. Désormais, il n'est plus nécessaire de faire signer manuellement chaque bon de livraison par le destinataire, mais une seule signature suffit pour plusieurs livraisons lorsqu'il s'agit du même destinataire des marchandises", explique Christian Haas, conseiller en applications SAP chez Stark Allemagne, pour décrire les améliorations apportées.

Confort d'utilisation

La simplicité et la convivialité de l'application mobile FIS/LastMile ont également marqué des points auprès des responsables du projet du distributeur de matériaux de construction : "Il suffit de se connecter avec un accès, de scanner le bon de livraison ou d'entrer le numéro de tournée, puis de télécharger directement toutes les livraisons pour la suite du traitement, ce qui est très confortable pour nos chauffeurs de camion", explique Mathias Giesers, chef de projet informatique pour la numérisation chez Stark Allemagne. C'est justement grâce à cette facilité d'utilisation qu'il a été possible, en très peu de temps, d'expliquer aux premiers chauffeurs de camion le fonctionnement de l'application ainsi que son utilisation pendant la phase pilote chez les marques de distribution Muffenrohr Tiefbau et Melle Gallhöfer.

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"L'utilisation est si simple que nos chauffeurs de camion apprécient leur confort".

Mathias Giesers,
Chef de projet IT digitalisation,
Stark Allemagne

Développement personnalisé

FIS/LastMile a été adapté et développé pour Stark Allemagne en fonction des besoins du client, car une fonction supplémentaire était nécessaire pour le traitement ultérieur des documents numériques : une vérification des données par le service commercial, qui permet de vérifier les données et éventuellement de les corriger.

Pour développer cette fonction de contrôle, l'équipe de projet a travaillé main dans la main avec son prestataire de services informatiques de longue date, FIS Informationssysteme und Consulting, pour mettre au point une solution individuelle : tandis que les équipes commerciales de Raab Karcher, Muffenrohr et Melle Gallhöfer définissaient les défis et les tâches dans le cadre du projet pilote, les collègues de FIS travaillaient au développement technique et à la mise en œuvre, de sorte que le moniteur d'approbation a finalement vu le jour. "La collaboration simple, le temps de réaction rapide et le traitement des problèmes tout au long du projet par les collègues de FIS ont été particulièrement positifs. Si nous avions des problèmes ou des demandes quelconques, nos interlocuteurs étaient toujours disponibles pour nous aider", ajoute Christian Haas.

Grâce à un système de feux de signalisation, chaque collaborateur voit immédiatement l'état d'avancement du traitement, peut réagir en conséquence et adapter les valeurs directement dans le moniteur de validation. Ainsi, il est désormais possible de traiter rapidement et efficacement tous les justificatifs de livraison déposés automatiquement dans la liste des pièces jointes et de les valider sans délai pour le service interne.

La voie est libre pour le déploiement

Treize sites et 8000 livraisons traitées au moyen de l'application de livraison de marchandises. Après une phase de test d'un an auprès des entreprises pilotes, au cours de laquelle d'autres succursales et leurs chauffeurs ont été successivement intégrés dans le nouveau système, les responsables sont certains : "L'application FIS/LastMile nous permet de gagner beaucoup de temps. Nous travaillons beaucoup plus rapidement et efficacement qu'avant le changement. La documentation sans papier de notre livraison de marchandises rend superflues des tâches telles que la saisie et la numérisation ultérieures de documents. L'utilisation est si simple que nos chauffeurs de camion apprécient leur confort", explique Mathias Giesers. "De plus, des chauffeurs de nombreux pays différents travaillent pour nous. L'application de notre partenaire FIS permet également de relever ce défi multilingue. Ainsi, l'application est maintenant taillée sur mesure et prête pour la prochaine étape - le déploiement à l'ensemble de l'entreprise".

Alors que la phase pilote nécessitait plusieurs séances de formation en face à face, des réunions de développement et du temps pour les questions, les tests et les améliorations, séparément pour les deux secteurs "chauffeurs de camion" et "distribution", le déploiement des marques de distribution Muffenrohr Tiefbau et Melle Gallhöfer implique désormais deux gestionnaires de processus dédiés qui font le tour des sites et forment à la fois les chauffeurs de camion et le personnel de distribution, afin que ces derniers soient ensuite en mesure de former eux-mêmes leurs collègues. Des vidéos explicatives et d'autres supports de formation sont également élaborés et mis à disposition.

Conclusion

Plus rapide, plus simple et moins sujette aux erreurs - la livraison mobile des marchandises a permis à Stark Allemagne de concrétiser son souhait de gagner en efficacité. En saisissant et en traitant toutes les étapes de la livraison des marchandises via une application, un processus de travail moderne et optimisé en termes de temps a été établi dans l'entreprise. Les activités telles que la numérisation des documents, la double impression des bons de livraison ou la collecte manuelle des signatures ont été supprimées, et il est désormais possible d'envoyer plus rapidement les factures ou d'enregistrer les marchandises. "Avec la numérisation de la livraison des marchandises, Stark Allemagne fait un pas de plus vers une entreprise logistique moderne et numérique", commente Sandra Cararo, Head of Sales based Customer chez FIS.

Stark Allemagne

Le distributeur de matériaux de construction Stark Deutschland, dont le siège social se trouve à Offenbach am Main, dispose d'un réseau de marques de distribution fortes, dont des généralistes comme Raab Karcher et des spécialistes comme Keramundo (carrelage), Muffenrohr (génie civil) et Melle Gallhöfer (toiture et façade).
L'entreprise propose, par le biais de ses marques de distribution, un large assortiment de différents matériaux de construction et de services. Le portefeuille de produits s'étend du gros œuvre et du bâtiment au génie civil et à la construction de routes, en passant par la construction à sec, l'aménagement paysager, les appareils et outils de construction, les vêtements de travail, les carrelages et les revêtements de sol. Dans ce contexte, le distributeur de matériaux de construction dispose de différentes marques propres qui sont distribuées dans ses sites dans toute l'Allemagne. Stark Allemagne fait partie du groupe international Stark dont le siège est à Copenhague.

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