Comment l'intelligence artificielle crée de la valeur ajoutée dans la gestion des voyages d'affaires

Joule, l'assistant d'intelligence artificielle de SAP, marque le début d'une nouvelle ère inter-applications. Joule regroupe les données de tous les secteurs de l'entreprise et optimise les processus de travail - dans la gestion des voyages d'affaires, mais aussi dans d'autres domaines comme la chaîne d'approvisionnement, l'approvisionnement ou les ressources humaines. L'intégration réciproque de Joule et de Microsoft Copilot, annoncée par SAP lors de SAP Sapphire, élargira encore la portée des applications et augmentera la productivité.

Le potentiel de l'IA pour les voyages d'affaires

Pour les directeurs financiers, les travel managers et les responsables des ressources humaines, l'intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires joue un rôle particulier. Au niveau mondial, 51 % des directeurs financiers investissent déjà dans la technologie IA1 afin de rendre les voyages d'affaires plus efficaces - une tendance claire, car en 2023, ils n'étaient que 15 %. Et les responsables de voyages soulignent également la pertinence de l'IA dans la dernière enquête Global Business Travel Survey : 70 pour cent2 des responsables de voyages allemands souhaitent un soutien de l'IA.

En effet, les voyages d'affaires impliquent un travail administratif important. Les voyages doivent être réservés et les dépenses soumises. Les équipes financières doivent vérifier leur exactitude, les corriger le cas échéant et les facturer le plus rapidement possible. Il existe ici de nombreux points d'appui pour l'intelligence artificielle, qui peut non seulement faciliter les processus pour les collaborateurs, mais aussi créer de la valeur ajoutée.
La solution de gestion des voyages d'affaires et des frais de déplacement SAP Concur améliore déjà les processus grâce à l'intégration de l'IA et soulage aussi bien les voyageurs que les équipes du back-office. Une gestion intégrée des voyages d'affaires et des interfaces intelligentes permettent aux utilisateurs d'effectuer leur processus de réservation et de facturation en un seul endroit. Parallèlement, les entreprises peuvent garder un œil sur les dépenses des collaborateurs à tout moment et gérer ainsi les budgets de voyage en toute connaissance de cause.

Depuis plus de dix ans, la technologie IA est utilisée dans les solutions SAP Concur. Joule marquera bientôt la prochaine étape sur la feuille de route de l'IA et laisse entrevoir la direction que prendra le voyage : La réservation et la facturation des voyages se feront presque toutes seules à l'avenir. Les tâches administratives seront effectuées à l'aide de l'IA, ce qui permettra à toutes les personnes concernées de se consacrer davantage à des activités à valeur ajoutée.

Éviter le chaos des coûts et des reçus

Qu'il s'agisse d'un billet de train ou de frais d'hébergement : si les employés souhaitent se faire rembourser les frais d'un voyage d'affaires, ils doivent présenter une preuve sous forme de facture ou de justificatif. Pour éviter les montagnes de papier, les entreprises peuvent proposer à leurs collaborateurs des solutions numériques dotées d'algorithmes intelligents d'intelligence artificielle pour la saisie des frais de déplacement. Ils peuvent ainsi prendre une photo de leur justificatif au café ou pendant leur pause déjeuner, ce qui déclenche la saisie des données par l'intelligence artificielle intégrée.

ExpenseIt de SAP Concur analyse les justificatifs photographiés ou les PDF à l'aide de l'intelligence artificielle et en extrait les informations pertinentes. Il s'agit notamment des informations figurant sur le justificatif (nom et adresse de l'auteur de la facture, informations sur les dépenses et date de la facture ou du justificatif) ainsi que du type de dépenses (catégorisation du justificatif). Cette saisie automatisée des données augmente la fiabilité des données, car l'IA élimine les erreurs humaines telles que les fautes de frappe ou les justificatifs anciens et mal présentés. De plus, les coûts administratifs des responsables des finances et des voyages ainsi que le temps de travail consacré à la saisie manuelle des dépenses sont réduits. Dans ce contexte, ExpenseIt fait l'objet d'un développement continu et l'IA générative permet d'améliorer la précision de la lecture des différentes langues et des informations pertinentes pour les impôts.

L'IA générative optimise la gestion des voyages d'affaires avant même le début du voyage grâce à une estimation automatisée des coûts : le demandeur définit les dates clés et les paramètres et le système demande des prix réalistes pour les différents segments grâce à GenAI. Les demandeurs n'ont donc plus besoin de rechercher et de calculer eux-mêmes le montant. L'évaluation aide en outre les entreprises à garder un œil sur le budget disponible et donc à l'utiliser de manière optimale. Tout à fait dans l'esprit de l'expérience de voyage et de l'efficacité des coûts.

Structurer les dépenses et détecter les fraudes

Outre la saisie des données, l'intégrité des données est décisive - des données de sortie inconsciemment ou même consciemment erronées entraînent souvent des coûts élevés. Les documents vérifiés manuellement sont rarement exempts d'erreurs et la vérification elle-même prend souvent beaucoup de temps. Grâce à l'intelligence artificielle, le contenu et le contexte des justificatifs peuvent être comparés en une fraction de temps avec les notes de frais et les directives individuelles de l'entreprise. Cela permet de s'assurer que les données des justificatifs et des notes de frais correspondent.

Concur Detect by Oversight analyse également les factures de manière ciblée pour détecter les données erronées et identifier les modèles de fraude. Cette tâche est difficile à réaliser manuellement, car il est difficile de trouver des modèles tels que des factures régulièrement soumises en dessous du seuil d'audit ou des trajets fréquents le week-end. L'analyse automatisée permet aux entreprises de se concentrer sur les cas de fraude réels et récurrents.
Les données extraites, analysées et validées sont ensuite automatiquement attribuées aux catégories de dépenses correspondantes par les algorithmes de l'IA. Les équipes financières peuvent ainsi plus facilement déduire et mettre en œuvre des mesures de réduction des coûts en fonction des tendances des données.

Optimiser les processus fiscaux globaux

Les processus internes de gestion des frais de déplacement peuvent être optimisés en termes de risque d'erreur et de cohérence. Pour les entreprises internationales, il est difficile de se conformer aux règles internationales en matière de TVA. En collaboration avec Blue dot, SAP Concur a donc lancé Concur Tax Assurance by Blue dot. Il s'agit d'une plate-forme dynamique qui analyse les transactions à l'aide de connaissances fiscales actuelles afin de respecter les règles fiscales de différents pays et régions.

Concur Benefits Assurance by Blue dot est également un outil permettant d'optimiser la conformité fiscale. En effet, Benefits Assurance est une technologie innovante qui détecte les avantages du personnel soumis à l'impôt sur les salaires cachés dans les décomptes. Combinées, ces solutions permettent de relever les défis de la fiscalité et de la conformité dans les différents pays et d'améliorer la gestion des dépenses.

Décharge grâce à l'intelligence artificielle de confiance

Alors que le monde qui nous entoure devient de plus en plus complexe, l'intelligence artificielle offre de nombreuses possibilités de réduire la complexité. Les algorithmes peuvent aider à traiter de grandes quantités de données de manière efficace et efficiente. Des ensembles de règles complexes, comme les directives fiscales internationales, peuvent être vérifiés de manière fiable et en gagnant du temps pour chaque sortie, avec une interaction humaine minimale. Grâce à la capacité d'apprentissage qu'apporte cette technologie, le besoin d'intervention humaine dans les cas gris diminue au fil du temps.

Next Level avec Joule

L'intelligence artificielle optimise la gestion des voyages d'affaires et permet aux entreprises d'utiliser leurs ressources de manière plus planifiée et stratégique. Grâce aux partenariats que SAP entretient avec les grands modèles linguistiques (LLM) les plus fiables, SAP Concur peut s'appuyer sur ses succès en matière d'IA dans le domaine de la réservation et de la facturation des voyages et continuer à optimiser ce secteur pour les entreprises. Le copilote d'intelligence artificielle Joule, propriété de SAP, donnera bientôt aux utilisateurs finaux de SAP une nouvelle impulsion à leur productivité, conjointement avec Copilot de Microsoft.

Joule devient l'interface utilisateur des applications SAP, ce qui ouvre également de nouvelles opportunités pour les voyages d'affaires. Les collaborateurs peuvent savoir d'une simple requête s'ils agissent en conformité avec les directives, car Joule est alimenté par les données de SAP Concur ainsi que par les données individuelles de l'entreprise. Grâce à l'intégration de Microsoft Copilot et à la connexion à des applications telles que Microsoft Teams ou Outlook, Joule peut en outre inscrire des rendez-vous directement dans le calendrier Outlook lors de la réservation du voyage.

Joule franchit ainsi une nouvelle étape importante vers des voyages d'affaires encore plus efficaces. L'intelligence artificielle doit toujours être considérée comme un outil permettant de faciliter les processus et la vie des gens. Grâce au développement continu et à l'entraînement pour des cas d'application spécifiques, l'IA continuera à se développer à l'avenir.

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