Les voies de l'achat numérique

La grande force de frappe de la numérisation est attestée par la marche triomphale des smartphones : En l'espace de quelques années, la possibilité de communication mobile a transformé tous les aspects de la vie des utilisateurs, qu'il s'agisse de conversations avec des amis ou d'opérations bancaires, de la consommation de messages ou des achats de Noël.

On peut désormais s'attendre à un phénomène similaire dans le monde de l'entreprise : ici, ce sont surtout les solutions cloud qui sont le moteur de la transformation numérique.

"Les entreprises doivent s'adapter en réorientant leurs produits, leurs services, leurs processus et leurs modèles commerciaux, et en mettant à l'épreuve les systèmes et les architectures informatiques existants".

demande Jean-Paul Wehrens, partenaire senior de la société de conseil en informatique Apsolut, responsable des processus d'achat stratégiques et membre de la direction.

"Cela va de pair avec la tâche de préparer les collaborateurs et les partenaires commerciaux à leurs futurs rôles et tâches et de rendre la culture d'entreprise apte à la transformation numérique".

L'informatique devient une source d'inspiration

La numérisation exige également une nouvelle orientation des achats. Cela concerne entre autres l'interaction avec le service informatique, comme le souligne Wehrens :

"Avec l'avènement des nouvelles technologies, le rôle général de l'informatique évolue, passant du statut de simple exécutant à celui de fournisseur actif d'idées, d'innovateur et de contributeur à la stratégie d'achat numérique".

Cela nécessite une collaboration beaucoup plus intensive entre les acheteurs et le service informatique, qui doit être établie par des groupes de projet communs ou des postes nouvellement créés.

Les services de cloud computing entrent de plus en plus en jeu, car ils permettent une mise en œuvre rapide, flexible et économique de nouvelles solutions d'achat et constituent ainsi un élément important de la transformation numérique.

Pour qu'ils déploient tout leur potentiel d'innovation, il est recommandé d'intégrer progressivement les services en nuage dans les applications d'achat existantes et de les combiner avec des solutions sur site modernes dans des scénarios hybrides, jusqu'à ce que les anciens systèmes puissent être complètement arrêtés.

Dans l'environnement d'achat basé sur SAP, ce sont surtout les services cloud de la nouvelle suite ERP en temps réel S/4 Hana et d'Ariba qui sont considérés comme des repères pour la numérisation (S/4 Hana est bien sûr également disponible sur site).

Chaque entreprise devrait déterminer comment et quand introduire les nouvelles solutions d'achat basées sur le cloud dans le cadre d'une feuille de route numérique alignée sur la stratégie d'entreprise et d'achat. Plusieurs aspects organisationnels et technologiques doivent être pris en compte.

Date limite 2025

Avec la fin de la maintenance annoncée pour 2025 pour les versions des applications principales de SAP Business Suite 7, l'heure sonne également pour SAP Supplier Relationship Management 7.0 (SRM).

En effet, à partir de ce moment-là, les utilisateurs ne recevront plus de paquets d'amélioration réguliers ni de mises à jour de sécurité. Ils devraient donc développer à temps un concept définissant quels processus d'achat opérationnels et stratégiques seront traités à l'avenir avec quelle solution S/4 Hana ou Ariba et quand les différents projets de transformation devront être lancés.

C'est d'autant plus vrai au vu du rythme effréné auquel S/4 Hana et Ariba sont actuellement développés : Celui qui ne fait pas face à temps à la transformation numérique sera rapidement distancé.

Plus de performance, moins de coûts

Dans ce contexte, la suite ERP en temps réel S/4 Hana et Ariba offrent toutes deux un certain nombre d'avantages aux organisations d'achat. Au cœur de S/4 Hana, la plate-forme en mémoire Hana simplifie considérablement l'accès aux structures de données, ce qui se traduit par des gains de performance significatifs et de meilleures possibilités de reporting ad hoc, d'analyse et de simulation.

En utilisant le réseau Ariba basé sur le cloud, les entreprises peuvent collaborer plus efficacement avec leurs fournisseurs pour le traitement des offres, des contrats, des commandes, des factures et des paiements.

Avec plus de deux millions de participants, Ariba est le plus grand réseau d'entreprises et de fournisseurs au monde et fournit aux organisations d'achat une gamme de services via des interfaces standard afin de numériser l'ensemble des processus d'achat et d'économiser ainsi du temps, de l'argent et des ressources.

Des expériences d'utilisateurs comme dans le monde des consommateurs

Un autre argument de poids en faveur du passage à S/4 Hana et Ariba est la nouvelle technologie d'interface intuitive SAP Fiori. Elle offre aux collaborateurs chargés des achats un accès simplifié et personnalisé à toutes les fonctions d'approvisionnement dont ils ont besoin, et ce de manière mobile à partir de n'importe quel terminal.

Les apps sont intégrées dans des launchpads individuels à l'aspect de tuiles et permettent des expériences utilisateur que l'on ne connaît normalement que dans le monde de la consommation.

SAP Fiori répond ainsi aux exigences des utilisateurs les plus jeunes, qui attendent des appareils et des applications de communication dans l'entreprise le même confort que dans leur utilisation privée.

Les entreprises elles-mêmes bénéficient de processus de travail accélérés et de coûts réduits grâce à Fiori.

Gestion de projet systématique

Lors de l'introduction des nouvelles fonctions S/4-Hana et Ariba pour les achats, une approche structurée et efficace est décisive pour la réussite du projet.

La première étape consiste à identifier, en collaboration avec les responsables RH et IT, toutes les parties prenantes concernées par les projets de transformation attendus. Il ne s'agit pas seulement du personnel des achats et de l'informatique, mais aussi des utilisateurs d'autres domaines spécialisés et de fournisseurs sélectionnés.

Les parties prenantes devraient travailler ensemble - par exemple dans le cadre d'ateliers - à la définition d'une stratégie numérique et d'une stratégie d'achat alignée sur celle-ci. Il en résulte des champs d'action pour la feuille de route numérique et l'orientation stratégique des achats basés sur SAP pour les trois à cinq années suivantes.

Jean-Paul Wehrens recommande aux entreprises de faire appel à un partenaire de conseil disposant de compétences et d'une expérience étendues dans le domaine des achats sur la base de SAP et d'Ariba :

"D'après notre expérience, la plupart des entreprises estiment que leur niveau de maturité numérique est bien meilleur qu'il ne l'est en réalité. À cela s'ajoute le fait que de nombreux utilisateurs de SAP sont actuellement très incertains quant aux solutions d'achat sur lesquelles ils doivent miser à moyen terme".

C'est pourquoi la collaboration avec des spécialistes externes, qui peuvent déterminer le statu quo numérique à l'aide de listes de contrôle systématiques, s'impose. Une fois les contrôles rapides terminés, chaque entreprise sait où elle en est dans sa transition numérique avec ses systèmes, ses processus, ses collaborateurs et ses scénarios de collaboration, et quels sont les besoins de transformation.

Gestion du changement nécessaire

Pour préparer les collaborateurs et les partenaires commerciaux concernés à l'évolution de leurs rôles et de leurs tâches, la direction doit initier une gestion du changement. L'élément central doit être une stratégie de communication adaptée à la stratégie de l'entreprise, à la stratégie d'achat et à la stratégie informatique.

"C'est la seule façon de s'assurer que le changement numérique est également soutenu par les employés qui sont moins ouverts aux nouveautés".

fait remarquer Wehrens, partenaire d'Apsolut. Une autre tâche importante est d'informer les employés sur l'impact de la numérisation sur les postes de travail existants.

"Ce n'est qu'en rendant transparents les postes qui seront supprimés et ceux qui seront créés qu'une atmosphère ouverte au changement numérique pourra s'épanouir".