Pourquoi suivre Niki Lauda et éviter le décret Néron ?

En raison de la complexité du modèle de licence SAP, les entreprises gèrent généralement les licences à l'aide de méthodes d'attribution simplifiées, par exemple sur la base des autorisations accordées, du nombre de transactions utilisées, de la fréquence d'exécution des transactions ou du type d'utilisation des transactions (affichage, modification, etc.).

Cependant, l'attribution de la licence devient absurde si l'attribution de la licence ne correspond pas à l'utilisation réelle.

Si les changements ne sont pas pris en compte, les besoins de licences existants et actuels divergent au fil du temps. Pourtant, il s'avère que dans la pratique, les adaptations ne sont pas effectuées en temps voulu et de manière approfondie.

C'est pourquoi une gestion agile des licences, qui s'oriente vers les circonstances actuelles (Agile & Reality based License Management), est décisive. Pour ce faire, l'attribution des licences doit être adaptée en permanence à l'évolution des exigences internes (p. ex. fluctuation, changement de poste) et externes (p. ex. modification de la réglementation ou suppression de types de licences - utilisateurs professionnels limités).

La base de cette gestion des licences est une analyse en temps réel, qui fait partie intégrante des processus de l'entreprise. Il est recommandé d'utiliser des analyses fiables basées sur un logiciel, par exemple RBE Plus Compliance.

Elle permet une attribution périodique et en temps réel sur la base de données fondées et objectives. Les résultats permettent d'augmenter la précision de l'attribution, de respecter les exigences de conformité, de réduire les coûts et d'améliorer l'administrabilité.

Le modèle de licence SAP étant basé sur l'utilisation, les licences doivent être en adéquation avec les activités réelles des utilisateurs. Conformément au principe du moindre privilège de l'attribution des droits basée sur les rôles, les entreprises ont tout intérêt à s'orienter vers un principe de moindre licence en ce qui concerne la gestion des licences.

Cela signifie que les utilisateurs doivent être équipés au maximum de la licence dont ils ont besoin :

• Concentration sur les utilisateurs actifs (Licensing based on Authentication)
• Alignement sur le profil réel des tâches (Licensing based on Authorization) : L'attribution des types de licences pertinents doit se faire d'une manière qui correspond à l'environnement de la tâche, c'est-à-dire au poste de l'employé.
• l'octroi de licences sur la base de l'utilisation réelle (Licensing based on Usage) : Une analyse doit fournir un aperçu complet du comportement d'accès réel. Du point de vue du droit de licence, l'utilisation se manifeste soit par une utilisation directe (licence d'utilisateur nommé), soit en coopération avec des fonctionnalités logicielles supplémentaires (moteurs), soit indirectement par le biais d'interfaces.
• Adaptation agile sur la base d'analyses continues (Licensing based on Analytics) : Afin d'établir un principe de least license qui satisfasse à la réalité effective de l'entreprise, un contrôle et une adaptation périodiques sur la base d'analyses d'utilisation automatisées sont nécessaires.

Les logiciels, tels qu'une solution ERP, se caractérisent par le fait qu'ils sont tellement imbriqués dans l'entreprise et les processus commerciaux au fil du temps qu'ils ne peuvent être modifiés ou remplacés qu'au prix d'efforts accrus.

Dans ce contexte et sachant qu'il existe un lien très fort entre les entreprises et leurs solutions ERP, il faut suivre le credo de Niki Lauda en matière de négociation : Ne pas laisser de "terre brûlée" lors d'une négociation (décret de Néron).

Soyez bien préparé et fondez votre position et vos exigences sur des données objectives actuelles, par exemple grâce à une analyse de conformité RBE-Plus. Ainsi, une sous-licence est déjà connue a priori et une surlicence peut être une opportunité de négociation basée sur votre stratégie d'entreprise et informatique, en convertissant et en distribuant les licences - par exemple dans le cadre des Extension Policies - de manière orientée vers l'avenir.