Vollautomatische Rechnungsbearbeitung in SAP

Das Einsparpotenzial ist enorm: Die EU-Kommission schätzt die Einsparungen für Unternehmen in der EU durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr.

Um die Daten von Papierrechnungen auszulesen und in elektronischer Form direkt an das Buchhaltungssystem weitergeben zu können, nutzen viele Unternehmen OCR-Lösungen (OCR = Optical Character Recognition).

Die Papierrechnungen werden zunächst gescannt, anschließend liest eine OCR-Erkennungskomponente die Rechnungsdaten aus, damit diese per Workflow in den elektronischen Freigabeprozess weitergeleitet werden können.

Dieser kosten- und zeitintensive Umweg ist jedoch überflüssig, sofern sich Sender und Empfänger auf ein komplett elektronisches Rechnungsverfahren einigen, sei es über EDI (electronic data interchange), EBPP-Portale (electronic bill presentment and payment), Webportale oder via E-Mail oder DE-Mail.

Allein der Wegfall von Papier- und Portokosten macht es erstrebenswert, Rechnungen elektronisch zu verschicken. Hinzu kommen weitere Kostenvorteile sowie zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten, beispielsweise hinsichtlich Verarbeitungseffizienz und Transparenz.

Die größten Einsparpotenziale lassen sich dabei aufseiten des Rechnungsempfängers erzielen. Denn die Softwareunterstützung greift nicht nur beim Eingang der Rechnungen, sondern bei allen nachgelagerten Unternehmensprozessen wie Prüfung, Datenerfassung und Archivierung.

Die elektronische Rechnungsbearbeitung wird entlang des gesamten Prozesses enorm beschleunigt. Über einen Abgleich mit den Bestelldaten können Rechnungen zudem automatisch freigegeben werden. Der Empfänger spart somit einen hohen Anteil an Bearbeitungskosten und -zeit ein, wodurch er häufiger Skonto ziehen kann. Mahngebühren gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an.

Von 27 auf 2 Minuten

Der Rechnungsaustausch im PDF/A-Format senkt die Bearbeitungszeit von 27 auf 2 Minuten. Aktuell ist eine starke Tendenz zur einheitlichen Rechnungsstellung im Format PDF/A erkennbar, denn trotz geringer Investitionskosten ist der Nutzen sowohl für Rechnungssteller als auch Empfänger hoch.

Hinzu kommt, dass immer mehr Lieferanten auf einen Rechnungsaustausch im PDF/A-Format umstellen, da sie ihrerseits die Kostenvorteile realisieren wollen bzw. viele ihrer Kunden aus der Wirtschaft und dem öffentlichen Sektor keine papierhaften Rechnungen mehr akzeptieren. Diese positive Ausgangslage sollten besonders mittelständische Unternehmen für sich nutzen.

PDF/A-Dateien lassen sich einfach aus Microsoft Word oder einem ERP-System erzeugen und per E-Mail oder DE-Mail versenden. Das PDF/A-Format umfasst nicht nur eine Bilddatei, sondern darüber hinaus auch eine TXT-Datei.

Mithilfe einfacher Zusatzprogramme können diese TXT-Dateien extrahiert und für ERP-Systeme lesbar gemacht werden. Eine manuelle Erfassung der Rechnungsdaten beziehungsweise das Auslesen der Daten mit einer OCR-Komponente entfällt komplett.

Die Datenqualität liegt beim Rechnungsaustausch im PDF/A-Format bei 100 Prozent, im Vergleich zu rund 75 Prozent bei der Erfassung über OCR-Komponenten.

Da die TXT-Dateien komplett in das ERP-System übernommen werden, gibt es beim Rechnungsaustausch per PDF/A weder Datenverluste noch Lesefehler.

Das Bundesministerium des Inneren (BMI) errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von Rechnungen im PDF/A-Format, die mit „Kopfdaten“ für die teilautomatische Bearbeitung versehen sind, senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten.

Bei Rechnungen mit Bestellbezug reduziert sich der Aufwand sogar auf etwa zwei Minuten, wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt. Und das bei einem sehr geringen Investitionsaufwand für den Rechnungsempfänger.

Vollautomat für Rechnungen und Avise

Mithilfe einer Softwarelösung zur automatischen Rechnungsverarbeitung im SAP-System können SAP-Anwenderunternehmen alle eingehenden PDF/A-Dateien – wie Rechnungen oder Avise – vollautomatisch verarbeiten.

Eine solche Anwendung generiert alle buchungsrelevanten Daten aus PDF/A-Dateien und leitet diese automatisch an das SAP-System weiter. Eine zusätzliche OCR-Software oder ein externer Dienstleister ist nicht nötig.

Die Verarbeitung erfolgt direkt im SAP-System, ohne Medienbrüche und Schnittstellen, was eine hundertprozentige Datenqualität sicherstellt. Sowohl die manuelle Verifizierung der Daten als auch die Rechnungsprüfung nach § 14 UStG durch den Sachbearbeiter entfallen.

Eingabefehler oder der interne Verlust von Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Der Bearbeitungsprozess startet nach Eingang der PDF-Datei per E-Mail. Anschließend erfolgt zum einen die rechtssichere Archivierung, indem die entsprechende Datei (E-Mail-Text und das zugehörige PDF) im Archiv gespeichert wird.

Zum anderen beginnt die Bearbeitung der PDF-Datei im SAP-System. Die Daten werden in ein Rechnungseingangsbuch übertragen und es findet eine automatische Vorkontierung statt.

Anschließend ermittelt die Lösung die zuständigen Empfänger und stößt den Workflow an. Nach Rechnungsfreigabe mittels Workflow wird der Geschäftsfall gebucht und der SAP-Beleg zusammen mit dem PDF im Archiv abgelegt.

Aufwand und Effektivität

Von der Umstellung auf die PDF-Rechnungsbearbeitung und der damit verbundenen Beschleunigung und Verschlankung der unternehmensinternen Prozesse profitieren nicht nur die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung, sondern unternehmensweit alle, die am Freigabeprozess beteiligt sind.

Durch den elektronischen Workflow wird der gesamte Rechnungsdurchlauf deutlich beschleunigt. Ein wichtiger Vorteil ist die Transparenz entlang des gesamten Prozesses der Rechnungsbearbeitung.

Der Status jeder einzelnen Rechnung ist kontinuierlich überprüfbar. Rechnungskopien, zeitaufwändiges Suchen nach der Originalrechnung oder gar der Verlust eines Dokuments gehören der Vergangenheit an.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auch Rechnungen mit Bestellbezug auf Positionsebene ausgelesen und automatisch verarbeitet werden können.

Fast Close

Die Vorteile einer in SAP integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung sind auch für das Management spürbar. Beispielsweise profitieren Unternehmen von einer Echtzeit-Darstellung der aktuellen Verbindlichkeiten, da die Zahlen aus dem Rechnungseingang sofort zur Verfügung stehen.

Dies ermöglicht unter anderem eine präzisere Liquiditätssteuerung. Externe Kapitalgeber wie Banken oder Anteilseigner erwarten heute mehr Informationen zu einem früheren Zeitpunkt. Der Einbezug von Informationen durch Dritte, wie Lieferanten oder Kunden, ist jedoch ein Faktor, der den Abschlussprozess signifikant verzögern kann.

Mithilfe einer vollständig in SAP integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung können diese Informationen deutlich schneller generiert, verarbeitet und transparent dargestellt werden. Unternehmen gewinnen so wertvolle Zeit auf dem steinigen Weg zum Fast Close.

Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die rechtlichen Anforderungen zwar gesenkt, nach wie vor ist aber der Steuerpflichtige dafür verantwortlich, entsprechende Nachweise zu erbringen.

Beim Rechnungsversand per E-Mail muss beispielsweise der Empfänger Authentizität und Integrität sicherstellen. Dies ist durch ein innerbetriebliches Prüfverfahren zu gewährleisten.

Eine Anwendung zur SAP-integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung überprüft die Einhaltung dieser Vorschriften mithilfe eines standardisierten Prozesses. Die Lösung ermöglicht einen lückenlosen Nachweis über den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur -buchung.

Zusätzlich stellt die Lösung über eine automatische Rechnungseingangsprüfung nach § 14 UStG sicher, dass alle eingehenden Rechnungen die Merkmale zur Berechtigung des Vorsteuerabzugs erfüllen.

Einige Unternehmen zögern noch, ihren traditionellen papierbasierten Rechnungsaustausch umzustellen. Der Trend hin zur elektronischen Rechnungsbearbeitung ist jedoch nicht aufzuhalten. Beispielsweise hat die EU-Kommission von ihren Mitgliedstaaten gefordert, die elektronische Abrechnung als vorherrschende Methode bis 2020 zu etablieren.

Innovative, zukunftsorientierte Unternehmen positionieren sich schon jetzt als Vorreiter einer erwarteten Umstellungswelle. So prognostizieren Experten für die kommenden Jahre im Bereich elektronischer Rechnungen ein Wachstum von 30 Prozent in Europa. Weltweit werden 20 Prozent Steigerung erwartet.