Traitement entièrement automatisé des factures dans SAP

Le potentiel d'économies est énorme : la Commission européenne estime à 64,5 milliards d'euros par an les économies réalisées par les entreprises de l'UE grâce au traitement électronique des factures.

Pour pouvoir lire les données des factures papier et les transmettre directement au système comptable sous forme électronique, de nombreuses entreprises utilisent des solutions OCR (OCR = Optical Character Recognition).

Les factures papier sont d'abord scannées, puis un composant de reconnaissance OCR lit les données de la facture afin de pouvoir les transmettre par workflow au processus de validation électronique.

Ce détour coûteux et chronophage est toutefois superflu si l'expéditeur et le destinataire se mettent d'accord sur une procédure de facturation entièrement électronique, que ce soit via EDI (electronic data interchange), des portails EBPP (electronic bill presentment and payment), des portails web ou via e-mail ou DE-Mail.

Rien que la suppression des frais de papier et d'affranchissement rend l'envoi de factures par voie électronique souhaitable. À cela s'ajoutent d'autres avantages en termes de coûts ainsi que de nombreuses possibilités d'optimisation, par exemple en termes d'efficacité de traitement et de transparence.

C'est du côté du destinataire de la facture que le potentiel d'économies est le plus important. En effet, l'assistance logicielle n'intervient pas seulement à la réception des factures, mais aussi dans tous les processus d'entreprise en aval, comme la vérification, la saisie des données et l'archivage.

Le traitement électronique des factures est énormément accéléré tout au long du processus. Grâce à une comparaison avec les données de la commande, les factures peuvent en outre être validées automatiquement. Le destinataire économise ainsi une grande partie des frais et du temps de traitement, ce qui lui permet de bénéficier plus souvent d'un escompte. Les frais de rappel appartiennent également au passé.

De 27 à 2 minutes

L'échange de factures au format PDF/A réduit le temps de traitement de 27 à 2 minutes. Actuellement, on constate une forte tendance à la facturation unifiée au format PDF/A, car malgré des coûts d'investissement réduits, les avantages sont importants tant pour l'émetteur que pour le destinataire de la facture.

À cela s'ajoute le fait que de plus en plus de fournisseurs passent à un échange de factures au format PDF/A, car ils souhaitent de leur côté réaliser les avantages en termes de coûts ou que nombre de leurs clients du secteur économique et du secteur public n'acceptent plus les factures papier. Les entreprises de taille moyenne en particulier devraient profiter de cette situation de départ positive.

Les fichiers PDF/A peuvent être facilement générés à partir de Microsoft Word ou d'un système ERP et envoyés par e-mail ou DE-Mail. Le format PDF/A ne comprend pas seulement un fichier image, mais également un fichier TXT.

Des programmes complémentaires simples permettent d'extraire ces fichiers TXT et de les rendre lisibles pour les systèmes ERP. La saisie manuelle des données de facturation ou la lecture des données à l'aide d'un composant OCR n'est plus nécessaire.

La qualité des données est de 100 pour cent lors de l'échange de factures au format PDF/A, contre environ 75 pour cent lors de la saisie via des composants OCR.

Comme les fichiers TXT sont intégralement repris dans le système ERP, il n'y a pas de perte de données ni d'erreurs de lecture lors de l'échange de factures par PDF/A. Les factures peuvent être envoyées par courrier électronique ou par fax.

Le ministère fédéral de l'Intérieur (BMI) a calculé que le traitement d'une facture papier prend en moyenne 27 minutes. L'échange électronique de factures au format PDF/A, avec des "données d'en-tête" pour un traitement semi-automatique, réduit ce temps à environ cinq minutes.

Pour les factures faisant référence à une commande, le temps de travail est même réduit à environ deux minutes si la facture correspond à la commande. Et ce, pour un investissement très faible de la part du destinataire de la facture.

Automate complet pour les factures et les avis de paiement

Grâce à une solution logicielle de traitement automatique des factures dans le système SAP, les entreprises utilisatrices de SAP peuvent traiter de manière entièrement automatique tous les fichiers PDF/A entrants, tels que les factures ou les avis de paiement.

Une telle application génère toutes les données pertinentes pour la comptabilisation à partir de fichiers PDF/A et les transmet automatiquement au système SAP. Un logiciel OCR supplémentaire ou un prestataire de services externe ne sont pas nécessaires.

Le traitement s'effectue directement dans le système SAP, sans rupture de média ni interface, ce qui garantit une qualité des données à cent pour cent. Tant la vérification manuelle des données que le contrôle des factures selon l'article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG) par le gestionnaire sont supprimés.

Les erreurs de saisie ou la perte interne de factures appartiennent au passé. Le processus de traitement démarre après réception du fichier PDF par e-mail. Ensuite, il y a d'une part l'archivage juridiquement sûr en sauvegardant le fichier correspondant (texte de l'e-mail et le PDF correspondant) dans l'archive.

D'autre part, le traitement du fichier PDF commence dans le système SAP. Les données sont transférées dans un livre d'entrée de facture et une pré-imputation automatique a lieu.

La solution détermine ensuite les destinataires compétents et déclenche le workflow. Une fois la facture validée au moyen du workflow, la transaction est enregistrée et le document SAP est archivé avec le PDF.

Effort et efficacité

Le passage au traitement des factures au format PDF et l'accélération et l'allègement des processus internes à l'entreprise qui en découlent ne profitent pas seulement aux collaborateurs de la comptabilité financière, mais aussi, dans toute l'entreprise, à tous ceux qui sont impliqués dans le processus de validation.

Grâce au workflow électronique, l'ensemble du processus de facturation est nettement accéléré. Un avantage important est la transparence tout au long du processus de traitement des factures.

Le statut de chaque facture est vérifiable en permanence. Les copies de factures, la recherche fastidieuse de la facture originale ou même la perte d'un document appartiennent au passé.

Un autre avantage réside dans le fait que les factures se référant à des commandes peuvent également être lues au niveau des positions et traitées automatiquement.

Fast Close

Les avantages d'un traitement des factures PDF intégré dans SAP sont également perceptibles pour la direction. Par exemple, les entreprises bénéficient d'une représentation en temps réel des dettes actuelles, car les chiffres de la réception des factures sont immédiatement disponibles.

Cela permet notamment une gestion plus précise des liquidités. Les bailleurs de fonds externes tels que les banques ou les actionnaires attendent aujourd'hui davantage d'informations à un stade précoce. L'intégration d'informations par des tiers, comme les fournisseurs ou les clients, est toutefois un facteur qui peut retarder significativement le processus de clôture.

Grâce à un traitement des factures PDF entièrement intégré dans SAP, ces informations peuvent être générées, traitées et présentées de manière transparente beaucoup plus rapidement. Les entreprises gagnent ainsi un temps précieux sur le chemin semé d'embûches de la clôture rapide.

Avec l'adoption de la loi sur la simplification fiscale en 2011, le législateur a certes réduit les exigences légales, mais c'est toujours au contribuable qu'il incombe de fournir les justificatifs correspondants.

Lors de l'envoi de factures par e-mail, par exemple, le destinataire doit garantir l'authenticité et l'intégrité. Cela doit être garanti par une procédure de contrôle interne.

Une application de traitement des factures PDF intégrée dans SAP vérifie le respect de ces règles à l'aide d'un processus standardisé. La solution permet d'apporter une preuve complète tout au long du processus, de la réception de la facture à son enregistrement.

En outre, la solution garantit, par le biais d'un contrôle automatique des factures entrantes conformément à l'article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG), que toutes les factures entrantes remplissent les caractéristiques permettant d'autoriser la déduction de la TVA en amont.

Certaines entreprises hésitent encore à modifier leur échange traditionnel de factures sur papier. Cependant, la tendance vers le traitement électronique des factures ne peut pas être arrêtée. La Commission européenne a par exemple demandé à ses États membres de faire de la facturation électronique la méthode prédominante d'ici 2020.

Les entreprises innovantes et tournées vers l'avenir se positionnent d'ores et déjà comme les pionnières d'une vague de conversion attendue. Ainsi, les experts prévoient une croissance de 30 pour cent en Europe dans le domaine des factures électroniques pour les années à venir. Au niveau mondial, on s'attend à une augmentation de 20 pour cent.