Utilisation indirecte : solution équitable ou simple droit de passage ?

Au plus tard depuis le jugement dans l'affaire contre le fabricant de boissons britannique Diageo et le rappel de plus de 60 millions d'euros, les clients de SAP craignaient que le malheur ne les menace également sous la forme de licences supplémentaires coûteuses - déclenchées par l'utilisation indirecte.

L'utilisation au sens des dispositions de la licence comprend par exemple l'exécution des fonctions d'un logiciel ainsi que le chargement ou l'accès aux données gérées par le logiciel.

L'utilisation est indirecte lorsque, par exemple, les fonctions du logiciel ou les données gérées ne sont pas accessibles via l'interface utilisateur fournie avec le logiciel ou en tant que partie du logiciel, mais via des interfaces techniques, par exemple à l'aide du logiciel d'un fournisseur tiers.

L'analyse de l'utilisation indirecte est particulièrement difficile, car les structures informatiques des entreprises comportent de nombreuses interdépendances techniques, généralement complexes, entre différents systèmes.

C'est particulièrement vrai dans les environnements SAP. Les résultats de différents projets visant à déterminer les risques liés aux licences suggèrent que, dans les PME et les grands groupes, plus de 30 % des logiciels SAP sont dotés d'une licence insuffisante ou incorrecte ; une erreur qui peut avoir des conséquences financières insoupçonnées en cas d'audit par l'éditeur de logiciels.

Récemment, SAP a présenté un nouveau modèle de licence et de tarification (ERP Pricing for the Digital Age) qui vise à réglementer de manière plus transparente l'octroi de licences pour l'utilisation indirecte.

Je ne suis pas sûr que le nouveau modèle d'utilisation indirecte soit vraiment équitable et transparent et qu'il profite aux clients SAP.

Il mise sur une métrique transactionnelle, c'est-à-dire que du point de vue de SAP, dans certains cas, ce ne sont plus les utilisateurs ou les systèmes qui échangent directement ou indirectement avec les données SAP qui sont déterminants, mais les documents générés par les utilisateurs ou les systèmes, des "documents" selon la terminologie de SAP - ce qui, avec cette conséquence, est une nouveauté sur le marché des ERP.

Tant que le client SAP a besoin de plus en plus de licences SAP pour le nombre de documents créés, car par exemple le nombre de commandes (Sales Document) est en hausse, les coûts supplémentaires des licences logicielles, plus les frais de maintenance qui y sont liés, peuvent encore être tolérés.

La situation devient critique au plus tard lorsque, en raison de l'absence de commandes ou - dans le sens d'une optimisation - de l'introduction d'un nouveau processus de commande, le nombre de commandes gérées par SAP passe de 1.000.000 à 500.000 par exemple.

Bien entendu, SAP ne rembourse pas les frais de licence payés auparavant, quelle que soit la situation du client. En revanche, les besoins en licences pour les utilisateurs nommés - nonobstant le thème de l'utilisation indirecte - étaient et sont toujours beaucoup plus stables.

Que peuvent faire les entreprises ?

Il est nécessaire d'optimiser continuellement les licences afin de ne pas courir le risque d'acheter les mauvaises licences ou trop de licences et d'être finalement "puni" pour ces mauvaises décisions par des frais de maintenance pendant des années.

L'attentisme n'est en tout cas pas la bonne devise. Les entreprises devraient se préparer, analyser les points faibles éventuels et envisager des alternatives.

Des outils sophistiqués qui identifient l'utilisation indirecte aident à l'analyse. Ceux-ci sont hautement spécialisés et ont été développés pour le monitoring de certains produits logiciels ou fabricants. Outre Snow Optimizer for SAP et Xpandion Profile Tailor License Auditor, le ConSalt License Optimizer @ SAP en fait partie.

Toutefois, un inventaire de l'état actuel ne suffit pas pour une utilisation durable et conforme aux licences. L'informatique utilisée dans l'entreprise est soumise à des changements continus, à l'instar des processus commerciaux, tout comme le nombre de données gérées ou de "documents".

Là aussi, il existe des services spéciaux qui fournissent au final des recommandations d'action individuelles, adaptées au client et indépendantes - comme par exemple le SAP GRC Monitoring de ConSalt.