Utilisation étendue pour les archives intelligentes

C'était le boom des systèmes d'archivage et de gestion de documents dans les années 90 : Presque tous les fabricants voulaient alors placer leur système comme application leader dans l'entreprise. Ceux-ci devaient devenir la plaque tournante de l'information, grâce à laquelle l'utilisateur gérait toutes les informations de manière centralisée. Ce n'est qu'ainsi que l'on peut comprendre que les fabricants aient suivi une voie qui a conduit aux systèmes de gestion de documents actuels, surchargés de fonctions et dont il est difficile d'avoir une vue d'ensemble, ou, comme on le dit aujourd'hui, aux systèmes de gestion de contenu d'entreprise. D'éminents analystes prédisaient déjà à l'époque que le souhait était le père de la pensée. En effet, leur clairvoyance a été confirmée par la pratique. Si l'on demande aujourd'hui aux utilisateurs quels sont leurs systèmes centraux, 90% d'entre eux citent l'ERP, le CAD/PLM, le CRM et leurs propres systèmes (par exemple dans le secteur des assurances).

Presque tout le monde a maintenant un DMS ou un ECM, mais celui-ci n'est souvent utilisé que comme un simple système d'archivage qui fait son travail en arrière-plan. Mais si l'on n'a besoin que d'une petite partie, à savoir la fonctionnalité d'archivage, la question s'impose : Pourquoi une suite ECM surchargée ? Dans le contexte SAP, l'idée de remplacer les systèmes DMS et ECM encombrants et difficiles à administrer utilisés jusqu'à présent par des systèmes d'archivage légers s'impose donc de plus en plus. Dans les entreprises qui misent uniquement sur SAP, cela fonctionne très bien.

Cette voie leur est ouverte, car SAP a créé, avec l'interface ArchiveLink, un standard qui permet une approche entièrement intégrée de l'archivage. L'archive est considérée comme un système back-end. Sa seule tâche est d'archiver les documents de manière performante et sûre et de les restituer en cas de recherche. L'intelligence et la gestion des métadonnées sont du ressort de SAP.

Déplacer l'intelligence et la gestion des documents dans l'application principale et utiliser les archives - comme dans le contexte SAP - comme simple dépôt de documents, c'est désormais une approche prometteuse pour résoudre la question des archives. Même pour les applications non-SAP, ArchiveLink peut être utilisé comme protocole standardisé grâce à son ouverture. Avec le produit KGS WebService, KGS propose un service adapté, basé sur le standard ArchiveLink. Il permet à l'application leader d'archiver des documents via une interface simple.

Enabling d'archives pour les applications spécialisées

Les applications spécialisées individuelles - par exemple dans le domaine des assurances ou des solutions de portail - peuvent être reliées à la solution d'archivage de KGS, bien établie dans l'environnement SAP, par le biais du service et en utilisant tous les langages de programmation courants. Une fois le processus d'archivage réussi, l'interface renvoie un identifiant unique qui permet ensuite d'accéder à nouveau au document. L'utilisateur peut ainsi archiver ses documents et ses données dans n'importe quelle application ou y effectuer des recherches via les technologies web dans le ContentServer4Storage de KGS.

Seule condition : l'application connectée peut gérer une méta-information supplémentaire par document - l'identifiant unique du document. Ce critère permet à l'utilisateur d'accéder directement aux documents. Dans cette construction, le WebService PBC est responsable du classement des documents. Comme les documents sont classés et appelés de manière standardisée, l'échange de documents entre applications est également facile. Le WebService détermine l'endroit où les documents sont finalement archivés, ce qui est totalement transparent pour l'application située au-dessus. Il est ainsi possible d'utiliser au choix des solutions de stockage sur site, des solutions WORM ou des solutions de stockage en nuage.

Architecture à 3 niveaux

La PBC utilise une architecture à trois niveaux. Elle convient à toutes les entreprises qui utilisent différentes applications, mais qui ont besoin d'un service d'archivage central qui archive les documents et les données de manière centralisée et performante, indépendamment des applications, et qui les remet à disposition en cas de besoin.

La première couche est constituée par les applications/solutions logicielles utilisées par le client. SAP, bien sûr, mais aussi d'autres systèmes tels que Salesforce, MS-SharePoint, des solutions clients, des portails clients, des solutions de CAO/PLM, etc. SAP peut être directement connecté via les interfaces standard ArchiveLink, ILM et à l'avenir CMIS, tous les autres systèmes via le Service Web PBC.

La deuxième couche est constituée par les solutions KGS en tant que middleware allégé. KGS crée le lien entre les applications et les supports de stockage nécessaires, que l'on retrouve ensuite dans la troisième couche. KGS complète en outre le simple archivage de données et de documents par des composants supplémentaires judicieux tels que scan, DocumentRouter, migration, Viewer, etc.

Au fur et à mesure, le middleware PBC sera complété par d'autres fonctionnalités qui rendront l'archivage "intelligent". Il s'agit notamment d'un outil de contrôle qui nettoie régulièrement les archives et vérifie quelles sont les données/documents nécessaires et qui, le cas échéant, peuvent être transférés automatiquement vers une autre mémoire après un certain temps. De cette manière, le WebService s'occupe activement de la gestion du stockage et simplifie considérablement l'administration.

La troisième couche est constituée de n'importe quel système de stockage (solutions locales ou en nuage) qui peut être contacté via le middleware PBC. L'idée est qu'un middleware "intelligent" s'occupe de l'archivage de manière autonome.

Dans ce cas, les documents qui sont fréquemment utilisés et/ou qui sont importants du point de vue "financier" peuvent par exemple être stockés sur un système de stockage onéreux et les documents moins importants sur un système de stockage en nuage bon marché. L'outil de contrôle vérifie de manière cyclique l'utilisation des systèmes de stockage selon des règles définies par le client, optimise ainsi de manière autonome l'archivage et contribue automatiquement à réduire les coûts. Le mode de fonctionnement décrit d'une solution globale PBC en tant qu'"archive intelligente" peut ensuite être proposé en collaboration avec un fournisseur d'hébergement ou également en tant que solution SaaS.

Cas d'utilisation : Intégration Salesforce

Comme décrit précédemment, le WebService PBC permet d'intégrer facilement des archives dans des applications de pointe, par exemple dans Salesforce - un module fonctionnel a été développé à cet effet. Ce module permet de référencer et de rechercher des documents dans le système CRM à partir d'une archive PBC.

De cette manière, les documents SAP, par exemple, peuvent être mis à disposition dans Salesforce. Il est donc possible d'afficher dans Salesforce, pour un client donné, tous les documents commerciaux tels que les commandes, les factures, les bons de livraison, etc. sans que ceux-ci soient enregistrés plusieurs fois. Dans cet exemple, ils se trouvent exclusivement dans les archives (SAP), mais sont disponibles à tout moment via l'application métier.

Sur site ou dans le nuage

Les documents eux-mêmes sont archivés via ArchiveLink-Backbone, soit sur site, soit dans le cloud. Le backbone ArchiveLink permet de se connecter directement aux systèmes SAP ou à d'autres systèmes via le WebService PBC. Le résultat est une archive universelle et un pool d'informations centralisé, réalisés avec des moyens simples.