Une simplicité géniale, même pour les commandes

Le groupe Fischer est représenté dans le monde entier avec 5200 collaborateurs et 49 sociétés dans 37 pays. L'entreprise met l'accent sur la force d'innovation et la qualité, y compris dans les processus internes, qu'elle optimise en permanence au-delà des frontières des services, des secteurs et des pays. "Nous voulons traiter nos commandes le plus rapidement possible avec une équipe compacte, et bien sûr avec le moins d'erreurs possible", explique Michael Mader, responsable de l'administration et du contrôle de gestion.

Fischer a opté pour Tangro parce que la solution est intégrée dans SAP.

"La reconnaissance OCR fonctionne simplement en arrière-plan, sans poste de travail supplémentaire pour la pré-saisie. Le gestionnaire consulte et traite les commandes reçues directement sur son écran", explique Thorsten Holl, responsable des processus informatiques.

"L'interface ressemble alors à l'environnement SAP habituel, ce qui permet aux utilisateurs de s'orienter très facilement dans le système. Cela nous a beaucoup plu".

Lors du traitement, l'image de la commande est affichée avec les contenus reconnus par le système. Cela facilite grandement la vérification des données de la commande. Du point de vue de l'informatique, la compatibilité S/4 de la solution Tangro a notamment été déterminante, car le passage au nouveau système ERP commencera l'année prochaine.

L'automatisation du traitement des commandes a été lancée dans la société de distribution allemande du secteur d'activité Fischer-Befestigungssysteme. Il s'agit avant tout d'articles standardisés qui sont livrés à partir de l'entrepôt via un numéro d'article. Ils sont destinés aux grandes surfaces de bricolage, au commerce de matériaux de construction ou au commerce de liaison de production qui, à son tour, approvisionne les entreprises artisanales et les clients industriels en systèmes de fixation Fischer.

Une activité de masse donc, avec des entrées de commandes quotidiennes élevées. Et avec l'exigence d'un traitement journalier et d'une livraison rapide : toutes les commandes doivent être enregistrées le jour même de leur réception. Si les envois doivent quitter l'entreprise le jour même, le traitement doit même être terminé avant l'heure limite en début d'après-midi. Cela n'est possible que si la saisie des commandes est rapide, fluide et si possible sans erreur.

Pour les commandes reçues électroniquement par EDI (Electronic Data Interchange), cela ne pose aucun problème. Ces commandes sont lisibles par machine et sont donc directement comptabilisées dans SAP. Mais Fischer continue de recevoir plus de 65 000 documents de commande par an par fax ou par e-mail. Le contenu de ces commandes doit d'abord être saisi dans SAP, ce qui prend énormément de temps lorsque la saisie est manuelle et que chaque document comporte jusqu'à 60 positions. Avec Tangro, ce processus se déroule désormais aussi de manière électronique : le logiciel traite aujourd'hui environ 90 pour cent des commandes par fax et par e-mail de manière entièrement automatique.

"Le traitement automatisé des commandes avec Tangro nous a permis de gagner énormément de temps. Maintenant, nous pouvons encore mieux travailler en journée"., déclare Thorsten Holl.

Tangro saisit les contenus pertinents de la commande et remplit automatiquement les valeurs de champ nécessaires avec les données reconnues. Il s'agit par exemple de données d'en-tête telles que le donneur d'ordre, le numéro de commande et la date de commande ainsi que la date de livraison et le responsable de la commande chez le client.

Au niveau des postes, le système reconnaît entre autres le numéro de poste, l'article, la quantité, l'unité de quantité et le prix total. Toutes les données pertinentes nécessaires à l'enregistrement de la commande dans SAP sont ainsi disponibles - sans aucun effort manuel.

"Les employés n'ont plus rien à taper"Les utilisateurs n'ont pas besoin d'être formés, mais peuvent se consacrer aux tests et à l'apprentissage du système", explique Thorsten Holl.

L'apprentissage de nouveaux contenus de documents est une fonction importante pour la saisie des commandes, car elle permet au processus de vente de se poursuivre sans interruption. Les documents commerciaux sont plus individuels que les documents comptables et ont beaucoup plus de spécificités. Ces différentes présentations doivent être apprises au système.

Thorsten Holl : "Avec Tangro, l'apprentissage de nouveaux documents de commande est si simple que les gestionnaires peuvent prendre en charge cette partie, dans le cadre du traitement quotidien des commandes".

Dans le livre des entrées Tangro, toutes les commandes reçues par fax ou par e-mail sont répertoriées et traitées en fonction du canal de distribution et du secteur d'activité. Il en va de même pour les offres et les retours. Ces types de documents sont également saisis automatiquement par Tangro.

Le traitement des commandes bénéficie ainsi d'un nouvel élan d'optimisation : s'il existe déjà un devis correspondant à une commande, Tangro le reconnaît immédiatement et facilite ainsi la comparaison des données. Il est ainsi garanti que les conditions convenues, par exemple, sont reprises dans la commande. Thorsten Holl : "C'est ce qui est bien avec Tangro : si je me réfère à l'offre, je vois directement les prix et je peux les comparer".

Les exigences spécifiques de Fischer, par exemple en ce qui concerne les sélections dans le livre d'entrée ou la reconnaissance des différents types de documents, ont pu être couvertes en grande partie par le biais du Customizing. Après ce succès, le système doit maintenant être déployé dans d'autres sociétés nationales, en fonction de l'utilisation ou non de SAP et de la similitude de la structure des quantités, de la réception des fax et du type de commandes.