Une note de frais sur quatre contient des erreurs

Les auteurs de l'étude ont constaté qu'une note de frais sur quatre est erronée.

La bonne nouvelle, c'est que 57% de ces inexactitudes sont corrigées directement dans la comptabilité. La mauvaise : Dans 15 pour cent des décomptes erronés, les voyageurs font intentionnellement de fausses déclarations.

Les montants en jeu dans les décomptes délibérément erronés se situent entre dix et trente euros dans 50 % des cas. Dans un tiers des déclarations erronées, les frais présentés indûment pour remboursement se situent entre 30 et 50 euros.

Astuces et infractions courantes

Le dernier Business Traveller Report se penche également sur le thème de la fraude aux frais et de la conformité. Parmi les astuces les plus populaires pour faire grimper les notes de frais, on trouve la facturation de dépenses privées.

Ainsi, 23 pour cent des personnes interrogées ont déjà présenté des justificatifs de taxi privés. Une personne interrogée sur cinq est déjà allée manger avec des amis ou de la famille aux frais de l'entreprise (20 %).

La facturation de tickets de parking ou de carburant privés est tout aussi populaire (également 20 %). Les forfaits de repas font également l'objet de tricheries. Les fausses déclarations sont particulièrement nombreuses pour les voyages d'une journée.

Ainsi, un forfait repas plus élevé est encaissé. En amont du voyage, c'est-à-dire lors de la réservation, 38 % des voyageurs d'affaires ne respectent pas la limite de frais imposée par la politique voyages.

23 % ne réservent pas toujours via le canal prescrit et 19 % choisissent d'autres prestataires que ceux définis par l'employeur.

"Une partie des décomptes erronés est soumise de manière frauduleuse. Mais la majorité des erreurs sont accidentelles. Surtout dans les processus manuels, il peut vite arriver qu'une virgule glisse ou qu'une faute de frappe se glisse.

De simples erreurs de transcription, la méconnaissance du cadre juridique, l'absence de justificatifs ou des données incomplètes contribuent également à des décomptes erronés".

déclare Götz Reinhardt, directeur général de Concur DACH.

"Les solutions automatisées ou numérisées pour la gestion des voyages d'affaires réduisent non seulement le temps de traitement des décomptes, mais éliminent également bon nombre des sources d'erreur mentionnées.

Ils remplacent un processus papier improductif et source d'erreurs et encouragent la numérisation au sein de l'entreprise. De plus, ils forcent le respect des directives de voyage et la soi-disant réalisation de voyages sur la base de leur conformité (compliance)".

Missions des parlementaires européens

Il a été récemment rendu public que des dizaines de députés européens n'ont pas correctement facturé leurs frais de déplacement. Une astuce apparemment très appréciée pour faire valoir des frais plus élevés : Des vols à bas prix ont été utilisés, mais un voyage avec la voiture de fonction a été facturé.

En échange, les députés pouvaient se faire rembourser 50 centimes par kilomètre prétendument parcouru. Des cas comme celui-ci touchent aussi bien les services publics que les entreprises du secteur privé.

L'étude de Concur conclut que 15% des données erronées sont intentionnelles.