Une étude préliminaire crée la transparence

Les utilisateurs de logiciels SAP peuvent généralement répondre rapidement à la question de leur futur système ERP : l'avenir est S/4HANA ! La réponse à la question de savoir quelle est la meilleure façon d'implémenter S/4HANA est moins évidente. Selon une étude récente de DSAG - le groupe d'utilisateurs SAP germanophones - un tiers des entreprises cherchent encore l'approche de transformation la plus prometteuse pour leur propre organisation.

Deux méthodes de transition sont possibles : celui qui voit dans S/4HANA, en tant que noyau numérique, l'opportunité d'une réorientation complète des domaines et processus d'activité, se retrouve rapidement dans une nouvelle mise en œuvre sur un terrain vierge (type Greenfield). Ceux qui souhaitent conserver un système et des processus stables s'engageront en revanche sur la voie d'une conversion technique du système avec des modifications progressives et gérables (type Brownfield).

Les deux approches sont parfois combinées sous la forme d'une transition sélective des données (type Blue ou Orangefield), par exemple lorsqu'une consolidation du système ou des processus est abordée simultanément dans le cadre d'une migration technique. Ou bien des processus "green field" sont assemblés de manière sélective avec une sélection d'anciennes données, de processus et de développements propres ou d'add-ons.

Du point de vue de "l'hélicoptère", le choix de l'approche de transformation implique la question de savoir si l'introduction de la nouvelle génération ERP doit être traitée en premier lieu comme un projet d'entreprise ou comme un projet informatique. En d'autres termes : dans quelle mesure la migration vers S/4HANA doit-elle déjà contribuer à la numérisation de l'entreprise ? En d'autres termes : Quel est l'effort nécessaire pour harmoniser les processus mis en œuvre avec le nouveau monde SAP ?

Les processus et systèmes développés individuellement dans les entreprises ainsi que les spécificités des branches impliquent que le choix de la voie de migration doit être fait individuellement. Dans la plupart des entreprises, il existe déjà une certaine idée générale - c'est-à-dire une intuition - de l'approche de transformation appropriée et de l'effort à fournir.

Toutefois, compte tenu de l'importance et de la portée de la transition du logiciel SAP, personne ne devrait être obligé de se fier uniquement à son instinct. Il est donc conseillé de prendre cette décision sur la base d'un résultat d'analyse clairement déductible et objectif. Afin d'identifier l'approche de transformation la plus adaptée à l'organisation d'une entreprise et de réduire ainsi l'espace de solution pour le calcul d'un business case détaillé, BTC applique un modèle de scoring.

Dans le cadre d'une étude préliminaire en plusieurs étapes, l'environnement système installé ainsi que les processus commerciaux existants et les besoins des clients sont systématiquement saisis et analysés, de même que la propension au risque propre à l'entreprise. Le noyau est constitué d'une matrice qui reprend les bases techniques et de processus de l'entreprise et dont la pertinence est pondérée à l'aide d'un modèle de scoring. Les scores ainsi obtenus sont condensés en un profil de transformation orienté sur les faits. Sur cette base, il est possible de développer un business case précis pour la transformation S/4HANA envisagée.

Il n'est pas nécessaire d'insister sur le fait qu'une planification minutieuse en amont protège de bien des mauvaises surprises et constitue la clé de la réussite du projet. Avant le coup d'envoi de l'étude préliminaire de l'introduction de S/4HANA, il est donc recommandé de clarifier les aspects fondamentaux de la migration.

En bref, il s'agit de répondre aux questions classiques en W - qui, quoi, pourquoi, comment, quand - qui forment (devraient former) le cadre de toute démarche de projet. Cela signifie qu'en plus de ce premier objectif, il faut aussi se faire une idée des tâches à accomplir et des changements à apporter à sa propre organisation. Les étapes suivantes constituent l'avant-projet :

Inventaire et travaux préparatoires

Après avoir clarifié l'orientation de base, on prépare l'analyse proprement dite, l'inventaire détaillé. L'environnement système et processus existant est vérifié quant à sa "préparation" à S/4HANA. Dans cette phase, on vérifie par exemple si le système ERP SAP existant fonctionne déjà avec une version compatible avec S/4HANA et s'il supporte le jeu de caractères Unicode. De même, les premières données de référence concernant la configuration de l'environnement système cible (serveurs, bases de données ou cloud) sont définies.

Les questions liées aux applications occupent également une place importante. On commence par des travaux relativement simples, comme vérifier si les développements individuels des clients peuvent encore être exécutés avec le nouveau système ERP. Il est également utile de valider la qualité des données de base et de les corriger le cas échéant. Dans la perspective de la migration, cela permet d'alléger le travail de transfert des données et d'économiser en même temps les ressources du système. Il est également indispensable de contrôler si les structures de processus et d'objets mises en place dans le système ERP actuel se retrouvent dans S4/HANA.

De nouveaux objets comme le partenaire commercial central avec l'intégration obligatoire des débiteurs/créanciers (CVI) ou le grand livre central suggèrent de remettre en question les structures financières et logistiques existantes. Cela vaut également pour les tables de totaux et d'index qui ne sont plus nécessaires en raison de la technique en mémoire HANA et qui - si nécessaire - survivent au changement en tant que "vues".

Le caractère comptable de l'inventaire peut sembler un peu fastidieux. Il est cependant fondamental pour comparer le paysage des systèmes et des processus d'une organisation avec l'étendue des fonctions de S/4HANA. Heureusement, SAP met à disposition une série d'outils qui permettent d'analyser et d'évaluer la "capacité" S/4HANA d'un environnement à différents niveaux, sans trop d'efforts.

L'outil Simplification Items Check répertorie par exemple les objets d'un environnement système qui ne sont pas disponibles dans la nouvelle génération de logiciels ou seulement sous une forme modifiée. Le Custom Code Check détermine quant à lui quels add-ons ou modifications développés individuellement sont adaptés à S/4HANA. Et le rapport sur l'utilisation des transactions donne des indications sur les tâches pour lesquelles des applications Fiori devraient être mises à la disposition des utilisateurs.

Les outils regroupés sous l'égide des S/4HANA-Checks répondent principalement à des questions d'ordre technique. Le rapport BSR (Business Scenario Recommendations) traite en revanche des aspects liés aux processus, tels qu'ils sont généralement demandés par les collaborateurs des départements spécialisés. Ainsi, l'outil collecte dans le paysage existant des données de performance typiques (KPI) relatives aux tâches de gestion d'entreprise : par exemple "création d'une opération de commande" ou "délais de paiement". Celles-ci sont ensuite comparées aux options d'optimisation des meilleures pratiques dans le nouveau système (benchmark par rapport au secteur inclus).

Toutes les informations nécessaires à la phase d'analyse sont ainsi disponibles. Lors d'un atelier commun, les collaborateurs des départements spécialisés et les experts SAP de l'exploitation informatique peuvent désormais soumettre chaque processus important à une analyse Fit et Gap et illustrer les changements importants, notamment les améliorations apportées par la nouvelle génération ERP.

Pour chaque processus, la pertinence et le degré d'écart par rapport à la norme sont consignés afin de déterminer en détail l'étendue des changements nécessaires. Enfin, l'équipe de projet rassemble, à un niveau agrégé, les enseignements tirés pour les processus critiques de l'entreprise, le statu quo, le changement et les avantages apportés par SAP S/4HANA.

Dans la phase d'évaluation qui suit, les bases techniques et de processus identifiées dans l'analyse sont évaluées et pondérées en fonction de leur pertinence et de l'effort requis par l'entreprise. La prise de décision en faveur d'une approche greenfield ou brownfield est au centre de cette évaluation. Tous les résultats des domaines thématiques analysés sont directement intégrés dans le modèle de scoring afin de soutenir activement la décision relative à l'approche de transformation finale.

Les valeurs de points déterminées dans la matrice de scoring donnent un modèle de décision à différents niveaux - différencié selon l'environnement système, les processus commerciaux, les interfaces, les données de base et les données de mouvement, les add-ons/modifications. Le résultat de l'étude préliminaire est un profil de transformation compréhensible pour l'entreprise concernée - précisément hiérarchisé et pondéré selon le type de greenfield ou brownfield.

Le résultat de l'atelier - c'est-à-dire le profil de transformation dérivé des besoins réels - constitue une base de premier ordre pour concrétiser le projet de transformation SAP S/4HANA annoncé. Les entreprises sont ainsi en mesure de présenter de manière concluante un business plan orienté sur les faits, y compris toutes les opportunités et tous les risques. Avant d'établir le plan de mise en œuvre correspondant, le scoping, il faut saisir l'occasion de réfléchir encore une fois aux bases du projet de transformation.

Il s'agit également de répondre à la question de savoir dans quelle mesure l'organisation est ou peut être courageuse pour remettre en question et modifier ce qui est établi. Grâce aux connaissances acquises lors de l'étude préliminaire, il est tout à fait possible - contrairement à l'objectif initial - de modifier les priorités en fonction des cas. Ce n'est qu'à ce moment-là qu'il est possible de décider s'il est préférable d'adopter une approche "greenfield" ou "brownfield" ou, en d'autres termes, s'il faut mettre en œuvre un projet commercial ou un projet informatique.