Injustement sous-estimée : une gestion unifiée des utilisateurs SAP

À quelques exceptions près, il ne s'agit que d'une licence d'utilisateur par utilisateur SAP actif. Grâce à de nombreux projets SAP, nous savons que la moyenne se situe entre 1,1 et 1,4 licence par employé.

Pour éviter ce problème, la majorité des clients utilisaient un ZBV ou un IDM. Les deux doivent fournir un login unique par utilisateur SAP sur tous les comptes SAP existants.

Ainsi, tous les comptes SAP d'un employé peuvent être attribués à la personne correspondante dans le License Administrative Workbench (LAW) grâce à la consolidation.

La pratique est toutefois différente, car la plupart des clients disposent, pour des raisons historiques, de différentes attributions de login pour leurs comptes SAP. Par exemple, le nom de famille plus les une à trois premières lettres du prénom sont utilisés comme login. Quelques années plus tard, un IDM est par exemple mis en place, qui attribue une combinaison de chiffres et de lettres par utilisateur SAP.

Cependant, les "anciens" comptes avec nom de famille et prénom ne sont pas suffisamment mis à jour. Il en résulte qu'en cas de consolidation par le LAW, ces collaborateurs obtiendraient deux licences.

Une autre cause du manque de qualité des données des comptes est que, souvent, l'OEC ou l'IDM ne fonctionnent pas globalement ou que plus d'un système de gestion des utilisateurs est utilisé.

En d'autres termes, la qualité est la même : La structure et la qualité des données ne sont pas les mêmes dans tous les systèmes SAP. À cela s'ajoute le fait que de nombreux champs ne sont pas obligatoires lors de la création d'un compte SAP, comme le nom d'affichage, l'e-mail, le prénom et le nom de famille.

Inévitablement, cela dégrade encore la qualité des données, ce qui entraîne des coûts supplémentaires élevés dans les licences d'utilisateurs SAP, car il faut payer plus d'une licence d'utilisateur SAP par employé.

Un exemple :

Un client disposant de 34 systèmes de production et de 34 systèmes de développement dans cinq pays différents avait consolidé quelque 124 000 comptes SAP et environ 38 000 utilisateurs SAP grâce au LAW. Il utilisait deux systèmes IDM différents qui ne couvraient pas tous les systèmes SAP.

En Asie & en Amérique du Sud, il existait des contrats SAP séparés, où le nom de famille plus les deux premières lettres du prénom étaient utilisés comme login.

Le relevé doit toutefois être effectué de manière centralisée et globale par LAW. Chez ce client, nous avons pu réduire le nombre total de licences utilisateur SAP d'environ 38.000 à environ 33.000 en trois mois, uniquement en optimisant la gestion des utilisateurs SAP et sans optimiser l'attribution des licences.

Une gestion des utilisateurs bien structurée et uniforme nécessite des efforts importants pour trouver et entretenir la faible qualité des données, souvent due à des raisons historiques. De nombreuses entreprises échouent inutilement à trouver les comptes SAP de chaque employé.

Des outils comme License Control for SAP Software d'Aspera permettent de résoudre ce problème. Avec des règles spécifiques au client et des algorithmes correspondants, les comptes SAP sont mappés de manière automatisée pour chaque employé.

De cette manière, 90 à 95 pour cent des comptes SAP peuvent être correctement attribués - seul un petit reste doit être mis à jour manuellement. De cette manière, les paiements en double ou en triple pour les utilisateurs SAP sont éliminés.

Bien que presque toutes les entreprises utilisent un système de gestion des utilisateurs, l'impact financier d'une amélioration de la qualité des données est souvent sous-estimé.

L'attribution optimale des comptes SAP permettrait de réduire d'un coup jusqu'à 20 % du volume total des licences SAP. Cela ne constituerait que la base d'une attribution de licences à optimiser par la suite. Un potentiel d'économie supplémentaire peut être libéré sur la base de l'utilisation réelle.