Un projet SLO efficace grâce à une approche basée sur des outils

Otto Bock Kunststoff fabrique des matières plastiques en technologie polyuréthane (PUR) et des gels techniques. L'entreprise a été fondée en 1953 et emploie plus de 300 personnes.

Jusqu'au début de l'année 2015, les unités organisationnelles correspondantes Usines de mousse (SSW) et Systèmes de mousse (SSY) étaient représentées dans le système SAP en tant que sociétés distinctes.

Les processus fonctionnaient de manière totalement isolée les uns des autres. L'objectif du projet était de fusionner les deux divisions en une seule entité juridique, également dans l'environnement système SAP, pour former la nouvelle société Otto Bock Kunststoff GmbH.

L'entreprise de technique médicale active au niveau mondial a fait confiance à l'expertise SAP de l'entreprise de conseil d'Heidelberg cbs Corporate Business Solutions. Du côté du système, cela devait également être fait avec effet rétroactif au 1er janvier 2015.

Après la transformation, la nouvelle société devrait être représentée côté système comme si elle avait déjà été comptabilisée de manière opérationnelle depuis le début de l'année. De plus, un exercice complet est ainsi disponible pour le reporting.

Fondamentalement, le groupe d'entreprises attendait de la transformation des synergies tant au niveau de la flexibilité des collaborateurs qu'au niveau de l'optimisation des processus commerciaux. Après tout, les deux organisations utilisent pratiquement les mêmes processus.

Ceux-ci étaient simplement présentés dans deux unités différentes. En les regroupant, Otto Bock n'aurait plus besoin à l'avenir d'exécuter et de gérer ces processus en double.

Harmonisation

Pour pouvoir fusionner, il était nécessaire que les deux divisions utilisent le même plan comptable et le même périmètre analytique, ainsi que le même périmètre de résultat.

Une harmonisation était donc inévitable. De plus, les unités organisationnelles associées aux systèmes de mousse, telles que l'usine et l'organisation de vente, devaient être intégrées 1:1 dans les usines de mousse.

Dans le cadre de la fusion, les conseillers de cbs ont prévu d'établir le report de solde dans la comptabilité financière par une écriture de reprise au niveau des soldes et par la reprise des postes ouverts au début de l'exercice.

Il s'agissait ensuite de transférer en détail les postes individuels de l'exercice en cours. En outre, dans une autre étape du projet, les experts SAP ont dû relever le défi d'affecter également les objets logistiques à la nouvelle société.

Identifier les processus divergents...

Toutefois, avant de pouvoir lancer la fusion des deux secteurs de l'entreprise, il était nécessaire de saisir avec précision les processus divergents, voire les conflits, des deux organisations.

Pour ce faire, l'équipe de projet a procédé à une analyse détaillée du système, ce qui a permis de spécifier précisément les données à harmoniser lors de la prochaine fusion des sociétés.

L'analyse des données a été effectuée en fonction des domaines et des unités organisationnelles à modifier et a englobé, outre la finance et le contrôle de gestion, presque tous les processus définis dans le système au niveau de la distribution, de la gestion des matériaux, de la planification et du contrôle de la production, de la maintenance et de la gestion de la qualité.

Le volume des données à saisir était par conséquent élevé : dans le domaine de la finance et du contrôle de gestion, les consultants SAP ont examiné à la loupe environ 15 millions d'enregistrements, et dans le domaine de la logistique, il a fallu maîtriser une structure quantitative de 5 millions.

Après l'achèvement de la phase de conception et de la documentation des processus, trois cycles de test ont eu lieu, dont l'un était un test d'intégration et l'autre un test d'acceptation.

Chaque cycle de test consistait en une transformation complète du système de test, suivie d'une période de test. Les erreurs qui survenaient ou les exigences de transformation modifiées pouvaient ainsi être traitées pendant la période de test et mises à disposition par cbs pour le post-test, soit dans le même cycle de test, soit dans le cycle suivant.

Au total, cela a permis d'établir un plan de déroulement final (cutover plan) solide, sur la base duquel la mise en service a pu être lancée.

...et les sociétés fusionnent

Mi-mai 2015, le moment était venu : la fusion SAP proprement dite au niveau de la finance et du contrôle de gestion (SAP FI/CO) pouvait démarrer. Dans le cadre de la fusion, les conseillers de cbs ont repris les données FI/CO de l'année en cours et tout l'historique dans la logistique, y compris la restructuration de l'analyse du résultat et des segments de marché (CO-PA) ainsi que l'harmonisation des plans comptables et des périmètres analytiques.

Pour que le projet soit couronné de succès, il était notamment indispensable d'analyser avec précision les données de base et les données de mouvement à convertir, tant au niveau des processus que sur le plan technique. Il était tout aussi important de documenter précisément l'ensemble du projet pendant et après la transformation et de le valider à grande échelle.

Une fois l'inventaire réalisé, les données de base et les données de mouvement nécessaires ont pu être converties à l'aide de cbs ET Enterprise Transformer. Avec cbs ET, Otto Bock a également profité de fonctions d'analyse complètes pour scanner le codage Abap correspondant ainsi que les variantes des systèmes SAP et pour déterminer de manière ciblée les valeurs fixes enregistrées dans le codage, telles que les comptes généraux et les sociétés.

De plus, l'approche peu invasive qui en résulte a permis de réduire au minimum les dépenses liées au projet. Les consultants de cbs n'ont été présents sur place que quelques jours au cours de la conception du projet, la fusion et l'harmonisation proprement dites ont pu se faire à distance et pratiquement sans la participation d'Otto Bock.

Seules les phases de test ont à nouveau nécessité la présence sur place des spécialistes SAP de Heidelberg. Grâce à la transformation réussie des organisations autrefois séparées, Otto Bock peut garantir un flux de documents inter-modules.

Une autre étape importante du projet a été la mise en œuvre de la consigne du groupe d'introduire la comptabilité par centre de profit. Grâce à l'évaluation ainsi obtenue par centre de profit, Otto Bock souhaitait obtenir une attribution claire de la répartition des bénéfices et créer ainsi une plus grande transparence et flexibilité au sein du groupe d'entreprises.

Étant donné que dans l'infrastructure SAP, les centres de profit sont principalement organisés par groupes de produits, les consultants de cbs ont dû prendre en compte environ dix millions d'enregistrements afin d'enrichir les données de base et les données de mouvement existantes conformément au système de règles des centres de profit.

Ensuite, les documents des centres de profit ont pu être générés ultérieurement à partir de la date de référence du 1er janvier 2015. Cette procédure présentait un avantage décisif : en introduisant sa comptabilité des centres de profit a posteriori, en début d'année, Otto Bock pouvait déjà évaluer la première année de manière complète et exhaustive.

Le projet - de l'analyse au "go live" - a été réalisé selon la méthodologie M-cbs développée par cbs. Il s'agit d'une approche de solution globale et continue qui a permis à Otto Bock de concevoir ses exigences de projet de manière complète et de les industrialiser durablement.

Les conditions techniques pour l'application de cette solution ont été créées par cbs ET Enterprise Transformer. Celui-ci garantit une approche exactement adaptée à la situation spécifique du client et au type de projet.

L'approche choisie a permis de mettre en œuvre le projet de transformation de bout en bout, selon une méthodologie axée sur la gestion, les processus commerciaux et les problèmes, pour toutes les exigences de changement chez Otto Bock.

Grâce à l'approche peu invasive adoptée par l'équipe de projet, il n'y a pratiquement pas eu d'étapes de cut-over manuelles ni de ruptures de processus dans les opérations en cours.

Un autre avantage de cette méthodologie résidait dans la flexibilité de l'approche : Ainsi, toutes les données FI/CO de l'année en cours et l'ensemble de l'historique ont pu être repris sans problème dans la logistique.

En outre, le logiciel cbs ET Enterprise Transformer a permis une restructuration précise de CO-PA ainsi qu'une harmonisation complète des plans comptables et des périmètres analytiques.

L'optimisation des processus commerciaux qui en résulte a convaincu Otto Bock. Ainsi, l'entreprise planifie déjà le prochain projet avec les consultants SAP de Heidelberg.

Dans ce projet, les classes de valorisation doivent être modifiées dans la base de données articles. Pour une mise en œuvre complète et sans problème, il est prévu d'utiliser à nouveau cbs ET Enterprise Transformer.

Groupe d'entreprises Otto Bock

Otto Bock Kunststoff est une entreprise du groupe Otto Bock - un groupe de taille moyenne dont le siège est à Duderstadt. Le groupe comprend les entreprises Otto Bock HealthCare (technique médicale), Otto Bock Kunststoff et Technogel (chimie) ainsi que Sycor (technologie de l'information et de la communication). L'entreprise possède des sociétés de distribution et de service dans 51 pays et emploie plus de 7.000 personnes dans le groupe à travers le monde.