Un opérateur de téléphonie mobile mise sur un add-on SAP

Avec environ 570 boutiques exploitées sous la marque principale Mobilcom-Debitel et 43 boutiques exploitées sous la marque haut de gamme Gravis, ainsi qu'environ 5 600 autres points de vente fixes dans le commerce spécialisé et dans 400 grands magasins d'électronique, Freenet Group est présent sur l'ensemble du territoire allemand dans le commerce local.

Une telle tâche est difficilement réalisable sans une infrastructure informatique performante, incluant des processus logistiques allégés et intégrés. Celle-ci doit avant tout être exploitée de manière économique et être évolutive de manière flexible afin de pouvoir suivre le cours de la croissance du groupe d'entreprises.

"Lorsque nous avons repris Gravis Computervertriebsgesellschaft au début de l'année 2013, il est rapidement apparu que nous ne pouvions plus reproduire de manière adéquate la variabilité des articles et la structure quantitative correspondante avec nos seules capacités de stockage et notre système SAP".

explique Sven Meißner, chef de service au centre logistique d'Oberkrämer, la situation de départ.

"Nous avons alors cherché une solution mobile spéciale qui nous permettrait d'optimiser notre gestion interne des stocks et de l'intégrer sans trop de difficultés dans notre système SAP".

Enfin, les collaborateurs ont été confrontés à la tâche de gérer de manière transparente et surtout efficace la diversité accrue des articles dans les centres logistiques. En effet, le portefeuille comprend depuis lors également des ordinateurs portables, des tablettes PC ainsi que les composants de finition correspondants.

Aujourd'hui, avec 43 magasins, Gravis est l'un des plus grands distributeurs indépendants et agréés de produits Apple en Allemagne.

Le marché a été attribué, après une procédure de sélection, à Mobisys, le partenaire de solutions logicielles SAP de Walldorf. Le module complémentaire SAP MSB Client permet de visualiser individuellement les messages de réussite et d'erreur et de les afficher sur les terminaux portables en service. La probabilité qu'un collaborateur de l'entrepôt passe tout simplement à côté d'un tel message est ainsi proche de zéro.

"Dans le contexte de notre certification selon la norme ISO 9001, nous voulions réduire les sources d'erreur dans notre logistique, et la manipulation du MSB Client nous a particulièrement plu à cet égard".

explique Martin Schröter, chef d'équipe Office chez Mobilcom-Debitel.

En outre, le client peut être mis à l'échelle de manière entièrement automatisée, ce qui permet d'éviter un zoom fastidieux sur les détails ou les informations.

L'introduction du MSB Client a débuté dans le centre logistique d'Oberkrämer, dans le Brandebourg, d'où sont exclusivement livrés des clients commerciaux (B2B). Dans un premier temps, les collaborateurs du projet ont mis en place un atelier pour la prise en compte des objectifs, au cours duquel un cahier des charges a été élaboré en accord avec le service spécialisé.

Le cahier des charges a ensuite été mis en œuvre avec le soutien des conseillers de Mobisys dans le cadre d'un atelier de plusieurs jours. A l'issue de cet atelier, le service informatique de Mobilcom-Debitel a été en mesure d'entreprendre de manière autonome toutes les étapes encore nécessaires du projet et de le mener à bien.

"Grâce à des tests intensifs avant le lancement, la mise en service s'est parfaitement déroulée".

rapporte Martin Schröter.

L'équipe de développement interne a pu procéder elle-même à de petites adaptations qui ne sont apparues qu'en cours d'utilisation.

L'entreprise a utilisé pour cela la plateforme de développement MSB Developer afin d'optimiser continuellement la solution en cours d'exploitation. Après le lancement réussi du projet, les experts ont également déployé le client MSB sur le site logistique de Büdelsdorf. C'est à partir de là que l'opérateur de téléphonie mobile dessert principalement les clients du secteur privé (B2C).

Un entreposage efficace grâce à des processus mobiles

Depuis, une soixantaine de collaborateurs répartis sur deux sites accèdent au MSB Client via des terminaux portables Datalogic et Psion et livrent de manière fiable et rapide des clients professionnels et privés.

Le client mobile MSB reproduit de manière économique les processus logistiques importants et crée la transparence et la flexibilité nécessaires grâce aux processus mobiles, de l'entrée en stock des marchandises au transfert d'un emplacement de stockage à un autre, jusqu'à la sortie de stock des marchandises et leur livraison.

Avant l'utilisation de l'add-on, les collaborateurs de l'entrepôt ne pouvaient effectuer des consultations de stock qu'à des postes de travail fixes, imprimer des listes de prélèvement et les traiter manuellement, comparer les ordres de transport avec la liste et les confirmer uniquement auprès d'opérateurs fixes.

Même les inventaires ne pouvaient se faire que sur ordinateur portable. L'ensemble du processus logistique a été numérisé et donc optimisé de bout en bout. Les commandes permettent de former des groupes par le biais desquels les boutiques de l'entreprise, les commerçants spécialisés ou les clients privés sont livrés.

La liste de prélèvement ainsi générée peut désormais être consultée et traitée directement dans le système SAP avec le client MSB sans grand effort. Le gestionnaire responsable peut ainsi prélever tous les articles correspondant à une commande dans l'emplacement de stockage correspondant et les saisir directement sur place avec le client mobile.

Celui-ci déclenche automatiquement le réapprovisionnement dans le système SAP, chiffre donc exactement la marchandise qui passe du magasin à hauts rayonnages à la zone de préparation de commandes et qui est ensuite expédiée.

Taux d'erreur et transparence

Ainsi, même les commandes composées de plusieurs postes d'entrée de marchandises peuvent être préparées sans erreur et confirmées à la fin :

"La solution mobile nous a permis de simplifier considérablement notre processus logistique. L'intégration du processus de contrôle nous a permis d'éviter des sources d'erreurs potentielles et des retouches fastidieuses en amont, tout en économisant des temps de déplacement, puisque les trajets jusqu'au poste de travail fixe de l'opérateur ont été complètement supprimés".

Martin Schröter explique les avantages du MSB Client.

Comme le client MSB peut également être utilisé hors ligne, les collaborateurs l'utilisent sans problème dans toutes les zones de l'entrepôt, même là où il n'y a pas de couverture WLAN. Dès qu'ils reviennent à portée du réseau sans fil, ils peuvent charger de nouvelles données, listes et informations à partir du système SAP et renvoyer les positions déjà saisies au système SAP pour qu'elles soient traitées en arrière-plan.

Étape suivante : enregistrement de la sortie de marchandises

Seul l'enregistrement des sorties de marchandises se fait actuellement encore via des PC fixes. Cependant, le MSB Client devrait bientôt prendre en charge cette étape du processus. En effet, Mobilcom-Debitel souhaite intégrer dans un avenir proche le suivi des numéros de série dans sa chaîne de processus mobile.

Les entreprises de télécommunication sont légalement tenues de conserver le numéro IMEI (International Mobile Station Equipment Identity) pour chaque PC, ordinateur portable, smartphone ou tablette stocké. Il s'agit d'un numéro de série à 15 chiffres qui permet d'identifier clairement chaque terminal GSM ou UMTS dans le monde entier.

"C'est pourquoi nous voulons à l'avenir saisir et scanner les numéros IMEI en plus de nos numéros d'article habituels lors de l'enregistrement de la sortie de marchandises via le MSB Client".

explique Linda Behrens, chef de service du site de Büdelsdorf.

"Ainsi, lorsque nous emballons les marchandises, nous pouvons imprimer sans trop d'effort les numéros respectifs sur chaque facture et sur le bon de livraison correspondant".

Pour ce faire, il suffit à l'équipe de développement interne de convertir le modèle de transaction du numéro d'article SAP au numéro EAN (European Article Number) utilisé. L'entreprise fait ainsi d'une pierre deux coups et reproduit aussi bien ses flux de marchandises que ses flux de données dans la plateforme d'intégration mobile.

De cette manière, l'entreprise ne remplit pas seulement son obligation de justification auprès des autorités compétentes, mais poursuit également de manière conséquente sa stratégie de réduction de la complexité de sa gestion d'entrepôt dans la prochaine étape du projet.

Position de réapprovisionnement dans SAP

Grâce à la numérisation des processus logistiques et à l'optimisation des processus qui en découle, les coûts d'acquisition sur le site B2B d'Oberkrämer ont été amortis en douze mois.

Sur le site B2C de Büdelsdorf, cela a pris moins de dix mois grâce au savoir-faire accumulé. Aujourd'hui, les collaborateurs enregistrent de nombreux mouvements de matériel et de stock directement sur place à l'aide d'ordinateurs de poche reliés sans fil par WLAN.

Grâce au client MSB, les employés de l'entrepôt peuvent consulter de manière fiable le stock total des articles stockés, même si l'entreprise répartit un même produit entre plusieurs postes d'entrée de marchandises et lots individuels, tenant ainsi compte de ses différentes lignes de distribution (B2B, B2C, magasins en propre).

L'intégration directe de la plateforme mobile MSB dans le système SAP a permis à l'entreprise non seulement de simplifier ses processus logistiques, mais aussi de les rendre plus transparents et donc moins sujets aux erreurs.