Porteur de messages transparents

Si des erreurs surviennent lors de l'envoi à partir de SAP, elles doivent pouvoir être corrigées par le service spécialisé et ce, idéalement, grâce à des outils conviviaux directement dans SAP.

Mon message EDI a-t-il été délivré ?

C'est le genre de questions auxquelles le département doit faire face presque quotidiennement.

Si des messages EDI sont envoyés, le domaine spécialisé voit certes que son message a été envoyé avec succès depuis SAP, mais il en va ici comme pour d'autres "pièges de la communication" : "Ce qui est dit n'est pas entendu".

Comment le service peut-il donc voir si le message a bien été remis au partenaire ?

La question est particulièrement justifiée pour les messages à délais critiques lorsque, pour des raisons contractuelles, seule une fenêtre de 30 minutes est disponible entre la création d'un message et sa réception réussie par le partenaire ou le fournisseur.

Les conséquences d'un dépassement de temps sont souvent des pénalités (amendes conventionnelles) pour chaque message arrivant en retard, associées à une possible dégradation de l'évaluation du fournisseur, voire à son exclusion.

En règle générale, ce sont des erreurs techniques qui empêchent la remise d'un message. Celles-ci commencent déjà après la création dans SAP.

Même si, d'après le statut dans SAP, le message a apparemment été envoyé avec succès, il se peut néanmoins que des messages soient encore bloqués dans une file d'attente.

Après un envoi apparemment réussi depuis SAP, les messages peuvent ne pas atteindre leur destination en raison d'autres facteurs :

Si, par exemple, un sous-système EDI est intercalé, il y a ici un risque que les messages dans le canal d'entrée du sous-système EDI rencontrent une erreur lors d'une conversion ou dans le canal de sortie. Le processus de traitement est alors stoppé.

Dans ce cas, c'est évidemment une difficulté supplémentaire pour le domaine de comprendre.

Un dernier aspect très important n'est pas seulement la réception finale du message par le partenaire ou le client, mais la certitude qu'il y a été traité et comptabilisé et que l'information est ainsi transmise à l'émetteur.

C'est précisément pour ces cas que le domaine spécialisé ne dispose pas, dans le système standard, d'un outil approprié en libre-service.

La manière théorique de se faire confirmer la réception ou la réservation par téléphone ou par e-mail ne semble pas praticable.

Certes, il existe un personnel technique spécialisé qui peut fournir une assistance ou, au fil du temps, éliminer les causes d'erreur afin que les messages en attente soient traités avec succès. Mais cela prend beaucoup de temps, car la communication interdépartementale entre la base informatique et le département spécialisé est généralement coûteuse.

Les messages erronés ont certes été rapidement identifiés par la base SAP, mais une correction n'a pu être mise en œuvre directement que dans le cas d'erreurs techniques.

En effet, pour toutes les questions de gestion d'entreprise, la participation du service spécialisé est absolument nécessaire.

En raison d'approches et de langages très différents entre la base et les services spécialisés, cela a souvent entraîné des frictions et des retards.

En fait, il y a un moniteur pour tout et partout. Que ce soit dans un système SAP basé sur une base très technique ou sur d'autres systèmes middleware non-SAP.

Ces moniteurs ne sont souvent accessibles qu'au personnel informatique, souvent très éloigné physiquement, et ne sont pas visibles pour celui qui en a immédiatement besoin : le service spécialisé.

Avec la Seeburger Console, ces processus sont représentés de manière plus transparente, globale et centralisée pour le service spécialisé dans le système SAP, à savoir exactement là où se trouve déjà l'utilisateur.

Le service spécialisé est ainsi en mesure de contrôler chaque étape de traitement technique de manière conviviale directement dans SAP. La Seeburger Console permet d'éviter les pertes de temps inutiles et les coûts supplémentaires qui en découlent.

Risques liés aux messages EDI erronés

Il n'y a pas que des messages erronés, mais on distingue aussi les messages EDI qui ne sont pas envoyés et ceux dont le contenu est différent.

En cas de messages erronés, les risques sont connus et deviennent rapidement visibles lorsque cela n'a pas donné lieu à la comptabilisation attendue. Mais qu'en est-il des messages qui ne sont tout simplement pas envoyés ou des documents qui ont été enregistrés avec succès alors qu'ils n'auraient pas dû l'être ?

Le service spécialisé est habitué à trouver des messages d'erreur directement dans SAP et à prendre les mesures qui s'imposent. Mais dans le stress du quotidien, il arrive souvent que les messages ne soient tout simplement pas envoyés.

Les raisons en sont multiples : il se peut par exemple qu'ils n'aient pas été envoyés par le partenaire ou qu'ils aient rencontré une erreur dans le sous-système EDI.

Malgré les contrôles syntaxiques du côté de SAP, des écarts de valeur de champ liés au contenu peuvent néanmoins se produire et entraîner l'enregistrement d'un document.

Comme exemple de cas, une commande a été créée dans SAP et confirmée par le partenaire. L'étape suivante est la livraison par le partenaire, mais la quantité diffère.

Cela ne conduit pas nécessairement à une erreur, mais il peut y avoir des écarts dans le stock. Dans les deux cas, aucune notification n'est généralement envoyée au service.

Dans ce cas, l'utilisation appropriée d'instruments de contrôle directement dans SAP ("Target Monitoring") permet de fournir une information automatisée, par exemple par e-mail, de sorte que le service spécialisé soit informé à temps si des messages EDI ne sont pas envoyés ou si des valeurs de champ divergent du contenu du document déjà enregistré.

Ajustement des documents avec possibilité de révision

Conformément aux exigences de conformité courantes, les messages EDI erronés peuvent être adaptés et enregistrés ou envoyés avec peu d'efforts, quel que soit le statut du message :

Peu importe que le message soit techniquement incorrect ou que son contenu soit erroné.

Toutefois, il existe ici aussi différentes manières et différents outils pour mener à bien un enregistrement. Un message EDI se compose de désignations telles que le type de base ou le type de message, de noms de segments techniques et souvent de désignations de champs techniques à cinq chiffres seulement.

Du point de vue du service technique, il est extrêmement souhaitable qu'un message EDI ne comporte justement pas de telles désignations techniques.

Il est donc préférable d'utiliser des désignations parlantes en cas de correction nécessaire dans SAP. Actuellement, comme dans ce cas, l'expert informatique doit soutenir le domaine spécialisé.

À l'aide d'un outil approprié dans SAP - comme le poste de traitement des documents IDoc qui fait partie de la Seeburger Console dans SAP - toutes les désignations techniques d'un message sont traduites dans un format convivial.

Cela facilite donc la tâche des services spécialisés pour effectuer les modifications nécessaires jusqu'à l'enregistrement final d'un document - et ce, sans devoir contacter l'expert informatique.

Or, il se peut que, malgré la traduction dans un format convivial, le domaine spécialisé ne sache toujours pas exactement quelles sont les valeurs erronées et ce qui doit être inséré à la place.

La Seeburger Console assiste le service spécialisé en lui offrant une fonctionnalité de traitement dans SAP. Lors du lancement du processus de réservation, le message s'arrête à l'étape correspondante d'une transaction et signale l'erreur.

C'est à ce moment précis que l'utilisateur a la possibilité de sélectionner les bonnes valeurs via un menu contextuel et d'enregistrer définitivement le message.

Chacune de ces modifications est documentée et enregistrée de manière à garantir la sécurité de l'audit. Il est ainsi possible de savoir à tout moment ce qui a été modifié, conformément aux exigences de conformité.

Conversions avant un IDoc dans SAP

Chaque message ne peut ou ne doit pas être enregistré tel qu'un partenaire l'envoie, par exemple parce que les valeurs de champ ne correspondent pas à ce que le système SAP suppose. C'est pourquoi les sous-systèmes EDI subissent de nombreuses modifications en amont par le biais de conversions de valeurs de champs.

Mais il arrive souvent que de nouvelles valeurs soient envoyées par le partenaire, qu'elles rencontrent des erreurs lors de la conversion et qu'elles ne soient donc pas transmises au système SAP. Dans ce cas, il faut une adaptation sur le sous-système EDI par des experts informatiques, dont la disponibilité à très court terme n'est souvent pas garantie.

Si, en plus, ces sous-systèmes EDI sont exploités dans le cadre de services gérés ou basés sur le cloud, le tout est encore plus retardé.

Une solution professionnelle à ce problème est un recodage des messages EDI directement depuis SAP par le domaine spécialisé. Le cas échéant, le domaine spécialisé peut lui-même saisir les valeurs (de champ) manquantes dans SAP et les transmettre au sous-système sans avoir à consolider un expert informatique.

Ainsi, des temps d'attente inutiles et donc des coûts supplémentaires peuvent être évités dans le self-service du département.

Surveiller les messages EDI

Les principales valeurs ajoutées de Seeburger Console consistent à surveiller de la manière la plus simple possible tous les messages EDI (IDoc) entrants et sortants de SAP pour l'utilisateur et à les préparer dans un format convivial - et ce avec un saut dans la vue détaillée.

L'utilisateur a ainsi la possibilité de voir exactement comment les données ont été traitées et quelles données ont rencontré des erreurs, et surtout de suivre l'étape de traitement dans laquelle elles se trouvent.

Mais l'utilisateur ne visualise pas seulement le statut de traitement actuel dans SAP. Le message est mis à jour, par exemple avec le statut du système/document correspondant, une brève description ainsi qu'un texte de statut et le statut du sous-système EDI connecté dans le sens d'une représentation sous forme de feux de signalisation.

En option, il est possible de décider d'étendre ou de corriger le message EDI erroné à l'aide de différents outils.

Les protocoles peuvent être étendus par l'importation de documents (tels que des PDF) à partir du sous-système, de sorte qu'ils soient ensuite disponibles dans SAP sous forme détaillée. Des mécanismes de contrôle complets informent le service spécialisé de tous les écarts ou erreurs.