Transition sélective des données vers S/4

Avec environ 1500 collaborateurs et un chiffre d'affaires annuel de près de 1,3 milliard d'euros, Badenova compte parmi les principaux fournisseurs d'énergie dans le sud de l'Allemagne. L'entreprise, dont le siège est à Fribourg, n'est pas seulement synonyme d'un tournant durable dans le domaine de l'énergie et de la chaleur, mais investit également de manière ciblée dans une infrastructure informatique d'avenir. Après deux décennies d'utilisation productive, le système ERP existant avait atteint ses limites fonctionnelles - un renouvellement complet était devenu inévitable. 

L'objectif était de disposer d'une solution moderne, basée sur le cloud, qui offre à la fois une connectivité technologique et une flexibilité maximale pour répondre aux exigences futures. "Notre ancien système nous a rendu de bons services pendant de nombreuses années. Mais à un moment donné, chaque solution arrive à un point où elle ne répond plus aux exigences actuelles. Il est alors temps de prendre un nouveau départ", explique Georg Klein, chef de projet informatique chez Badenova, pour expliquer les raisons de cette transformation.

Restructuration de l'environnement informatique

La modernisation du système n'avait pas seulement pour objectif de passer à une plateforme ERP durable. Badenova a également profité de l'occasion pour restructurer fondamentalement son architecture informatique : Les processus énergétiques de SAP IS-U devaient être clairement séparés du noyau ERP logistique et commercial - une étape stratégique pour une meilleure maintenabilité et flexibilité de l'environnement système. Parallèlement, la structure organisationnelle SAP a été revue, notamment par l'introduction d'une séparation des périmètres analytiques, afin de créer les conditions techniques pour une orientation ultérieure vers des structures de centres de profit. 

Avec S/4, le choix s'est porté sur un système cible qui n'apporte pas seulement des fonctionnalités modernes, par exemple dans la comptabilité des centres de profit, le grand livre ou la comptabilité des immobilisations, mais qui pose également les bases de processus commerciaux modulaires et intégrés. La migration elle-même a englobé tous les modules ERP de base - de Finance (FI) et Controlling (CO) à Maintenance et Service (PM/CS) en passant par Sales and Distribution (SD) et Materials Management (MM). Le volume de données qui s'est développé au fil du temps dans l'ancien système a constitué un défi particulier - d'autant plus que le fonctionnement parallèle du système SAP-IS-U devait être maintenu pendant toute la durée du projet. Les exigences en matière de stratégie de migration technique et de sélection de partenaires d'implémentation appropriés étaient donc élevées.

Transition en douceur vers S/4

Pour la mise en œuvre technique du projet de migration, Badenova a décidé de collaborer avec le prestataire de services d'ingénierie numérique Nagarro et son partenaire Natuvion, tous deux spécialistes expérimentés des projets de transformation SAP complexes. "Les processus de transformation complexes nécessitent un modèle d'approche intelligent et techniquement sophistiqué. C'est précisément dans ce domaine que Nagarro et Natuvion ont montré des points forts - et c'est aussi pour cette raison qu'ils ont finalement remporté notre appel d'offres", explique le chef de projet Georg Klein. 

Après le choix du partenaire, une équipe de projet commune a été mise en place pour élaborer en détail la stratégie de migration et poser les jalons conceptuels et techniques nécessaires.

Le cœur de l'approche choisie était une transition sélective des données, qui permettait de transférer le grand volume de données de manière ciblée et en minimisant les risques dans le nouvel univers système. Pour ce faire, les processus et données énergétiques de SAP IS-U ont été clairement séparés du noyau ERP. Alors que IS-U reste dans le système source, les données pertinentes pour S/4 ont été extraites de l'ancien système SAP ECC - y compris tous les processus ouverts, l'exercice en cours ainsi que l'année précédente. 

Pour mettre en œuvre techniquement le transfert sélectif de données, l'équipe a mis en place un shell dédié sur la base du système de production existant, dans lequel les données historiques ont été migrées. Le transfert proprement dit a été effectué via le Data Conversion Server (DCS) de Natuvion - une solution serveur spécialement conçue pour les grandes migrations de données. Parallèlement, Badenova a profité du projet pour améliorer de manière ciblée la qualité des données de base et des données de mouvement.

Base pour le BTP et la modularité

Les redondances et les incohérences dans les données des débiteurs, des créanciers et des partenaires commerciaux ont été éliminées. De plus, la séparation des périmètres analytiques déjà prévue a été mise en œuvre dans le nouveau système. La base est ainsi créée pour passer à l'avenir à des structures de centres de profit - avec une base de données cohérente dans des modules comme Finance et Controlling, sans rupture de média ni perte d'intégration. Après environ 21 mois de travail intensif sur le projet, y compris quatre migrations tests et une répétition générale complète, le cut-over final a eu lieu début mai 2024. Le nouveau système S/4 a été mis en production dans une fenêtre de temps de 96 heures soigneusement planifiée. Depuis le 13 mai 2024, le nouveau système ERP fonctionne en direct avec succès. 

Avec le nouvel environnement système, le fournisseur d'énergie dispose désormais d'une plateforme ERP moderne et orientée vers l'avenir, qui n'est pas seulement à la pointe de la technologie, mais qui permet également des développements stratégiques - par exemple grâce à la connexion à la Business Technology Platform ou à l'introduction de structures modulaires de centres de profit. La séparation des périmètres analytiques dans le système SAP constitue la base technique du développement organisationnel et d'une plus grande segmentation économique de l'entreprise. 

Succès malgré d'énormes stocks anciens

Georg Klein se montre très satisfait du déroulement et du résultat du projet : "Malgré les vastes bases de données et les structures qui se sont développées sur plus de vingt ans, la migration s'est déroulée presque sans problème grâce à la planification professionnelle de l'équipe de projet". 
 

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