Transformation numérique dans le secteur financier

Cette situation est en train de changer, les entreprises tirant profit d'une migration vers SAP S/4 HANA pour se préparer à l'avenir dans ce domaine important. Cependant, certaines entreprises ont payé le prix fort d'une transformation moins bien préparée. Souvent, ce n'est pas le processus de transformation proprement dit qui est à l'origine de l'insatisfaction, mais la déception quant au degré d'automatisation espéré. Cela se produit souvent lorsque l'un des deux prestataires n'est pas à bord. Ce n'est pas une fatalité. Car celui qui planifie solidement la transformation et le degré d'automatisation souhaité dans le domaine financier et qui le met en œuvre, par exemple avec des solutions comme BlackLine, profite de processus manuels nettement réduits et, par conséquent, d'une satisfaction nettement plus élevée des experts financiers. Toutefois, il faut pour cela se fixer des objectifs clairs et les experts financiers et informatiques doivent travailler main dans la main.

Il est temps

Le fait est que la confiance dans les chiffres financiers est parfois insuffisante pour
diriger une entreprise vers l'avenir en toute sécurité à une époque de changements économiques mondiaux. Une étude commandée par BlackLine à l'institut d'études de marché indépendant Censuswide révèle que plus de 30 pour cent des professionnels de la finance continuent à douter de l'exactitude des chiffres financiers. C'est l'une des raisons pour lesquelles 22 pour cent des personnes interrogées dans l'étude confirment investir dans des solutions d'automatisation. L'automatisation permet en effet de réduire le risque d'erreur et d'augmenter considérablement la transparence de l'état financier. Et il n'y a guère de moment plus opportun que celui où l'automatisation à grande échelle de la finance est consolidée dans le cadre de la transformation numérique. En éliminant les tâches manuelles, en améliorant considérablement la qualité des données et en fournissant des analyses et des prévisions fiables en temps réel, on obtient de bien meilleures bases de décision et de nouvelles opportunités pour l'entreprise, tout en améliorant la gouvernance.

Les services informatiques et financiers se transforment main dans la main

Dans la pratique, on constate qu'une transformation vers SAP S/4 HANA fonctionne particulièrement bien lorsque le service informatique et le service financier tirent à la même corde. Il existe d'une part l'approche Lift et Shift, qui est généralement impulsée par l'IT, et la véritable transformation vers SAP S/4 HANA, qui est majoritairement initiée par le département financier. La transformation a besoin de l'impulsion du directeur financier et de son département pour réorganiser les processus, développer de nouveaux domaines d'activité ou des modèles commerciaux inédits. Mais cela ne peut se faire qu'avec le soutien du Chief Information Officer (CIO) et de son équipe, qui considère la transformation du point de vue de la gouvernance informatique et de l'architecture. Alors que les financiers savent exactement comment modifier et alléger leurs processus, ce sont les DSI qui comprennent la faisabilité technique et savent exactement comment les données seront transformées dans le nouveau système. Le DSI est également celui qui peut évaluer quelles activités préparatoires et d'accompagnement et quels budgets sont nécessaires pour réaliser la transformation dans un délai défini. 

Aspects fondamentaux d'une transformation financière

Une transformation numérique est une tâche complexe, dans laquelle les responsables se penchent parfois trop rapidement sur trop de détails. C'est pourquoi il convient d'accorder la plus haute priorité aux cinq aspects les plus importants :

Mise en œuvre : une transformation ERP prend du temps et chaque étape nécessite une expertise critique et un contrôle.

Intégration des données : le transfert de données à partir de systèmes existants est vital et laisse une grande place aux erreurs.

Planification : des retards imprévus peuvent entraîner des goulets d'étranglement importants et faire rapidement grimper les coûts.

Budget : il n'est pas rare que les projets ERP dépassent les budgets en raison de dépenses imprévues.

Capacités : Le projet nécessite des capacités considérables, tant du côté informatique que du côté métier. Il faut donc réfléchir à la manière dont les équipes peuvent être déchargées avant même le passage au nouveau système.

Plus un projet de transformation est géré par une planification efficace, des ressources humaines et des investissements potentiels préalables, plus il est sûr d'aboutir à un résultat positif.

La transformation ne va pas sans l'automatisation 

La mise à niveau, par exemple vers SAP S/4 HANA, ne doit en aucun cas être séparée d'une initiative d'automatisation, c'est-à-dire de l'élimination maximale des processus manuels standard. Pour tirer le maximum de valeur ajoutée de la transformation dans le domaine financier, il n'est pas judicieux de transférer les anciens processus un à un dans le nouveau système et d'automatiser certains processus après coup. Il est plutôt recommandé de réorganiser les processus avant la transformation proprement dite à l'aide d'outils et de solutions appropriés, par exemple BlackLine, puis de les transformer dans le nouveau système avec un degré d'automatisation déjà élevé. Par exemple, la gestion des clôtures financières, l'automatisation de la comptabilité clients et la gestion financière interentreprises de BlackLine optimisent les transformations ERP en éliminant les processus manuels qui sont normalement effectués en dehors du système ERP dans des feuilles de calcul.

Il existe différentes approches pour la transformation et l'automatisation consolidées. Une possibilité consiste à optimiser l'ancien système pendant la phase de préparation avec une automatisation maximale afin de décharger massivement les équipes de transformation. Cela permet de s'assurer que la base existante est préparée au mieux pour la transformation. Une autre option consiste à optimiser les processus et à les automatiser pendant la transformation elle-même. L'idéal est de combiner les deux approches. Elle permet d'obtenir une valeur ajoutée importante, notamment dans les domaines de la finance et de la comptabilité. En effet, l'intégration, l'orchestration et l'automatisation des processus comptables de bout en bout permettent d'obtenir plus rapidement des résultats complets et précis. 

Le facteur de réussite

Le facteur commun probablement le plus important de toutes les entreprises qui ont mis en œuvre avec succès des initiatives de transformation numérique est une compréhension commune de ce qu'elles veulent atteindre avec la transformation numérique dans le département financier en utilisant les technologies les plus récentes, la fameuse North Star. Les directeurs financiers et les directeurs des systèmes d'information doivent donc définir des objectifs clairs et, surtout, réalisables de manière réaliste, qui impliquent étroitement les deux parties dans le programme de transformation du département financier.