Transformation et résilience

Ces dernières années, l'augmentation des tensions géopolitiques et la complexité croissante des chaînes d'approvisionnement critiques pour la sécurité ont radicalement modifié les exigences imposées aux organisations, et pas seulement dans les domaines de la défense, de la sécurité intérieure et de l'aérospatiale. Les systèmes qui ont fonctionné de manière fiable pendant des décennies atteignent de plus en plus leurs limites. Ils ne sont plus en mesure de répondre aux exigences accrues en matière de vitesse, de transparence et d'évolutivité, ni de satisfaire aux normes de sécurité élevées qui sont impérativement nécessaires dans les secteurs relevant de KRITIS.

La Heeresinstandsetzungslogistik GmbH (HIL), un prestataire de services central de la Bundeswehr, a été confrontée à ces mêmes défis au début des années 2020. L'entreprise est responsable de la maintenance et de la capacité opérationnelle des grands équipements militaires. Plus de 3000 collaborateurs et collaboratrices assurent le soutien logistique des forces armées sur plus de 70 sites dans toute l'Allemagne.

Avec la croissance des scénarios de crise dans le monde, le nombre d'ordres de maintenance, la diversité des systèmes gérés et la complexité de la gestion du matériel ont également augmenté. Le système SAP existant - il provenait d'un membre de l'ancien consortium et avait été repris au début des années 2000 - n'était plus en mesure de supporter cette charge. Les processus avaient évolué au fil du temps, étaient souvent basés sur le papier et nécessitaient beaucoup de travail. Parallèlement, la pression augmentait pour que les données soient traitées non seulement plus rapidement, mais aussi de manière plus sûre. Les solutions en nuage étaient exclues pour des raisons de sécurité. La HIL avait besoin d'un environnement informatique moderne, résistant et évolutif, mais aussi d'une confidentialité sans compromis - entièrement sur site.

En regardant vers l'avenir, il était clair que l'entreprise était confrontée à un processus de transformation en profondeur. Les prévisions prévoyaient une augmentation des heures de maintenance annuelles de 3,5 à presque 6 millions d'ici 2031. À cela s'ajoutait l'extension des systèmes pris en charge de 28 500 à près de 40 000 unités. Les ateliers ont également dû réagir à cette évolution : Le travail en plusieurs équipes ou l'agrandissement des bâtiments étaient à l'ordre du jour. Sans une base informatique stable, sûre et optimisée en termes de processus, cette transformation n'aurait pas pu être maîtrisée.

L'équilibre entre l'augmentation de l'efficacité et le besoin de protection le plus élevé a été un défi particulier. Les données confidentielles sur les systèmes d'armement et la disponibilité opérationnelle nécessitaient une architecture qui respecte les directives de sécurité des organisations militaires, minimise les surfaces d'attaque et laisse en même temps de la place pour l'innovation numérique.

S/4 Hana dans une approche Greenfield

En collaboration avec la société de conseil SAP Abat de Brême, l'HIL a opté pour une transformation vers SAP S/4 Hana sur la base d'une approche Greenfield. Au lieu d'un développement évolutif de l'ancien système, on a délibérément opté pour un nouveau départ. Cela a permis de surmonter les structures obsolètes et de réorganiser les processus selon les meilleures pratiques modernes. La solution couvre tous les domaines clés :

de la finance et des ressources humaines à la chaîne d'approvisionnement et aux services, en passant par des extensions spécifiques au secteur de la défense et de la sécurité. Central Finance pour les processus financiers, Extended Warehouse Management pour la logistique d'entrepôt et SuccessFactors pour une gestion des ressources humaines tournée vers l'avenir ont revêtu une importance particulière. Le système a été complété par la Business Technology Platform, qui permet des interfaces sécurisées avec les appareils mobiles.

La stratégie Fiori First a également joué un rôle clé en mettant à disposition des interfaces intuitives et en suscitant ainsi l'acceptation des utilisateurs. Les relevés de maintenance sont aujourd'hui effectués directement sur le véhicule à l'aide de terminaux mobiles, ce qui a permis de remplacer complètement les processus basés sur le papier.

Migration contrôlée

Un projet de cette envergure dans un environnement à la sécurité critique exige un soin particulier. C'est pourquoi le déploiement a été organisé par vagues. Des groupes régionaux de bases et une grande usine à la fois ont été progressivement transférés dans le nouveau système, tandis que les anciens systèmes ont continué à fonctionner en parallèle. Cette double protection a minimisé le risque de pannes. En même temps, la sécurité informatique a été ancrée comme ligne directrice à chaque phase.

L'exigence stricte de conserver toutes les données sur site a nécessité des solutions sur mesure en termes d'évolutivité et de redondance. Grâce à l'expertise d'équipes de sécurité spécialisées, il a été possible de créer une architecture qui répond à la fois aux exigences de confidentialité et aux besoins d'intégration modernes. La connexion des appareils mobiles, par exemple, se fait via la Business Technology Platform d'une manière qui tient compte à la fois de la sécurité et de la convivialité.

Transformation et changement culturel

La transformation dans un domaine lié à la sécurité ne signifie pas seulement un changement technologique, mais aussi un changement organisationnel. Pour la HIL, cela s'est accompagné d'une réorientation de ses méthodes de travail. Les procédures historiques, souvent caractérisées par des formulaires papier et une saisie manuelle, ont été remplacées par des processus numériques et standardisés. La saisie des temps de travail directement sur le véhicule, la gestion transparente des emplacements de stockage ou le contrôle automatisé des coûts sont autant d'exemples qui montrent à quel point le travail quotidien a été profondément modifié.

Le thème de la résilience a joué un rôle central dans ce processus : les processus devaient être conçus de manière à pouvoir continuer à fonctionner de manière stable même dans des conditions difficiles, par exemple en cas de goulots d'étranglement dans les livraisons ou d'absence de personnel. L'introduction de processus d'approvisionnement basés sur les commandes et de contrôles précis des stocks permet aujourd'hui d'éviter les surplus, les goulots d'étranglement et les temps de recherche inutiles.

Principe directeur de la confidentialité

L'étroite collaboration entre les services spécialisés de HIL et les conseillers d'Abat a été un facteur de réussite particulier. Outre les connaissances technologiques, c'est surtout la compréhension de l'importance de la confidentialité qui a été déterminante. Dès le début du projet, des formations en matière de conformité ont été organisées afin de s'assurer que toutes les personnes concernées étaient formées à la gestion des informations sensibles.

La confiance est une monnaie d'échange, en particulier dans les projets critiques pour la sécurité. La possibilité de faire venir des experts hautement qualifiés à court terme, lorsque des goulots d'étranglement au niveau du personnel se sont produits, a montré l'importance de la flexibilité et de la fiabilité dans des partenariats de ce type. Cette capacité à fournir non seulement de la technologie, mais aussi de la sécurité et de l'intégrité, fait la différence pour la réussite de tels projets de transformation.

Aujourd'hui, HIL dispose d'un environnement informatique moderne, résistant et à l'épreuve du temps. Les processus sont standardisés, numérisés et sécurisés. Des appareils mobiles enregistrent les temps de travail et les résultats directement sur le lieu d'intervention. Les pièces de rechange sont gérées avec précision, les commandes sont déclenchées par le système et les coûts sont surveillés de manière transparente. Les temps de recherche ont été massivement réduits, tandis que la résilience de l'ensemble de l'organisation a été renforcée.

Pour des secteurs comme l'aérospatiale, la sécurité intérieure et d'autres entreprises dans l'environnement KRITIS, ce projet offre des connaissances précieuses : Il montre que la transformation est également possible dans des environnements où les exigences de confidentialité et de résilience sont très élevées. Ce qui est décisif, c'est d'avoir le courage de repartir à zéro, de travailler en étroite collaboration avec des partenaires spécialisés et d'être prêt à moderniser les processus de manière conséquente.

La HIL a prouvé qu'une réorientation numérique ne doit pas être en contradiction avec une sécurité maximale. Au contraire, une architecture informatique robuste, moderne et sûre peut devenir la base de la force opérationnelle, de la flexibilité et de la pérennité - un modèle qui rayonne bien au-delà du secteur de la défense et qui sert de modèle pour la transformation dans toutes les industries critiques en matière de sécurité.

Conclusion

L'IA et les grands modèles linguistiques ont le potentiel de transformer fondamentalement la planification et la consolidation financières. La condition préalable est toutefois qu'ils soient mis en œuvre de manière structurée, ciblée et avec une expertise technique. La véritable valeur ajoutée ne provient pas de la technologie seule, mais de l'association intelligente des LLM, des processus commerciaux et des exigences spécifiques à l'entreprise. Des concepts tels que le mode agent et le Model Context Protocol montrent comment l'IA peut aller au-delà de la simple automatisation. Pour exploiter pleinement son potentiel, il faut non seulement des outils modernes, mais aussi de nouvelles façons de penser et des partenaires solides à ses côtés.